Как добавить новых пользователей в 1С

Добавление пользователя в 1С — базовая операция администрирования, но у неё есть важные нюансы: отличаются ли у вас файловая или клиент-серверная база, какая конфигурация используется (Бухгалтерия, Управление торговлей, ЗУП) и нужен ли пользователю доступ через тонкий клиент, веб-браузер или только для фоновых задач. Неправильно настроенная учётная запись может дать сотруднику лишние права или, наоборот, заблокировать ему работу.

В типовых конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8.3 есть два уровня управления доступом: пользователи информационной базы (их видно в конфигураторе) и пользователи прикладного справочника «Пользователи» в режиме 1С:Предприятие. В современных конфигурациях на Библиотеке стандартных подсистем (БСП) основная работа ведётся именно через справочник в пользовательском режиме, а запись в конфигураторе создаётся автоматически.

Ниже разобраны оба способа, назначение ролей и прав, настройка паролей, а также типичные ошибки, из-за которых новый сотрудник не может войти в базу.

Что понадобится перед добавлением пользователя

Прежде чем создавать учётную запись, убедитесь, что у вас есть права администратора в этой информационной базе. Без полных прав кнопки добавления будут недоступны, а попытка сохранить пользователя завершится ошибкой «Нарушение прав доступа».

Подготовьте данные о новом сотруднике: ФИО, должность, какие разделы программы ему нужны (продажи, склад, касса, отчёты) и какой уровень доступа требуется — только просмотр или полное ведение документов. Это понадобится при выборе ролей и групп доступа.

Также определите способ аутентификации: стандартный пароль 1С, аутентификация операционной системы (доменная учётная запись Windows) или оба варианта. Для доменных пользователей удобнее привязка к Windows-учётке — не придётся запоминать отдельный пароль.

Как добавить пользователя в типовой конфигурации (Бухгалтерия, ЗУП, УТ)

В конфигурациях на базе БСП (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP) работа ведётся в режиме 1С:Предприятие. Откройте раздел «Администрирование» и выберите пункт «Настройки пользователей и прав» или «Пользователи» — точное название зависит от конфигурации.

Нажмите кнопку «Создать» (или «Новый пользователь»). Заполните поле «ФИО» — оно будет отображаться в документах и отчётах как «Ответственный». Поле «Имя для входа» формируется автоматически, но его можно изменить: это логин, который сотрудник будет вводить при запуске программы.

1. 1
   Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи
2. 2
   Нажмите «Создать» и введите ФИО сотрудника
3. 3
   Проверьте автоматически сформированное имя для входа
4. 4
   На вкладке или по ссылке установите пароль и подтверждение
5. 5
   Добавьте пользователя в нужную группу доступа (например, «Менеджеры по продажам»)
6. 6
   Запишите и закройте карточку
7. 7
   Проверьте вход под новой учётной записью

Пароль задаётся по ссылке «Установить пароль» в карточке пользователя. Если в программе включена проверка сложности паролей, система не примет слишком короткий или простой вариант. Рекомендуется сразу поставить отметку «Потребовать смену пароля при входе», чтобы сотрудник задал собственный пароль при первом запуске.

Если сотрудник уже есть в базе как физлицо

В ЗУП и ERP пользователя удобно создавать из карточки физического лица или сотрудника: откройте справочник «Сотрудники», найдите нужного человека и используйте команду создания пользователя. Тогда учётная запись автоматически свяжется с физлицом, что важно для персональных настроек и отражения автора в документах.

Как добавить пользователя через конфигуратор

Этот способ применяется в конфигурациях без подсистемы управления пользователями (самописные и старые решения), а также когда нужно создать административную учётную запись для обслуживания базы. Запустите конфигуратор, войдите в базу под администратором и откройте меню «Администрирование» → «Пользователи».

В открывшемся списке нажмите «Добавить» (или Insert). На закладке «Основные» укажите имя пользователя (логин без пробелов), полное имя и выберите способ аутентификации. Для парольной защиты установите флажок «Аутентификация 1С:Предприятия» и задайте пароль. Для доменного входа включите «Аутентификация операционной системы» и укажите пользователя Windows в формате \\ДОМЕН\Имя.

На закладке «Прочие» назначаются роли, основной интерфейс и язык. Отметьте только те роли, которые реально нужны сотруднику. Роль «Полные права» давайте исключительно администраторам — она позволяет изменять любые данные и настройки, включая удаление документов.

