Как добавить пользователя в 1С:Фреш

1С:Фреш — облачный сервис, поэтому добавление пользователя в нём отличается от коробочной версии 1С: учётная запись создаётся не только в информационной базе, но и в менеджере сервиса. Если просто завести пользователя внутри конфигурации, человек не сможет войти в облако — ему нужен логин и пароль доступа к сервису.

Вся работа ведётся в два этапа: сначала пользователь добавляется в менеджере сервиса (это делает владелец абонента или его администратор), затем ему назначаются права и роли уже внутри конкретного приложения — например, «1С:Бухгалтерии» или «1С:Зарплаты и управления персоналом». Ниже разобраны оба этапа, а также типичные ошибки и способы проверить результат.

Порядок действий почти одинаков для всех приложений 1С:Фреш, но некоторые детали зависят от тарифа: число пользователей, которых можно подключить, ограничено условиями подписки, а за дополнительных пользователей может взиматься отдельная плата.

Кто может добавлять пользователей и что понадобится

Добавлять пользователей в менеджере сервиса может владелец абонента — тот, на кого оформлена подписка, — или пользователь с ролью «Администратор абонента». Обычный сотрудник с правами внутри «1С:Бухгалтерии» не сможет пригласить коллегу в облако, если ему не выданы административные права на уровне сервиса.

Перед началом подготовьте адрес электронной почты нового пользователя — на него придёт приглашение со ссылкой для установки пароля. Также убедитесь, что в рамках тарифа доступно нужное количество пользователей: если лимит исчерпан, сервис предложит оформить дополнительных пользователей за отдельную плату.

Полезно заранее решить, какие права человеку нужны: полный доступ, работа только с конкретным приложением или, например, только просмотр отчётов. Это упростит настройку на втором этапе и снизит риск выдать лишние полномочия.

Как создать пользователя в менеджере сервиса

Войдите в личный кабинет 1С:Фреш под учётной записью владельца или администратора абонента. В менеджере сервиса откройте раздел «Пользователи» — там отображается список всех уже подключённых сотрудников с их статусами.

Нажмите кнопку добавления нового пользователя и заполните форму: укажите имя, фамилию и адрес электронной почты. Почта станет логином для входа в сервис, поэтому используйте рабочий адрес, к которому у сотрудника есть постоянный доступ. При необходимости сразу установите, к каким приложениям абонента он получит доступ.

После сохранения сервис отправит на указанную почту приглашение. Пользователь перейдёт по ссылке из письма, задаст пароль и сможет войти в облако. Если письмо не пришло в течение нескольких минут, проверьте папку «Спам» и правильность адреса — при ошибке приглашение можно отправить повторно из карточки пользователя.

1. 1
   Войдите в личный кабинет 1С:Фреш под учётной записью владельца или администратора абонента
2. 2
   Откройте раздел «Пользователи» и нажмите кнопку добавления
3. 3
   Укажите имя, фамилию и рабочий e-mail нового пользователя
4. 4
   Выберите приложения, к которым он получит доступ
5. 5
   Сохраните карточку — сервис отправит приглашение на почту
6. 6
   Пользователь переходит по ссылке из письма и задаёт пароль
7. 7
   Внутри приложения назначьте ему роли и права

Как назначить права внутри приложения 1С

Создание учётной записи в менеджере сервиса даёт человеку доступ к облаку, но не определяет, что он может делать внутри программы. За это отвечают права и роли в самой информационной базе.

Откройте приложение, например «1С:Бухгалтерию предприятия», и перейдите в раздел администрирования: «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Пользователи». Новый сотрудник появится в списке автоматически после первого входа либо его можно добавить вручную с подбором из списка пользователей сервиса.

Назначьте пользователю права через группы доступа или профили. В типовых конфигурациях есть готовые профили: «Бухгалтер», «Кадровик», «Менеджер по продажам», «Только просмотр» и другие. Проще выбрать готовый профиль, чем собирать набор ролей вручную, — так меньше риск ошибиться.

Если пользователю нужно администрирование самой базы (обновление настроек, управление обменами), отдельно отметьте у него права администратора внутри приложения. Выдавайте такие полномочия только тем, кому они действительно необходимы.

Разница между пользователем сервиса и пользователем информационной базы

Частая путаница у новичков связана с тем, что в 1С:Фреш существуют два уровня учётных записей. Пользователь сервиса — это запись в менеджере облака: логин (почта), пароль, доступ к приложениям абонента. Пользователь информационной базы — это запись внутри конкретной конфигурации с ролями, настройками и привязкой к сотруднику.

