Как добавить пользователя в 1С:ЗУП

Добавление пользователя в 1С:Зарплата и управление персоналом — стандартная задача администратора, которая требуется при приёме нового сотрудника, подключении бухгалтера или кадровика к базе. Процедура несложная, но у неё есть важные нюансы: пользователь информационной базы, физическое лицо и сотрудник — это три разных объекта, и путаница между ними приводит к типовым ошибкам.

В файловой базе достаточно прав администратора внутри самой программы. В клиент-серверном варианте учётную запись иногда создают через консоль кластера, но в большинстве случаев достаточно стандартных средств 1С:ЗУП. Ниже разобраны оба сценария, настройка прав, привязка к сотруднику и проверка результата.

Что понадобится перед началом работы

Прежде чем создавать учётную запись, убедитесь, что у вас есть права администратора в информационной базе. Обычный пользователь с профилем «Расчетчик» или «Кадровик» не сможет добавить нового пользователя — пункты меню будут недоступны или скрыты.

Также заранее определите, какие задачи будет выполнять новый сотрудник: начисление зарплаты, кадровый учёт, только просмотр отчётов или полное администрирование. От этого зависит выбор профиля группы доступа, и правильный выбор сэкономит время на последующей настройке.

Полезно подготовить:

• ФИО пользователя и желаемое имя для входа (логин);
• временный пароль, который сотрудник сменит при первом входе;
• список ролей или готовый профиль доступа;
• решение о привязке к физическому лицу и сотруднику, если пользователь сам является работником организации.

Где в 1С:ЗУП находится список пользователей

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 список пользователей находится в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Пользователи». Если раздел «Администрирование» не отображается в панели разделов, проверьте настройки навигации или уровень своих прав.

Откроется справочник «Пользователи», где перечислены все учётные записи базы. Здесь же видны признаки недействительных (отключённых) пользователей — их не нужно удалять, достаточно снять галочку «Недействителен», если доступ потребуется снова.

Пошаговое создание нового пользователя

Основной сценарий выполняется полностью в режиме «Предприятие», без конфигуратора. Последовательность действий одинакова для файловых и клиент-серверных баз.

1. 1
   Откройте «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Пользователи».
2. 2
   Нажмите «Создать» и заполните наименование — обычно ФИО сотрудника.
3. 3
   На закладке «Основные» укажите имя для входа (логин) и задайте пароль, при необходимости установите признак «Пользователю запрещено изменять пароль» только для служебных учёток.
4. 4
   Оставьте включённой аутентификацию 1С:Предприятия; аутентификацию операционной системы используйте при доменной инфраструктуре.
5. 5
   На закладке «Прочие» выберите профиль группы доступа, например «Расчетчик зарплаты» или «Кадровик».
6. 6
   При необходимости укажите физическое лицо в поле «Физическое лицо» и настройки интерфейса.
7. 7
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте вход под новой учётной записью.

Настройка пароля и аутентификации

Минимальные требования к паролю задаются в настройках программы. Рекомендуется сразу установить временный пароль и устно передать его сотруднику с требованием сменить при первом входе. Не используйте одинаковые пароли для разных пользователей и не записывайте их в общедоступных документах.

Если в организации развёрнут домен, можно включить аутентификацию операционной системы — тогда пользователь будет входить в базу под своей доменной учётной записью без ввода отдельного пароля. Это удобно и безопаснее, но требует корректного указания пользователя ОС в формате \\ДОМЕН\ИмяПользователя.

Назначение прав через профили групп доступа

В 1С:ЗУП права назначаются не отдельными ролями, а через профили групп доступа — это готовые наборы ролей под типовые задачи: «Расчетчик зарплаты», «Кадровик», «Бухгалтер», «Табельщик», «Руководитель» и другие. Один пользователь может входить в несколько групп доступа, права при этом суммируются.

Выбирайте минимально достаточный профиль. Выдача профиля «Администратор» обычному расчётчику — частая и опасная ошибка: такой пользователь сможет изменить любые данные, включая начисления других сотрудников и настройки программы.

Сравнение вариантов

Профиль «Расчетчик зарплаты»

Подходит для специалистов по начислению: документы по зарплате, отсутствия, премии. Нет доступа к администрированию и настройкам.

Профиль «Кадровик»

Для кадровых документов: приёмы, переводы, увольнения, штатное расписание. Расчётные документы доступны ограниченно.

Профиль «Только просмотр»

Для руководителей и аудиторов: отчёты и данные без права изменения. Не подходит тем, кто вводит документы.

Профиль «Администратор»

Полные права, включая пользователей и настройки. Выдавать только ответственному за базу.

