Как добавить пользователя в 1С:Документооборот

Добавление нового сотрудника в 1С:Документооборот — стандартная задача администратора, которая выполняется в два этапа: создание элемента справочника «Пользователи» и настройка его прав доступа. Пропуск второго этапа — самая частая причина ситуации, когда учётная запись существует, но работать в системе человек не может.

Перед началом убедитесь, что у вас есть права администратора в базе и что в информационной базе настроено разграничение доступа — либо через роли, либо через группы доступа. В файловых демонстрационных базах права часто упрощены, в рабочих серверных базах порядок строже.

Ниже разобран полный порядок действий: от создания пользователя до проверки входа, а также варианты с загрузкой из Active Directory и типичные ошибки.

Что подготовить перед добавлением пользователя

Для создания учётной записи нужны права администратора или полные права в конфигурации. Обычный пользователь без административных ролей не сможет открыть справочник «Пользователи» на редактирование.

Заранее определите, какие функции будет выполнять сотрудник: работа с документами, делопроизводство, согласование, администрирование. От этого зависит набор ролей. Также уточните, должен ли пользователь входить через доменную аутентификацию (Windows-учётную запись) или по паролю 1С.

Если в компании используется Active Directory, подготовьте доменное имя пользователя — оно понадобится при настройке аутентификации ОС. Это избавит сотрудника от ввода отдельного пароля.

Создание пользователя в справочнике

Откройте раздел «Настройка и администрирование» (в некоторых версиях — «Администрирование») и перейдите в подраздел «Пользователи и права», затем — «Пользователи». Нажмите кнопку «Создать».

Заполните основные поля: ФИО пользователя, подразделение и должность. Эти данные используются в маршрутах согласования, подстановке подписанта в документы и отчётах, поэтому указывайте их корректно, а не «для галочки».

На закладке, отвечающей за вход в систему (в зависимости от версии — «Вход в программу» или аналогичная), включите вход в приложение, задайте имя для входа и пароль либо укажите пользователя операционной системы для доменной аутентификации.

1. 1
   Откройте «Настройка и администрирование» → «Пользователи и права» → «Пользователи»
2. 2
   Нажмите «Создать» и заполните ФИО, подразделение, должность
3. 3
   Включите вход в приложение и задайте пароль или доменную учётную запись
4. 4
   Назначьте роли и группы доступа
5. 5
   Сохраните и проверьте вход под новой учётной записью

Назначение ролей и прав доступа

Роли определяют, какие объекты системы пользователь видит и может изменять. Минимальный набор для обычного сотрудника — базовые роли, дающие доступ к документам, задачам и справочникам без административных функций. Точные названия ролей зависят от редакции конфигурации.

Не выдавайте роль «Полные права» обычным пользователям «на всякий случай»: это открывает доступ к настройкам, регистрам и чужим документам и создаёт риск случайной порчи данных. Выдавайте роли по принципу минимально необходимого набора.

Помимо ролей, в 1С:Документооборот действуют группы доступа и права на уровне папок, видов документов и внутренних данных. Если пользователь видит документы не всех подразделений, проверьте членство в группах доступа и настройки рабочих групп.

Включение пользователя в группы и рабочие процессы

После создания учётной записи добавьте пользователя в соответствующие группы: группы доступа, рабочие группы по направлениям документов, списки рассылки. Без этого сотрудник не увидит документы своего подразделения и не попадёт в маршруты согласования.

Проверьте настройку делегирования и замещения: если новый сотрудник должен замещать руководителя на время отпуска, это настраивается отдельно в параметрах замещения. Автоматически такие связи не создаются.

Если в компании ведётся учёт рабочего времени или используются календари, убедитесь, что пользователь привязан к нужному графику работы — это влияет на расчёт сроков исполнения задач.

Загрузка пользователей из Active Directory

В крупных внедрениях пользователей не создают вручную, а загружают из Active Directory. В настройках программы указывается домен, после чего доступен импорт учётных записей с сохранением доменной аутентификации.

При импорте проверьте соответствие подразделений: структура AD часто не совпадает с оргструктурой в 1С, и подразделения придётся сопоставить вручную. Роли и группы доступа после импорта назначаются отдельно — AD их не передаёт.

Способы добавления пользователей

Ручное создание

Подходит для нескольких сотрудников; полный контроль, но трудоёмко при массовом добавлении

Импорт из Active Directory

Подходит для десятков и сотен учётных записей; требует настройки и ручного назначения ролей после импорта

Копирование существующего пользователя

Быстрый вариант для однотипных должностей; важно проверить, что скопированные права соответствуют новому сотруднику

Проверка результата и типичные ошибки

После настройки выполните контрольный вход под новой учётной записью: попросите сотрудника войти в программу или сделайте это сами на тестовом сеансе. Проверьте, что открывается начальная страница, видны нужные разделы, доступны документы подразделения и приходят задачи.

Если вход не выполняется, проверяйте по порядку: включён ли вход в приложение в карточке пользователя, верно ли указано имя входа, есть ли свободные клиентские лицензии, не заблокирован ли пользователь в списке пользователей информационной базы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вход в программу

Норма

Пользователь входит под своей учётной записью без ошибок

Тревожный признак

Ошибка аутентификации или «пользователь не найден»

Видимость документов

Норма

Доступны документы своего подразделения

Тревожный признак

Список пуст или видны лишние документы чужих подразделений

Задачи

Норма

Тестовая задача доходит до пользователя

Тревожный признак

Задача не создаётся или уходит другому исполнителю

Часто задаваемые вопросы

Пользователь создан, но не может войти в программу. Что проверить?

Сначала убедитесь, что в карточке пользователя включён вход в приложение и задано имя для входа. Затем проверьте наличие свободных клиентских лицензий и то, что учётная запись не заблокирована в списке пользователей информационной базы (через конфигуратор или консоль сервера 1С).

Можно ли добавить пользователя через конфигуратор?

Технически можно создать пользователя информационной базы в конфигураторе, но в справочнике «Пользователи» 1С:Документооборот запись при этом не появится автоматически. Рекомендуемый путь — создание через интерфейс программы, тогда обе записи формируются согласованно.

Как быстро создать несколько однотипных пользователей?

Используйте копирование карточки уже настроенного сотрудника той же должности: скопируются роли и часть настроек. После копирования обязательно замените ФИО, имя входа и проверьте членство в группах доступа — оно может не соответствовать новому сотруднику.

Как отключить пользователя без удаления?

Откройте карточку пользователя и снимите признак входа в приложение либо установите пометку недействительности — в зависимости от версии конфигурации. Удалять пользователя не рекомендуется: на него ссылаются документы, задачи и история процессов, и удаление нарушит целостность данных.

Почему пользователь видит чужие документы?

Скорее всего, он включён в лишнюю группу доступа или ему назначена роль с широкими правами. Проверьте состав групп доступа, рабочие группы по видам документов и настройки прав на папки. Лишние членства уберите и повторите проверку под его учётной записью.