Как добавить продавца в 1С Розница

Добавление продавца в 1С Розница — это не одно действие, а цепочка: завести физическое лицо, создать пользователя информационной базы, назначить права и привязать его к магазину и кассе. Если пропустить хотя бы один шаг, сотрудник либо не сможет войти в систему, либо будет работать под чужим именем, и тогда продажи и возвраты повиснут на другом человеке.

Инструкция подходит для конфигураций 1С:Розница 2.2, 2.3 и 3.0 — названия разделов могут немного отличаться, но логика везде одинаковая. Все действия выполняются под учётной записью с правами администратора или с полными правами. Обычный кассир сам себя завести в систему не может.

Перед началом уточните, как именно будет работать сотрудник: только как кассир на рабочем месте кассира (РМК), как продавец-консультант с доступом к остаткам и ценам, или как старший смены с правом отмены чеков и возвратов. От этого зависит набор ролей, которые вы назначите на этапе настройки прав.

Подготовка: что понадобится перед добавлением продавца

Прежде чем открывать 1С, соберите минимум данных: фамилию, имя и отчество сотрудника так, как они должны печататься в отчётах и отображаться в чеке (поле «Кассир»). Если в магазине действует система штрихкодовых карточек сотрудников, понадобится и сама карта — её код будет использоваться для быстрого входа в РМК.

Определите, к какому магазину и к какой кассе ККМ будет привязан продавец. В 1С Розница кассы заводятся в разрезе магазинов, и если у вас несколько торговых точек, важно не перепутать: иначе выручка попадёт не в тот магазин, а Z-отчёты будут расходиться с фактической выручкой.

Проверьте, что у вас есть права на изменение справочников «Физические лица», «Пользователи» и «Профили групп доступа». Если кнопки создания неактивны — у вашей учётной записи недостаточно прав, и задачу нужно передать администратору базы.

Шаг 1. Создание физического лица

Откройте раздел «НСИ и администрирование» и перейдите в справочник «Физические лица» (в некоторых релизах путь: «Администрирование → Пользователи и права → Физические лица»). Нажмите «Создать» и заполните ФИО сотрудника. Пол, дата рождения и контактные данные необязательны, но дата рождения пригодится, если магазин торгует алкоголем или табаком — касса сможет контролировать возрастные ограничения.

Сохраните карточку кнопкой «Записать и закрыть». Если в компании ведётся кадровый учёт в отдельной программе (например, 1С:ЗУП), не пытайтесь синхронизировать физлиц вручную — достаточно, чтобы карточка существовала в розничной базе и была привязана к пользователю.

Шаг 2. Создание пользователя и пароля

В том же разделе откройте справочник «Пользователи» и нажмите «Создать». В поле «Физическое лицо» выберите только что созданную карточку. Задайте имя для входа (логин) — удобно использовать фамилию латиницей или короткий числовой код, если кассиры входят по карточкам.

Установите пароль через ссылку «Установить пароль» или откройте форму «Права и настройки входа». Для кассира допустим короткий пароль или вход по штрихкоду, но учтите: чем проще вход, тем легче один сотрудник работает под чужим именем. Для старших смен и администраторов магазина используйте полноценные пароли.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование → Пользователи».
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите физическое лицо продавца.
3. 3
   Задайте логин и установите пароль или привяжите карту со штрихкодом.
4. 4
   Отметьте признак «Вход в программу разрешён» (галочка «Недействителен» должна быть снята).
5. 5
   Сохраните пользователя и переходите к назначению прав.

Шаг 3. Назначение прав и группы доступа

Права в 1С Розница назначаются через профили групп доступа, а не индивидуальными ролями. Откройте «НСИ и администрирование → Настройка прав и пользователей → Профили групп доступа». Для обычного продавца подойдёт типовой профиль «Кассир» или «Продавец-кассир»: он разрешает работу в РМК, пробитие чеков, внесение и изъятие денег, но закрывает доступ к закупкам, ценообразованию и настройкам.

Добавьте пользователя в группу доступа: откройте группу (например, «Кассиры») и на закладке «Участники» добавьте нового пользователя. Если типовые профили не подходят — например, продавец должен видеть остатки по всем магазинам сети — скопируйте профиль и расширьте его, но не давайте кассиру права «Администратор» ради удобства.

Шаг 4. Привязка к магазину, кассе и настройка РМК

Если в базе несколько магазинов, ограничьте доступ продавца на уровне групп доступа по значениям «Магазины». Это не даст ему открыть РМК чужой торговой точки и случайно пробить чек не в ту кассу. Проверьте также, что для магазина создана касса ККМ и настроена кассовая смена.

