Администрирование · 11 мин
Как добавить сотрудника в 1С:Фреш
Как добавить сотрудника в 1С:Фреш: создание пользователя сервиса, настройка прав доступа, заполнение справочника «Сотрудники» и типичные ошибки при добавлении.
Добавление сотрудника в 1С:Фреш — задача, которая чаще всего означает одно из двух действий: либо вы подключаете нового пользователя к облачному сервису, чтобы он мог работать в программе через браузер, либо заводите карточку работника в справочнике «Сотрудники» внутри прикладного решения (например, в «1С:Бухгалтерии» или «1С:Зарплате и управлении персоналом»). Это разные операции: первая выполняется в Личном кабинете Менеджера сервиса, вторая — непосредственно в базе данных.
Путаница между этими сценариями — главная причина проблем. Пользователь создан в сервисе, но не может увидеть себя в документах, потому что карточка сотрудника не заведена. Или наоборот: сотрудник есть в справочнике, но не может войти в программу, потому что ему не выдан доступ к сервису. Ниже разобраны оба сценария с точными шагами, проверками результата и типичными ошибками.
Порядок действий зависит от вашей роли. Добавлять пользователей в сервис может только абонент с правами администратора (владелец Личного кабинета или назначенный им администратор). Заводить карточки сотрудников в прикладном решении может любой пользователь с соответствующими правами внутри базы.
Определите, какой сценарий вам нужен
Прежде чем что-либо добавлять, ответьте на вопрос: человек должен входить в программу и работать в ней, или его данные нужны только для учёта (начисления зарплаты, кадровые документы, подписи в печатных формах)? От ответа зависит весь дальнейший порядок действий.
Первый сценарий — подключение пользователя к сервису. Он нужен бухгалтеру, менеджеру, руководителю — всем, кто будет вводить данные, формировать отчёты или утверждать документы. Такой пользователь получает логин и пароль, а также привязку к конкретным приложениям (базам) внутри вашего абонемента.
Второй сценарий — добавление работника в справочник «Сотрудники» прикладного решения. Это элемент учётных данных: ФИО, ИНН, СНИЛС, должность, подразделение, дата приёма. Без карточки сотрудника невозможно оформить приём на работу, начислить зарплату или указать материально ответственное лицо в документах.
Часто нужны оба действия сразу: например, новый бухгалтер должен и входить в программу, и числиться сотрудником для расчёта его собственной зарплаты. В этом случае сначала создают пользователя сервиса, затем заводят карточку в справочнике и при необходимости связывают их между собой.
Два сценария добавления
Нужен, чтобы человек мог войти в программу через браузер. Создаётся в Личном кабинете Менеджера сервиса. Не участвует в учёте сам по себе.
Нужен для кадрового учёта, зарплаты и документов. Создаётся внутри прикладного решения. Не даёт права входа в программу.
Комбинация для работников, которые и работают в программе, и числятся в штате. Требует обеих операций и, при необходимости, связи карточек.
Добавьте пользователя через Личный кабинет Менеджера сервиса
Управление доступом в 1С:Фреш выполняется через Личный кабинет абонента. Войдите в него под учётной записью владельца или администратора абонемента. Если вы заходите под обычным пользователем, разделов управления вы не увидите — это нормально, а не сбой.
В Личном кабинете найдите раздел, посвящённый пользователям абонента (обычно он так и называется — «Пользователи»). Нажмите кнопку создания нового пользователя и заполните обязательные поля: имя (логин), полное имя, пароль. Логин должен быть уникальным в пределах вашего абонемента; удобно использовать служебный адрес электронной почты или понятное сочетание фамилии и инициалов.
После создания пользователя назначьте ему доступ к приложениям. Откройте список ваших приложений (баз), выберите нужную и добавьте нового пользователя в список допущенных. Без этого шага человек сможет войти в Личный кабинет, но не увидит ни одной базы для работы. Передайте сотруднику логин, пароль и ссылку для входа по защищённому каналу — не в открытом письме с общим доступом.
- 1Войдите в Личный кабинет абонента 1С:Фреш под учётной записью администратора
- 2Откройте раздел «Пользователи» и нажмите «Создать»
- 3Заполните логин, полное имя и задайте надёжный пароль
- 4Сохраните пользователя и перейдите к списку приложений
- 5Добавьте пользователя в список допущенных к нужным базам
- 6Проверьте вход под новой учётной записью и передайте данные сотруднику
Настройте права доступа внутри приложения
Доступ к базе ещё не означает доступ ко всем функциям внутри неё. Роли пользователя в прикладном решении настраиваются отдельно — обычно в разделе «Администрирование» → «Пользователи и права» (точное расположение зависит от конфигурации). Здесь вы определяете, может ли человек проводить документы, редактировать справочники или только просматривать отчёты.
Практическое правило: выдавайте минимально необходимый набор прав. Кассиру не нужны права на изменение учётной политики, менеджеру по продажам — доступ к расчёту зарплаты. Избыточные права — это риск случайной порчи данных и нарушение принципа разграничения доступа, которое всплывёт при первой же проверке.
