Как добавить учетную запись в 1С

Новый сотрудник не сможет работать в базе 1С, пока администратор не создаст для него учетную запись и не назначит роли. Процедура занимает несколько минут, но требует точности: ошибка в правах приведет либо к отказу в доступе, либо к тому, что пользователь увидит данные, которые видеть не должен.

Добавить учетную запись можно двумя способами: через конфигуратор (универсальный метод, работает в любой конфигурации) и через интерфейс прикладного решения в режиме «1С:Предприятие» (доступен в типовых конфигурациях, например «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Зарплата и управление персоналом»). Оба способа создают одну и ту же сущность — пользователя информационной базы.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права администратора (роль «Полные права» или «Администратор системы»), известны ФИО сотрудника, его должность и перечень операций, которые он будет выполнять. От этого зависит набор назначаемых ролей.

Что подготовить перед созданием учетной записи

Сначала определите, какой набор прав нужен сотруднику. В типовых конфигурациях права группируются в роли: «Бухгалтер», «Кассир», «Менеджер по продажам», «Кадровик» и другие. Одна роль открывает доступ к определенному блоку функций, пользователю можно назначить несколько ролей одновременно.

Уточните формат аутентификации. 1С поддерживает два варианта: парольную аутентификацию средствами самой платформы и аутентификацию операционной системы (пользователь входит в базу под своей доменной учетной записью Windows без отдельного пароля). Второй вариант удобен в доменной сети, но требует, чтобы пользователь ОС был указан в формате «ДОМЕН\ИмяПользователя».

Если база файловая и находится в общей папке, проверьте, что у нового сотрудника есть сетевой доступ к каталогу с базой. Для клиент-серверного варианта нужны права на подключение к серверу 1С и, при необходимости, к СУБД — обычно этим занимается системный администратор.

Как добавить пользователя через конфигуратор

Это универсальный способ, который работает в любой конфигурации, включая самописные. Откройте базу в режиме конфигуратора под учетной записью с полными правами. Обратите внимание: в файловой базе конфигуратор требует монопольного доступа для изменения конфигурации, но список пользователей можно редактировать и при работающих пользователях — изменения применятся без обновления конфигурации.

В главном меню выберите «Администрирование» → «Пользователи». Откроется список существующих пользователей информационной базы. Нажмите кнопку «Добавить» (или клавишу Insert) и заполните форму нового пользователя.

1. 1
   Откройте базу в конфигураторе и выберите меню «Администрирование» → «Пользователи»
2. 2
   Нажмите «Добавить» и введите имя пользователя (логин) и полное имя
3. 3
   На закладке «Аутентификация» установите флажок «Аутентификация 1С:Предприятия» и задайте пароль с подтверждением
4. 4
   При необходимости включите «Аутентификация операционной системы» и укажите пользователя ОС в формате ДОМЕН\Имя
5. 5
   На закладке «Прочее» выберите доступные роли, язык интерфейса и основной режим запуска
6. 6
   Нажмите «ОК» и проверьте вход под новой учетной записью

На закладке «Прочее» обязательно отметьте хотя бы одну роль. Если оставить список ролей пустым, пользователь сможет запустить базу, но не увидит ни документов, ни справочников — интерфейс будет пустым. Для рядового сотрудника не назначайте роль «Полные права»: она открывает доступ ко всем данным и административным функциям.

Как добавить пользователя в режиме «1С:Предприятие»

В типовых конфигурациях создавать пользователей можно прямо в рабочем интерфейсе, не открывая конфигуратор. Такой способ удобнее: помимо учетной записи платформы автоматически создается связанный элемент справочника «Пользователи», к которому привязываются настройки, группы доступа и подписи в документах.

В конфигурациях на базе Библиотеки стандартных подсистем (это большинство современных типовых решений) перейдите в раздел «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Пользователи». Нажмите «Создать», укажите ФИО сотрудника, выберите физическое лицо или сотрудника из справочника, задайте имя для входа и пароль.

Назначение прав через профили групп доступа

В типовых конфигурациях вместо прямого назначения ролей чаще используются профили групп доступа. Профиль — это готовый набор ролей под типовую должность: «Бухгалтер», «Менеджер по продажам», «Кадровик-расчетчик». Откройте карточку пользователя, перейдите на закладку «Права доступа» (или «Группы доступа») и включите пользователя в нужные группы.

Настройка пароля и аутентификации

Пароль задается в карточке пользователя: в конфигураторе — на закладке «Аутентификация», в режиме предприятия — по ссылке «Установить пароль» в карточке пользователя. Пароль хранится в виде хеша, посмотреть его после сохранения невозможно — только сбросить и задать новый.

Рекомендуется установить флажок «Потребовать установку пароля при входе» (в типовых конфигурациях) или передать сотруднику временный пароль с устной инструкцией сменить его при первом входе. Не используйте одинаковые пароли для разных пользователей и не записывайте пароли в общедоступных файлах и мессенджерах.