Привязка пользователя к физическому лицу и сотруднику

Если новый пользователь является работником организации — например, кадровик, который сам числится в штате, — свяжите его учётную запись с элементом справочника «Физические лица». Для этого в карточке пользователя заполните поле «Физическое лицо», выбрав нужный элемент или создав новый.

Эта связь важна для подстановки ответственных лиц в документы, работы личных кабинетов и корректного отображения автора в журналах. При этом само по себе наличие сотрудника в справочнике не создаёт пользователя автоматически — приём на работу и создание учётной записи выполняются независимо.

Особенности для файловой и клиент-серверной базы

В файловой базе все действия выполняются внутри 1С:ЗУП, как описано выше. Дополнительная настройка не требуется — после записи пользователь сразу может входить, указав путь к базе в списке информационных баз.

В клиент-серверном варианте учётные записи хранятся в кластере серверов 1С. Создание пользователя из режима «Предприятие» также работает, но иногда администраторы добавляют учётные записи через консоль администрирования серверов 1С — например, при массовом заведении или когда нужно управлять аутентификацией на уровне кластера. Оба способа корректны, главное — не дублировать одного и того же человека двумя разными записями.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно дать доступ одному новому сотрудникуСоздайте пользователя через «Администрирование» → «Пользователи» в режиме «Предприятие».

Сотрудник уволен, но его документы должны остаться читаемымиУстановите признак «Недействителен» вместо удаления учётной записи.

Нужно разграничить доступ к отдельным организациям в одной базеНастройте группы доступа с ограничением по организациям в «Настройках пользователей и прав».

Пользователь создан, но не может войтиПроверьте логин, пароль, признак «Недействителен» и наличие хотя бы одного профиля доступа.

Проверка результата и типичные проблемы

После создания учётной записи обязательно выполните контрольный вход. Закройте сеанс администратора или запустите второй сеанс программы, выберите базу и войдите под новым логином. Убедитесь, что пользователь видит именно те разделы и документы, которые ему нужны, и не видит лишнего.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вход в базу под новым логином

Норма

Программа открывается, отображается начальная страница

Тревожный признак

Ошибка «Неверное имя пользователя или пароль» или пустой интерфейс

Доступные разделы

Норма

Видны только разделы по профилю, например «Зарплата» и «Отчёты»

Тревожный признак

Виден раздел «Администрирование» у обычного пользователя

Создание документа

Норма

Нужные виды документов создаются и проводятся

Тревожный признак

Ошибка «Нарушение прав доступа» при попытке записи

Автор документа

Норма

В журналах отображается новый пользователь

Тревожный признак

Документы записываются под чужой или пустой учётной записью

Если вход не выполняется, проверьте по порядку: правильность логина и пароля (учитывается регистр пароля), отсутствие признака «Недействителен», наличие назначенного профиля доступа. Ошибка «Нарушение прав доступа» при работе означает, что профилю не хватает ролей — добавьте подходящий профиль или уточните состав текущего.

Частые вопросы

Можно ли создать пользователя в 1С:ЗУП через конфигуратор?

Да, в конфигураторе есть пункт «Администрирование» → «Пользователи», где создаётся учётная запись с ролями. Однако в типовой ЗУП удобнее работать в режиме «Предприятие»: там права назначаются профилями групп доступа, и не нужно разбираться в составе отдельных ролей.

Чем пользователь отличается от сотрудника в 1С:ЗУП?

Сотрудник — это объект кадрового учёта: человек, принятый в организацию, по которому ведутся кадровые документы и начисления. Пользователь — учётная запись для входа в программу. Сотрудник может вообще не иметь доступа к базе, а пользователь может не быть сотрудником, например внешний аудитор.

Как отключить доступ уволенному сотруднику?

Откройте карточку пользователя и установите флажок «Недействителен», затем запишите. Учётная запись перестанет пускать в базу, но вся история документов и подписи автора сохранятся. Удалять запись не рекомендуется.

Пользователь создан, но видит пустой интерфейс. Что делать?

Чаще всего причина в том, что не назначен ни один профиль группы доступа. Откройте карточку пользователя, на закладке «Права» или «Прочие» укажите подходящий профиль, запишите и попросите пользователя перезайти в программу.

Можно ли ограничить пользователя одной организацией, если в базе их несколько?

Да, это настраивается через группы доступа: в разделе «Настройки пользователей и прав» создаётся группа с разрешёнными значениями по организациям, и пользователь включается в неё. Тогда в документах и отчётах он увидит только свою организацию.

Как узнать, кто из пользователей изменил конкретный документ?

Используйте журнал регистрации: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Журнал регистрации». Отфильтруйте события по виду «Данные. Изменение» и нужному пользователю или объекту. Для этого у вас должны быть права администратора.