Если в конфигурации используются профили групп доступа, проще создать несколько типовых профилей («Бухгалтер», «Менеджер», «Только просмотр») и включать в них пользователей по мере необходимости, а не настраивать права каждому вручную по пунктам.
Заведите карточку сотрудника в справочнике
Если работник нужен для кадрового учёта и расчётов, откройте в прикладном решении справочник «Сотрудники» (обычно раздел «Кадры» или «Зарплата и кадры») и создайте новый элемент. Заполните ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, данные документа, удостоверяющего личность. Точность этих данных критична: ошибка в ИНН или СНИЛС приведёт к отказам при сдаче отчётности в фонды.
Далее оформите кадровое событие — приём на работу. В типовых конфигурациях это отдельный документ «Приём на работу», где указываются подразделение, должность, дата приёма, условия оплаты труда. Сам по себе элемент справочника «Сотрудники» не создаёт трудовых отношений в учёте: без документа приёма начислить зарплату не получится.
В некоторых конфигурациях карточку сотрудника можно связать с пользователем программы — поле «Пользователь» в карточке физического лица или сотрудника. Эта связь нужна, например, чтобы программа автоматически подставляла ответственного в документы при входе конкретного человека. Связь необязательна, но удобна.
Проверьте результат и типичные ошибки
После добавления пользователя проверьте вход под его учётной записью: выйдите из своей сессии, войдите под новым логином и убедитесь, что нужные приложения отображаются в списке доступных и открываются. Проверка занимает пару минут и избавляет от ситуации, когда сотрудник в первый рабочий день не может начать работу.
Для карточки сотрудника контрольная проверка — создание пробного документа. Откройте документ приёма на работу или начисления и убедитесь, что новый работник выбирается из списка, а его данные (должность, подразделение) подставляются корректно. Если сотрудник не отображается в подборе, чаще всего не завершён документ приёма или карточка помечена на удаление.
Как проверить результат
После ввода логина и пароля открывается список приложений, нужная база запускается
Ошибка «пользователь не найден» или пустой список приложений — проверьте логин и привязку к приложению
Пользователь видит нужные разделы и не видит закрытые для него
Нет доступа к рабочим документам или, наоборот, доступно администрирование
Работник выбирается в документах, приём на работу проведён
Сотрудник не находится в подборе или начисление не рассчитывается
Ограничения и особенности облачного режима
В 1С:Фреш действуют ограничения тарифа на количество пользователей. Если при создании очередного пользователя сервис сообщает о превышении лимита, проверьте условия вашего тарифа: возможно, потребуется перейти на другой вариант обслуживания или отключить неактивные учётные записи.
Учтите, что работа в облаке требует стабильного интернет-канала у каждого пользователя. Для сотрудников в регионах с нестабильной связью это может стать ограничением — облачный режим не предполагает автономной работы без подключения.
Ещё одна особенность: отключение пользователя от сервиса не удаляет его следов в учёте. Документы, которые он создавал, останутся с его именем автора, что правильно с точки зрения аудита. Карточку сотрудника в справочнике после увольнения тоже не удаляют — оформляют кадровый документ увольнения, а карточка остаётся для истории и отчётности за прошлые периоды.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли добавить сотрудника в 1С:Фреш без доступа администратора?
Нет. Создание пользователей и привязка их к приложениям доступны только владельцу абонемента или назначенному администратору. Обычный пользователь может лишь работать внутри выданной ему базы. Если прав нет, обратитесь к тому, кто оформлял абонемент.
Чем пользователь сервиса отличается от сотрудника в справочнике?
Пользователь — это учётная запись для входа в программу, он существует на уровне сервиса. Сотрудник — элемент учётных данных внутри базы, нужный для кадровых документов и расчётов. Один объект не заменяет другой, и часто требуются оба.
Что делать, если новый пользователь не видит ни одной базы после входа?
Почти всегда причина в том, что пользователь создан, но не добавлен в список допущенных к приложению. Зайдите в Личный кабинет под администратором, откройте нужное приложение и добавьте пользователя в список доступа. После этого попросите его войти заново.
Можно ли временно заблокировать доступ сотрудника, не удаляя его?
Да, в Личном кабинете пользователя можно отключить от приложений или деактивировать учётную запись. Это удобно при отпуске, больничном или расследовании инцидента: доступ прекращается, а все данные и история действий сохраняются.
Нужно ли удалять карточку сотрудника после его увольнения?
Нет. Карточка и кадровые документы должны сохраняться для отчётности за прошлые периоды и возможных проверок. Оформите документ увольнения, а доступ к сервису отключите в Личном кабинете — этого достаточно.
Что важно запомнить
Добавление сотрудника в 1С:Фреш состоит из двух независимых операций: создание пользователя в Личном кабинете Менеджера сервиса с привязкой к приложениям и, при необходимости, заведение карточки в справочнике «Сотрудники» с оформлением приёма на работу. Проверяйте вход под новой учётной записью и видимость сотрудника в документах сразу после настройки.