Как добавить пользователей в 1С:Фреш

Добавление сотрудника в облачный сервис 1С:Фреш состоит из двух этапов: сначала создаётся учётная запись пользователя в менеджере сервиса, затем этому пользователю назначаются права доступа к конкретным приложениям — бухгалтерии, зарплате, управлению торговлей и другим. Пропустить второй этап нельзя: без назначенного приложения новый сотрудник просто не увидит ни одной базы в своём личном кабинете.

Работу выполняет администратор абонента — тот, кто регистрировал сервис, или сотрудник, которому делегированы права администрирования. Обычный пользователь добавить коллегу не может. Все действия выполняются через браузер, установка дополнительных программ не требуется.

Важно понимать различие двух уровней: пользователь сервиса (учётная запись с логином и паролем) и пользователь информационной базы (запись внутри конкретного приложения с ролями). В типовых приложениях 1С:Фреш эти уровни связываются автоматически при назначении прав, но в нестандартных конфигурациях может потребоваться ручная настройка внутри базы.

Что подготовить перед добавлением пользователя

Перед началом убедитесь, что у вас есть доступ к менеджеру сервиса с правами администратора абонента. Войти можно по адресу личного кабинета сервиса, используя учётные данные, указанные при регистрации. Если вы работаете через франчайзи 1С, уточните у партнёра, кто именно выполняет роль администратора — иногда управление пользователями доступно только партнёру.

Подготовьте данные нового сотрудника: фамилию, имя, рабочий адрес электронной почты. Email понадобится для отправки приглашения и восстановления пароля, поэтому указывайте реальный адрес, к которому у сотрудника есть доступ. Также заранее решите, к каким приложениям и с какими ролями его нужно подключить — это сократит время настройки.

Как создать пользователя в менеджере сервиса

Откройте менеджер сервиса и перейдите в раздел «Пользователи». Нажмите кнопку «Добавить» (в некоторых версиях интерфейса — «Новый пользователь» или значок добавления). Откроется форма создания учётной записи.

Заполните поля формы: имя пользователя (логин для входа), полное имя, адрес электронной почты. Пароль можно задать вручную либо разрешить сервису сгенерировать его и отправить сотруднику письмо со ссылкой для входа. Второй вариант предпочтительнее: вы не будете знать чужой пароль, что соответствует базовым требованиям безопасности.

После заполнения нажмите «Записать» или «ОК». Пользователь появится в общем списке, но доступа к приложениям у него пока нет — это нормальное промежуточное состояние.

1. 1
   Войдите в менеджер сервиса под учётной записью администратора
2. 2
   Откройте раздел «Пользователи» и нажмите «Добавить»
3. 3
   Укажите логин, ФИО и email нового сотрудника
4. 4
   Задайте пароль или отправьте приглашение на почту
5. 5
   Сохраните запись и убедитесь, что пользователь появился в списке

Как назначить доступ к приложениям и роли

Выделите созданного пользователя в списке и нажмите «Настроить права» (или откройте карточку пользователя и перейдите на вкладку доступа). Сервис покажет перечень приложений, входящих в ваш абонемент: 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Управление нашей фирмой и другие.

Отметьте нужные приложения. Для каждого приложения выберите роль: например, в 1С:Бухгалтерии доступны роли с полными правами, с правами только на просмотр или с набором прав для конкретных участков учёта. Состав ролей зависит от конфигурации, поэтому ориентируйтесь на названия и описания в интерфейсе.

Сохраните настройки. Сервису потребуется некоторое время на применение прав — обычно от нескольких секунд до пары минут. После этого в личном кабинете сотрудника появятся ссылки на назначенные приложения.

Как пользователю войти в сервис первый раз

Новый сотрудник открывает страницу входа 1С:Фреш в браузере и вводит логин и пароль, которые ему передали, либо переходит по ссылке из письма-приглашения. Если включена двухфакторная аутентификация, потребуется дополнительное подтверждение по коду.

