Администрирование · 9 мин
Как добавить пользователя в 1С УНФ
Как добавить пользователя в 1С УНФ: создание через администрирование, настройка прав доступа, групп и ролей, типичные ошибки и проверка результата.
Добавление нового пользователя в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — стандартная задача администратора, которая выполняется через раздел «Настройки» или «Администрирование». Процедура занимает несколько минут, но требует правильной настройки прав доступа: от этого зависит, какие документы и отчёты сможет видеть сотрудник.
Инструкция подходит для актуальных версий УНФ (редакция 1.6 и 3.0), работающих как в файловом, так и в клиент-серверном варианте. Интерфейс может незначительно отличаться в зависимости от релиза, но логика действий одинакова: создаётся пользователь, назначаются права, при необходимости привязывается физическое лицо и сотрудник.
Важно понимать разницу между тремя сущностями: пользователь — это учётная запись для входа в программу, физическое лицо — карточка человека в справочнике, сотрудник — кадровая запись, связанная с организацией. Для корректной работы подстановки ответственных в документах желательно заполнить все три.
Что подготовить перед добавлением пользователя
Прежде чем создавать учётную запись, убедитесь, что у вас есть права администратора в информационной базе. Обычный пользователь без полных прав не увидит раздел управления пользователями. Если раздел «Настройки» отображается без пункта «Пользователи и права», значит, ваших полномочий недостаточно — обратитесь к тому, кто настраивал систему.
Также заранее определите, какие права нужны новому сотруднику: менеджеру по продажам, кладовщику, бухгалтеру и руководителю требуются разные профили. В УНФ права назначаются через группы доступа с готовыми профилями, поэтому полезно заранее посмотреть список существующих групп и понять, подходит ли одна из них.
Если планируется, что пользователь будет указываться ответственным в заказах, счетах и актах, проверьте наличие его карточки в справочниках «Физические лица» и «Сотрудники». Если карточек нет, их можно создать прямо в процессе настройки пользователя.
Пошаговое создание пользователя в УНФ
Основной путь — через интерфейс самой программы, без конфигуратора. Откройте раздел «Настройки» → «Пользователи и права» → «Пользователи». В некоторых релизах путь выглядит как «Компания» → «Администрирование» → «Пользователи и права».
Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового пользователя, где нужно заполнить основные поля: имя (логин для входа), полное имя, пароль и его подтверждение. Логин лучше задавать латиницей без пробелов — это упростит вход при работе через веб-клиент или тонкий клиент.
На вкладке или в группе настроек аутентификации оставьте включённой «Аутентификацию 1С:Предприятия». Если пользователь должен входить только по доменной учётной записи Windows, настройте соответствующий флаг — тогда пароль в 1С можно не задавать.
- 1Откройте «Настройки» → «Пользователи и права» → «Пользователи»
- 2Нажмите «Создать» и введите имя (логин) и полное имя
- 3Задайте пароль и подтвердите его
- 4На закладке «Права» или «Группы доступа» включите нужный профиль
- 5Привяжите физическое лицо и сотрудника при необходимости
- 6Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте вход под новой учётной записью
Настройка прав и групп доступа
После записи пользователя самое важное — назначить ему права. В УНФ это делается через группы доступа: «Настройки» → «Пользователи и права» → «Группы доступа». Откройте подходящую группу (например, «Менеджеры по продажам» или «Бухгалтеры») и добавьте в неё нового пользователя на закладке «Участники» либо укажите группу в карточке самого пользователя.
Каждая группа связана с профилем, который определяет набор разрешённых ролей: продажи, закупки, склад, деньги, зарплата. Один пользователь может входить сразу в несколько групп — тогда его права складываются. Это удобно для небольших компаний, где один человек совмещает функции.
Не назначайте всем сотрудникам профиль «Администратор» или полные права «для удобства». Пользователь с полными правами может случайно удалить документы, изменить настройки учёта или открыть доступ к данным, которые ему не нужны — например, к зарплате коллег.
Привязка физического лица и сотрудника
Чтобы имя нового пользователя автоматически подставлялось в поля «Ответственный», «Менеджер» или «Кассир» в документах, в карточке пользователя заполните поле «Физическое лицо». Если нужного человека нет в справочнике, создайте его прямо из поля выбора — достаточно указать ФИО.
Дополнительно создайте элемент справочника «Сотрудники» («Настройки» или «Компания» → «Сотрудники»), связав его с физическим лицом и организацией. Именно сотрудник, а не пользователь, фигурирует в кадровых и расчётных документах: начислении зарплаты, авансовых отчётах, доверенностях.