Эти записи связаны между собой: при первом входе человека в приложение система сопоставляет его учётную запись сервиса с пользователем базы. Если сопоставление не произошло автоматически — например, пользователь базы был создан заранее вручную — администратор может связать их в карточке пользователя внутри приложения.

Удаление тоже двухуровневое: отключение человека от приложения не удаляет его из сервиса, а удаление из сервиса оставляет «осиротевшую» запись в базе, которую затем стоит пометить на удаление.

Сравнение вариантов

Приглашение через менеджер сервиса

Стандартный способ для нового сотрудника: учётная запись создаётся с нуля, человек сам задаёт пароль по ссылке из письма

Привязка существующей учётной записи 1С

Подходит, если у человека уже есть логин от портала 1С или другого абонента Фреша — можно указать его e-mail, и пароль останется прежним

Создание пользователя только внутри базы

Используется для служебных целей и интеграций; для входа человека в облако недостаточно — без учётной записи сервиса он не авторизуется

Проверка результата и типичные ошибки

После того как пользователь задал пароль, попросите его войти в сервис и открыть нужное приложение. Признак успешной настройки — программа открывается, человек видит нужные разделы и может создавать документы в рамках своих прав. Если вместо рабочего стола появляется сообщение о недостатке прав, вернитесь к настройкам профилей внутри базы.

Наиболее частая проблема — письмо с приглашением не доходит. Проверьте опечатки в адресе, папку «Спам» и корпоративные почтовые фильтры. В карточке пользователя сервиса приглашение можно отправить повторно.

Вторая типичная ситуация — человек вошёл в облако, но не видит приложение. Это значит, что доступ к приложению не был выдан в менеджере сервиса: откройте карточку пользователя и отметьте нужные приложения. Третья ошибка — создание пользователя только внутри конфигурации с попыткой войти по этим данным через сайт сервиса: такие логин и пароль для облака не действуют.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вход в сервис

Норма

Пользователь авторизуется по e-mail и паролю

Тревожный признак

Ошибка входа или отсутствие письма с приглашением

Список приложений

Норма

После входа видны нужные приложения абонента

Тревожный признак

Список пуст — доступ к приложениям не выдан

Работа в базе

Норма

Открываются нужные разделы, создаются документы

Тревожный признак

Сообщения о нарушении прав доступа

Отображение в списке

Норма

Пользователь есть и в менеджере сервиса, и в списке пользователей базы

Тревожный признак

Запись есть только на одном уровне

Работа с внешними пользователями и удаление доступа

Для контрагентов и клиентов, которым нужен ограниченный доступ (например, просмотр счетов или заказов), в типовых конфигурациях предусмотрен механизм внешних пользователей. Он настраивается отдельно и даёт доступ только к выделенному набору данных, не открывая основную базу.

При увольнении сотрудника действуйте в обратном порядке: сначала отключите его от приложений в менеджере сервиса или удалите учётную запись, затем внутри базы снимите с пользователя активность. Делать это нужно оперативно — пока учётная запись активна, бывший сотрудник сохраняет доступ к данным компании из любой точки.

Данные, введённые пользователем, при его удалении не пропадают: документы и записи остаются в базе с указанием автора.

Частые вопросы

Можно ли добавить пользователя, если у него уже есть учётная запись на портале 1С?

Да. Укажите тот же e-mail в форме добавления пользователя — сервис распознает существующую учётную запись и привяжет её к вашему абоненту. Человек будет входить со своим прежним паролем.

Сколько пользователей можно добавить в 1С:Фреш?

Количество зависит от тарифа и условий подписки на конкретное приложение. Текущий лимит виден в личном кабинете; при его превышении сервис предложит оформить дополнительных пользователей за отдельную плату.

Пользователь не получил письмо с приглашением. Что делать?

Проверьте правильность адреса, папку «Спам» и настройки корпоративной почты. Затем откройте карточку пользователя в менеджере сервиса и отправьте приглашение повторно. Если адрес был указан с ошибкой, исправьте его перед повторной отправкой.

Можно ли дать бухгалтеру доступ только к одной организации в базе?

Да, если в конфигурации ведётся учёт по нескольким организациям, доступ ограничивается настройками групп доступа внутри приложения: в профиле пользователя указываются разрешённые организации.

Что будет с документами сотрудника после удаления его учётной записи?

Документы и записи сохранятся в базе с указанием автора. Удаляется только возможность входа; при необходимости данные о действиях пользователя остаются доступными в журналах.