Администрирование · 10 мин
Как добавить пользователя в 1С:Бухгалтерии
Подробная инструкция, как добавить пользователя в 1С:Бухгалтерии 8.3: создание учётной записи, назначение прав и ролей, настройка доступа и типичные ошибки.
Добавление нового пользователя в 1С:Бухгалтерию — стандартная задача администратора базы: новый бухгалтер выходит на работу, руководителю нужен доступ к отчётам, аудитору — временный просмотр данных. В типовой конфигурации эта операция занимает несколько минут, если понимать, где находится список пользователей и какие права нужно назначить.
Процедура немного отличается в зависимости от режима работы: в файловой базе пользователь создаётся напрямую в конфигурации, в клиент-серверном варианте дополнительно может потребоваться регистрация в кластере серверов 1С, а при работе через веб-интерфейс или в облачном сервисе действует своя схема. Ниже разобраны основные сценарии для 1С:Бухгалтерии 8.3.
Важно понимать различие двух сущностей: пользователь информационной базы (логин и пароль для входа) и пользователь справочника «Пользователи», к которому привязаны права, подразделения и настройки. В типовой конфигурации при создании учётной записи обе записи обычно создаются автоматически и синхронизируются.
Кто может добавлять пользователей и что нужно подготовить
Создавать и редактировать учётные записи может только пользователь с правами администратора (роль «Администратор системы» и/или «Полные права»). Если вы заходите в базу под обычной учётной записью бухгалтера, раздел настройки пользователей будет недоступен или откроется в режиме просмотра.
Перед созданием учётной записи подготовьте: ФИО сотрудника, желаемое имя для входа (логин), временный пароль и понимание того, какие функции ему нужны — полный доступ, только ввод документов, только просмотр отчётов и т.п. От этого зависит выбор профиля группы доступа.
Если база работает в клиент-серверном режиме (SQL), убедитесь, что у вас есть доступ администратора к информационной базе в кластере — без этого изменения могут не сохраниться. В файловой базе достаточно монопольного доступа не требуется, пользователей можно добавлять при работающих коллегах.
Добавление пользователя через интерфейс конфигурации
Основной и рекомендуемый способ — создание пользователя прямо в режиме «Предприятие». Откройте раздел «Администрирование», перейдите в «Настройки пользователей и прав» и выберите «Пользователи». Нажмите кнопку «Создать» (или «Создать пользователя»).
В открывшейся форме заполните поле «Физическое лицо» или укажите ФИО вручную — имя будет отображаться в документах и отчётах как автор записей. На вкладке входа задайте «Имя (для входа)» — логин без пробелов, как правило латиницей, и пароль с подтверждением. Флажок «Аутентификация 1С:Предприятия» должен быть установлен.
Если в компании используется доменная сеть, можно включить «Аутентификацию операционной системы» и указать пользователя Windows в формате \\ДОМЕН\Имя — тогда вход в базу будет происходить без ввода пароля под учётной записью Windows.
После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Конфигурация автоматически создаст связанную учётную запись пользователя информационной базы. Признак успеха — новая строка в списке пользователей без значка ошибки и возможность войти под новым логином.
- 1Откройте «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Пользователи»
- 2Нажмите «Создать» и заполните ФИО сотрудника
- 3Укажите имя для входа (логин) и временный пароль
- 4Проверьте, что включена аутентификация 1С:Предприятия
- 5Назначьте группу доступа (профиль прав)
- 6Запишите и проверьте вход под новой учётной записью
Назначение прав и групп доступа
Сам по себе созданный пользователь без назначенных прав либо не сможет работать вообще, либо получит недостаточный набор функций. В типовой 1С:Бухгалтерии права назначаются через профили групп доступа — готовые наборы ролей: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Только просмотр», «Администратор» и другие (состав зависит от версии конфигурации).
Откройте карточку пользователя и перейдите по ссылке «Права доступа» или добавьте его в нужную группу доступа через раздел «Группы доступа». Проще всего включить пользователя в существующую группу, чем собирать права по отдельным ролям.
Типовые профили и когда их применять
| Профиль | Кому подходит | Ограничения |
|---|---|---|
| Администратор | Специалист по сопровождению, внедренец | Полный доступ, включая удаление данных — выдавать строго ограниченно |
| Главный бухгалтер | Руководитель бухгалтерии | Доступ к большинству операций и настроек учёта |
| Бухгалтер | Рядовые специалисты участков учёта | Ввод и редактирование документов без административных функций |
| Только просмотр / аудитор | Руководитель, аудитор, проверяющий | Нельзя создавать и изменять документы |
Если типовых профилей не хватает — например, нужно запретить удаление документов, но разрешить проведение — создайте копию профиля и скорректируйте состав ролей. Прямое редактирование типовых профилей не рекомендуется: при обновлении конфигурации изменения могут быть перезаписаны.