Проверьте результат: создайте тестовый заказ покупателя под новой учётной записью и убедитесь, что поле ответственного заполнилось автоматически. Если поле пустое, значит, связь пользователя с физическим лицом не установлена.
Добавление пользователя через конфигуратор
Альтернативный способ — создание пользователя в конфигураторе через меню «Администрирование» → «Пользователи». Этот вариант нужен редко: например, если в базе нет ни одного пользователя с правами администратора и войти в предприятие для настройки невозможно.
Пользователь, созданный только в конфигураторе, может не появиться корректно в списке пользователей УНФ, потому что программа ведёт собственный справочник пользователей и синхронизирует его с системным списком. Поэтому после добавления через конфигуратор войдите в режим предприятия и проверьте, что учётная запись видна в разделе «Пользователи и права», при необходимости дозаполнив карточку.
Сравнение способов
Рекомендуемый способ: карточка пользователя сразу синхронизируется со справочником, можно назначить группу доступа и физлицо
Подходит как аварийный вариант при потере доступа администратора, но требует последующей донастройки в режиме предприятия
Проверка результата и типичные ошибки
После настройки выполните контрольную проверку: выйдите из программы и войдите под новой учётной записью. Убедитесь, что пользователь видит только нужные разделы, может создавать и проводить документы своего профиля и не имеет доступа к закрытым данным.
Наиболее частая проблема — пользователь создан, но не может войти: причиной обычно служит снятый флаг аутентификации, пустой пароль при запрете пустых паролей в настройках безопасности, либо то, что пользователь не включён ни в одну группу доступа. Вторая типичная ситуация — вход выполняется, но разделы пустые: значит, не назначены права.
Как проверить результат
Пользователь входит по логину и паролю без ошибок
Ошибка аутентификации или пользователь не найден
Отображаются только разделы его профиля
Пустой интерфейс или, наоборот, доступны все разделы включая администрирование
ФИО подставляется в документы автоматически
Поле ответственного пустое — не заполнено физическое лицо
Отключение пользователя при увольнении
Когда сотрудник увольняется, не удаляйте его учётную запись — документы, которые он создавал, ссылаются на этого пользователя. Вместо удаления откройте карточку пользователя и установите пометку недействительности или снимите флажки аутентификации: вход будет заблокирован, а история работы сохранится.
Дополнительно проверьте, что отключённый пользователь не остался участником групп доступа, и смените пароли, если он знал общие учётные записи. Это базовое требование безопасности, которое часто игнорируют в небольших компаниях.
Что важно запомнить
Пользователь создаётся в разделе «Настройки» → «Пользователи и права». Обязательные шаги: логин и пароль, группа доступа с нужным профилем, привязка физического лица. Проверяйте результат входом под новой учётной записью, а при увольнении сотрудника блокируйте доступ, не удаляя пользователя.
Частые вопросы
Можно ли добавить пользователя без прав администратора?
Нет. Управление пользователями и группами доступа доступно только учётным записям с правами администратора или полными правами. Если у вас таких прав нет, обратитесь к администратору базы или к специалисту, обслуживающему вашу 1С.
Почему новый пользователь входит, но не видит ни одного раздела?
Почти всегда причина в том, что пользователь не включён ни в одну группу доступа. Откройте его карточку, перейдите к настройке прав и добавьте его в группу с подходящим профилем, затем попросите сотрудника перезайти в программу.
Чем пользователь отличается от сотрудника в УНФ?
Пользователь — это учётная запись для входа в программу с логином и паролем. Сотрудник — элемент справочника, который участвует в кадровых и расчётных документах. Один сотрудник может вообще не иметь учётной записи, если не работает в программе.
Можно ли скопировать права существующего сотрудника новому?
Да, самый простой способ — добавить нового пользователя в те же группы доступа, в которых состоит сотрудник с аналогичными обязанностями. Права при этом полностью унаследуются, отдельно настраивать роли не потребуется.
Как ограничить пользователю доступ к данным по зарплате?
Не включайте его в группы доступа с профилями кадрового учёта и расчёта зарплаты. Проверьте также, что в состав его профиля не входят роли на чтение зарплатных документов — доступ к отчётам по зарплате определяется теми же правами.
Что делать, если забыт пароль единственного администратора?
Потребуется сброс пароля на уровне платформы: для файловой базы это делается специализированными средствами через конфигуратор или с привлечением специалиста по 1С. Чтобы избежать такой ситуации, держите в базе минимум двух пользователей с правами администратора.