Для быстрого входа на кассе настройте штрихкодовую идентификацию: в карточке пользователя или через настройку РМК зарегистрируйте штрихкод личной карты сотрудника. Тогда кассир входит одним сканированием, а в чеке и отчётах фиксируется именно он. Это критично для персональных продаж и расчёта мотивации.

Если продавец должен указываться в чеке отдельно от кассира (например, консультант, оформивший продажу), проверьте настройку «Использовать продавцов в чеках» в параметрах магазина. Тогда в РМК появится кнопка выбора продавца, а в отчётах появится аналитика по каждому сотруднику.

Если кассиров несколько и они работают посменно на одной кассе, заведите каждого отдельным пользователем и запретите работу «под общим логином». Иначе при расхождении в кассе вы не сможете установить, кто именно допустил ошибку, а отчёт по продавцам потеряет смысл.

Проверка: как убедиться, что продавец работает корректно

После настройки выполните контрольный вход: запустите 1С под новым пользователем или откройте РМК и войдите его карточкой. Проверьте, что открывается именно нужный магазин, доступна касса и интерфейс РМК загружается без ошибок прав.

Пробейте тестовый чек на небольшую сумму и сразу оформите возврат или отмену, если позволяют права. Убедитесь, что в чеке в поле «Кассир» указан новый сотрудник, а в отчёте «Продажи по продавцам» или «Товарный отчёт» операция отразилась на его имя. После проверки удалите тестовые документы, чтобы они не исказили выручку.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вход в программу

Норма

Пользователь входит под своим логином или картой

Тревожный признак

Ошибка «Пользователь не найден» или «Вход запрещён»

Права в РМК

Норма

Доступны чек, внесение, изъятие; нет доступа к настройкам

Тревожный признак

Кнопки неактивны или, наоборот, открыт доступ к администрированию

Отчётность

Норма

Чек и отчёт по продавцам показывают нового сотрудника

Тревожный признак

Продажа записывается на другого кассира или не попадает в отчёт

Частые ошибки при добавлении продавца

Самая распространённая ошибка — создание пользователя без привязки к физическому лицу. Формально вход работает, но в чеках и отчётах фигурирует служебное имя, а персональная аналитика продаж не собирается. Вторая типичная ситуация — забытая галочка «Недействителен» у уволенного сотрудника, скопированного как шаблон: новый продавец наследует чужие настройки.

Ещё одна ошибка — назначение прав напрямую через роли в конфигураторе вместо профилей групп доступа. Такие настройки теряются при обновлении или конфликтуют с типовым механизмом, и продавец внезапно теряет доступ к РМК после очередного обновления конфигурации.

Что делать при увольнении или замене продавца

Уволенного сотрудника не удаляют из базы — иначе потеряется история его продаж и возвратов. Правильный порядок: снять пароль или отключить карту, установить у пользователя признак «Недействителен» и убрать его из групп доступа. Все документы и чеки останутся в базе с его именем, что важно для разбора спорных ситуаций.

Нового сотрудника на то же рабочее место заводите отдельной карточкой по описанной схеме. Не переименовывайте старого пользователя в нового — это исказит всю ретроспективную отчётность: чеки прошлых месяцев будут выглядеть так, будто их пробивал новый человек.

Частые вопросы

Можно ли добавить продавца без создания пользователя?

Физическое лицо без пользователя можно выбирать как «продавца» в чеке, если включён соответствующий режим, но войти в программу и самостоятельно пробивать чеки такой сотрудник не сможет. Для работы за кассой пользователь обязателен.

Как продавцу входить на кассу без пароля?

Настройте вход по штрихкоду личной карты: зарегистрируйте штрихкод в карточке пользователя, и в РМК вход будет выполняться одним сканированием. Это быстрее пароля и надёжнее, чем общий логин на всех.

Почему новый продавец не виден в отчёте по продажам?

Чаще всего чек пробит без указания продавца или пользователь не привязан к физическому лицу. Проверьте настройку использования продавцов в чеках и связь «пользователь — физлицо», затем сформируйте отчёт заново.

Что делать, если кнопка «Создать» в справочнике пользователей неактивна?

У вашей учётной записи нет прав на администрирование пользователей. Обратитесь к сотруднику с профилем «Администратор» — только он может заводить пользователей и назначать группы доступа.

Нужно ли перезапускать 1С после добавления продавца?

Нет, изменения применяются сразу. Новый пользователь может войти сразу после сохранения карточки и назначения группы доступа. Перезапуск требуется только если сеанс уже был открыт под этим пользователем с устаревшими настройками.

Можно ли одному продавцу дать доступ к нескольким магазинам?

Да. Не ограничивайте группу доступа конкретным магазином или добавьте несколько магазинов в разрешённые значения. Тогда при входе в РМК продавец сможет выбрать нужную кассу из доступных ему торговых точек.