Добавление пользователя через конфигуратор
Альтернативный способ — меню «Администрирование» → «Пользователи» в конфигураторе. Он актуален, если в режиме «Предприятие» войти невозможно (например, утрачены все пароли администраторов) или нужно массово проверить список учётных записей.
В диалоге списка пользователей нажмите «Добавить», укажите имя, полное имя, пароль и отметьте доступные роли. Сохраните конфигурацию — учётная запись появится в информационной базе. Однако связанный элемент справочника «Пользователи» при этом может создаться только при первом входе, поэтому для типовых конфигураций предпочтителен способ через интерфейс «Предприятия».
Особенности для клиент-серверного и веб-варианта
В клиент-серверной базе учётные записи хранятся в самой информационной базе, поэтому создание пользователя через интерфейс конфигурации обычно достаточно — отдельная регистрация в консоли кластера требуется только для администраторов кластера и в специальных сценариях.
При публикации базы на веб-сервере пользователи работают через браузер или тонкий клиент по ссылке; процедура заведения учётной записи не меняется, но проверьте, что в публикации не настроена дополнительная аутентификация веб-сервера, иначе вход потребует двух паролей.
В облачных сервисах (например, аренда 1С через франчайзи-сервисы) добавление пользователей часто выполняется в два этапа: сначала в личном кабинете сервиса создаётся доступ к базе, затем внутри конфигурации — сама учётная запись и права. Уточните порядок в инструкции вашего сервиса.
Сравнение способов
Рекомендуемый способ: автоматически создаётся и учётная запись, и элемент справочника, сразу назначаются права. Требует входа администратором.
Подходит при потере доступа к базе или для служебных задач. Справочник «Пользователи» может потребовать ручной синхронизации.
Используется при работе в арендованном облаке: сначала доступ к базе, затем права внутри конфигурации.
Проверка результата и типичные ошибки
После создания учётной записи выполните контрольный вход: запустите базу, выберите нового пользователя, введите пароль и убедитесь, что открывается рабочий стол с нужными разделами. Проверьте, что пользователь видит именно те документы и отчёты, которые ему положены по профилю.
Как проверить результат
Пользователь входит по логину и паролю без ошибок
Сообщение «Пользователь не найден» или «Неверный пароль»
Видны нужные разделы и документы
Пустой рабочий стол или отсутствуют нужные журналы — не назначены права
Документ записывается и проводится
Ошибка «Нарушение прав доступа» — профиль не соответствует задачам
Частая ошибка — создание пользователя без группы доступа: вход выполняется, но база открывается пустой. Вторая типичная проблема — дублирование учётных записей для одного сотрудника (например, «Иванова» и «Ivanova»), что приводит к путанице в истории изменений документов. Третья — выдача полных прав «на всякий случай», что создаёт риск случайного удаления данных и нарушает принцип разграничения доступа.
Заведите простое правило: логин = фамилия латиницей, при повторах — с инициалом. Это избавит от дублей и упростит поиск автора документа в журналах. Для временных сотрудников и аудиторов сразу ставьте напоминание отключить учётную запись по окончании работ.
Ответы на частые вопросы
Сколько пользователей можно добавить в 1С:Бухгалтерию?
Технически количество учётных записей не ограничено, но одновременная работа ограничена числом приобретённых клиентских лицензий. Если лицензий не хватает, лишний пользователь получит сообщение об отсутствии свободных лицензий при входе.
Как заблокировать пользователя, не удаляя его?
Откройте карточку пользователя и снимите флажок «Вход в программу разрешён» (или установите «Недействителен» в справочнике пользователей). Учётная запись сохранится вместе с историей созданных документов, но войти под ней будет нельзя.
Что делать, если забыт пароль администратора?
Если в базе есть другой администратор, он может сбросить пароль через список пользователей. Если администратор единственный, потребуется вход через конфигуратор (для файловой базы — при наличии доступа к файлу) или обращение к специалисту по сопровождению. Храните данные хотя бы двух административных учётных записей.
Можно ли ограничить пользователю доступ к конкретной организации?
В типовой 1С:Бухгалтерии ограничение доступа на уровне записей (по организациям) настраивается через механизм RLS и группы доступа, но штатные возможности ограничены. Для строгого разграничения по организациям обычно привлекают специалиста по настройке прав.
Почему новый пользователь не видит документы, введённые другими?
Чаще всего дело в профиле прав: у пользователя роль только на ввод собственных документов или ограничен просмотр. Проверьте состав группы доступа и при необходимости добавьте профиль с правом просмотра нужных журналов и отчётов.
Нужно ли останавливать работу базы, чтобы добавить пользователя?
Нет, монопольный режим не требуется. Пользователя можно создать, пока остальные сотрудники работают. Новая учётная запись станет доступна для входа сразу после записи.
Что важно запомнить
Пользователь создаётся в разделе «Администрирование» → «Пользователи» с указанием логина, пароля и группы доступа. Права назначаются профилями, уволенных сотрудников блокируют, а не удаляют. После создания обязательно проверьте вход и видимость нужных разделов.