Для аутентификации операционной системы пароль в 1С не нужен: платформа проверяет, под какой учетной записью Windows запущен клиент, и сопоставляет её с указанным пользователем ОС. Этот способ снижает риск утечки паролей, но работает только при запуске толстого или тонкого клиента под соответствующей учетной записью Windows.

Как проверить, что учетная запись работает

После создания пользователя выполните контрольный вход. Закройте свой сеанс (или откройте базу с другого компьютера), в окне выбора базы укажите новое имя пользователя и пароль. Если вход выполнен и открывается рабочий стол с нужными разделами — учетная запись настроена корректно.

Проверьте не только факт входа, но и состав доступных функций. Откройте документы, с которыми будет работать сотрудник, попробуйте создать и провести тестовый документ. Если появляется сообщение «Нарушение прав доступа» — значит, какой-то роли не хватает, и нужно вернуться к настройке прав.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вход в базу

Норма

Пользователь входит под своим именем и паролем

Тревожный признак

Ошибка «Имя пользователя или пароль не верны» — проверьте раскладку и флажок аутентификации

Состав интерфейса

Норма

Видны нужные разделы: продажи, склад, банк и т.п.

Тревожный признак

Пустой рабочий стол — пользователю не назначены роли

Работа с документами

Норма

Документ создается, проводится и печатается

Тревожный признак

Сообщение о нарушении прав — не хватает роли или профиля

Авторство

Норма

В журнале документов автор отображается корректно

Тревожный признак

Документы записываются от чужого имени — сотрудник вошел не под своей учетной записью

Типичные ошибки и ограничения

Частая ошибка — создание пользователя только в конфигураторе без элемента справочника «Пользователи» в типовой конфигурации. Такой пользователь войдет в базу, но не сможет быть указан ответственным в документах, а часть персональных настроек будет недоступна. В типовых решениях правильный путь — создавать пользователя в режиме предприятия, тогда обе сущности появятся автоматически.

Вторая распространенная проблема — назначение избыточных прав «на вырост». Роль «Полные права» позволяет изменять любые данные, включая закрытые периоды, и снимает большинство встроенных ограничений. Выдавайте минимально необходимый набор ролей, а при расширении обязанностей сотрудника добавляйте профили точечно.

При увольнении сотрудника не удаляйте его учетную запись: все документы, где он был автором, сохранят ссылку на пользователя, а журнал регистрации останется целостным. Достаточно снять флажки аутентификации и исключить пользователя из групп доступа — вход станет невозможен, а история сохранится.

Часто задаваемые вопросы

Пользователь не может войти: «Имя пользователя или пароль не верны». Что проверить?

Сначала убедитесь, что имя вводится точно как задано в карточке пользователя, включая регистр букв и раскладку клавиатуры. Проверьте, что в карточке установлен флажок «Аутентификация 1С:Предприятия». Если используется вход через Windows, имя пользователя и пароль при запуске указывать не нужно — оставьте поля пустыми. Если ничего не помогает, администратор может задать новый пароль в карточке пользователя.

Можно ли скопировать настройки и права существующего пользователя новому?

Да. В типовых конфигурациях достаточно включить нового пользователя в те же группы доступа, что и действующего сотрудника с аналогичными обязанностями. Персональные настройки интерфейса копируются через раздел «Администрирование» → «Настройки пользователей» → «Копирование настроек» (в конфигурациях на базе БСП). В конфигураторе можно создать нового пользователя копированием существующего — роли перенесутся автоматически.

Сколько пользователей можно добавить в базу?

Технического ограничения на количество учетных записей в списке пользователей нет. Однако одновременная работа пользователей регулируется лицензиями: для файловой базы — клиентскими лицензиями на каждое рабочее место, для клиент-серверной — лицензиями на сервер и клиентские. Если лицензий не хватает, при входе появится сообщение о превышении лицензионных ограничений, и это не связано с настройкой учетной записи.

Как дать пользователю доступ только к одной организации в базе?

В типовых конфигурациях для этого служит механизм ограничения доступа на уровне записей (RLS). Включите в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» признак «Ограничивать доступ на уровне записей», затем в профиле группы доступа укажите разрешенные значения — конкретные организации. Пользователь будет видеть документы и отчеты только по своей организации. Учтите, что включение RLS замедляет выполнение ряда запросов.

Чем отличается пользователь конфигуратора от пользователя справочника «Пользователи»?

Пользователь в списке конфигуратора — это учетная запись платформы: имя, пароль, роли, аутентификация. Элемент справочника «Пользователи» в режиме предприятия — прикладной объект, к которому привязаны подписи в документах, настройки отчетов, группы доступа. В типовых конфигурациях они связаны между собой, и создавать пользователя следует в режиме предприятия, чтобы обе сущности появились сразу.

Можно ли работать в базе без пароля?

Технически пароль можно оставить пустым, но это серьезный риск: любой, кто знает имя пользователя, получит доступ к данным. Безопасная альтернатива — аутентификация операционной системы, при которой вход выполняется под учетной записью Windows без ввода отдельного пароля. Пустые пароли допустимы разве что в тестовых копиях баз без реальных данных.