После входа открывается личный кабинет со списком доступных приложений. Щелчок по приложению запускает его в браузере — отдельная платформа 1С на компьютере не нужна. Если сотрудник предпочитает работу через тонкий клиент, ссылку для подключения можно скопировать из настроек приложения в личном кабинете.

Признак успешной настройки: пользователь видит назначенные приложения, открывает базу и может выполнять действия в соответствии со своей ролью — создавать документы, формировать отчёты или просматривать данные.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список приложений в личном кабинете

Норма

Отображаются все назначенные приложения

Тревожный признак

Список пуст или часть приложений отсутствует — права не применились

Запуск приложения

Норма

База открывается без ошибок доступа

Тревожный признак

Ошибка «нарушение прав доступа» — роль не назначена внутри базы

Доступные действия

Норма

Сотрудник видит нужные документы и отчёты

Тревожный признак

Нет нужных разделов — роль выбрана слишком узкая

Особые сценарии: бухгалтер на аутсорсе и временный доступ

Доступ для внешнего специалиста

Если учёт ведёт внешний бухгалтер или аудитор, создайте ему отдельную учётную запись по общей схеме, но тщательно ограничьте роли. Для проверяющего часто достаточно права только на просмотр данных. Никогда не передавайте внешнему специалисту логин и пароль администратора или владельца абонемента.

Блокировка вместо удаления

Когда сотрудник увольняется, не спешите удалять учётную запись. Сначала снимите с него все права доступа к приложениям и заблокируйте пользователя в менеджере сервиса — так сохранится история его действий в журналах и связь с созданными документами. Удаление учётной записи выполняйте только после того, как убедитесь, что данные пользователя не нужны для разбора хозяйственных операций.

Что делать, если что-то пошло не так

Если пользователь не видит приложения после назначения прав, подождите несколько минут и попросите его обновить страницу личного кабинета или выйти и войти заново. Права применяются не мгновенно, а сессия могла запомнить старое состояние.

Если при входе в приложение появляется ошибка прав доступа, проверьте два места: назначение приложения в менеджере сервиса и список пользователей внутри самой информационной базы (раздел администрирования в приложении). В нестандартных конфигурациях запись внутри базы иногда приходится создавать вручную и связывать с пользователем сервиса.

Проблемы с лимитом пользователей, оплатой или доступом к самому менеджеру сервиса решаются через обслуживающего партнёра 1С или поддержку сервиса — администратор приложения эти вопросы не контролирует.

Частые вопросы

Можно ли добавить пользователя, не отправляя приглашение на email?

Да. При создании учётной записи задайте пароль вручную и передайте его сотруднику любым удобным способом. Email всё равно лучше указать корректный — он понадобится для самостоятельного восстановления пароля.

Сколько пользователей можно добавить в 1С:Фреш?

Количество зависит от тарифа и лицензионных условий вашего абонемента. Точный лимит отображается в разделе оплаты или тарифа в менеджере сервиса. При превышении лимита сервис не даст сохранить нового пользователя.

Почему пользователь вошёл, но не видит ни одного приложения?

Наиболее частая причина — создана учётная запись, но не назначены права на приложения. Откройте карточку пользователя в менеджере сервиса, настройте доступ к нужным приложениям и попросите сотрудника обновить личный кабинет через пару минут.

Можно ли дать доступ только к одной базе, если приложений несколько?

Да. Права назначаются на каждое приложение отдельно: отметьте только нужное и выберите подходящую роль. Остальные приложения абонемента пользователь в своём кабинете не увидит.

Как отключить доступ уволенному сотруднику?

Снимите с пользователя все права на приложения и заблокируйте учётную запись в разделе «Пользователи» менеджера сервиса. Блокировка действует сразу: войти в сервис сотрудник больше не сможет, а история его работы в базах сохранится.

Нужно ли устанавливать платформу 1С на компьютер нового пользователя?

Нет, для работы через браузер достаточно интернет-обозревателя. Тонкий клиент 1С потребуется только если сотрудник предпочитает такой режим работы — ссылка для подключения доступна в настройках приложения в личном кабинете.