Назначение прав, ролей и групп доступа

В типовых конфигурациях права обычно не назначаются по одной роли — пользователь включается в группу доступа, а группа связана с профилем. Профиль — это готовый набор ролей, например «Бухгалтер», «Менеджер по продажам», «Кадровик». Откройте раздел «Администрирование» → «Группы доступа» и добавьте пользователя в подходящую группу.

Если стандартных профилей не хватает, скопируйте ближайший профиль и скорректируйте состав ролей. Изменять типовой профиль напрямую не рекомендуется: при обновлении конфигурации ваши правки могут быть перезаписаны.

Способы назначения прав

Группы доступа и профили (БСП)

Подходит для типовых конфигураций. Гибко, поддерживает ограничение доступа на уровне записей (RLS) — например, менеджер видит только свою организацию.

Роли в конфигураторе

Подходит для простых и самописных конфигураций. Быстро, но без тонкой настройки: доступ даётся к объектам целиком, без разделения по организациям и складам.

Копирование прав существующего пользователя

Удобно, когда новый сотрудник заменяет ушедшего на той же должности. В карточке пользователя есть команда копирования прав или достаточно включить его в те же группы доступа.

Для ограничения доступа на уровне записей (чтобы менеджер видел только свои договоры или свою организацию) включите в настройках пользователей и прав флажок «Ограничивать доступ на уровне записей». Учтите, что эта функция заметно увеличивает нагрузку на базу при больших объёмах данных.

Особенности для файловых и клиент-серверных баз

В файловой базе список пользователей хранится внутри самой базы, и создание учётной записи через конфигуратор или справочник «Пользователи» сразу даёт возможность входа. Дополнительных действий не требуется.

В клиент-серверном варианте (сервер 1С + СУБД) аутентификация выполняется кластером серверов. При работе через типовой интерфейс синхронизация происходит автоматически. Но если вы добавляете пользователя в конфигураторе вручную, убедитесь, что подключаетесь к базе через сервер 1С, а не напрямую к файлам СУБД.

Если база опубликована на веб-сервере и сотрудники работают через браузер, для входа по аутентификации ОС потребуется дополнительная настройка веб-сервера. Для веб-доступа проще использовать парольную аутентификацию 1С.

Проверка результата и частые ошибки

После создания учётной записи обязательно проверьте вход: запустите 1С:Предприятие, выберите базу и войдите под новым именем и паролем. Попросите сотрудника открыть типичный для него документ и отчёт — так вы сразу увидите нехватку прав.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вход в базу

Норма

Пользователь вводит логин и пароль, открывается начальная страница

Тревожный признак

Сообщение «Идентификация пользователя не выполнена» — неверный пароль или пользователь не создан в кластере

Доступ к разделам

Норма

Нужные журналы и отчёты открываются, документы проводятся

Тревожный признак

Ошибка «Нарушение прав доступа» — не хватает ролей или группы доступа

Автор документов

Норма

В созданных документах корректно подставляется ответственный

Тревожный признак

Ответственный пустой или чужой — пользователь не связан с физлицом

Отдельная ситуация — увольнение сотрудника. Не удаляйте пользователя, если он является автором документов: это может нарушить отчётность и ссылки в базе. Правильный вариант — снять флажок «Вход в программу разрешён» (или очистить аутентификацию в конфигураторе) и установить недействительность пользователя.

FAQ: частые вопросы о добавлении пользователей в 1С

Можно ли добавить пользователя, не заходя в конфигуратор?

Да, в типовых конфигурациях (Бухгалтерия, ЗУП, УТ, ERP) это основной способ: раздел «Администрирование» → «Пользователи» в режиме 1С:Предприятие. Конфигуратор нужен только для самописных конфигураций без подсистемы управления пользователями или для создания административных учётных записей.

Почему новый пользователь не видит ни одного документа?

Чаще всего он не добавлен ни в одну группу доступа или включено ограничение доступа на уровне записей, а для его группы не заданы разрешённые значения (организации, склады). Проверьте состав групп доступа пользователя и настройки профиля.

Как сбросить пароль, если пользователь его забыл?

Администратор открывает карточку пользователя в разделе «Пользователи», нажимает «Установить пароль» и задаёт новый, желательно с отметкой о принудительной смене при входе. В конфигураторе то же самое делается в списке пользователей на закладке «Основные».

Сколько пользователей можно добавить в базу?

Технических ограничений на количество учётных записей в самой платформе практически нет, но одновременная работа пользователей ограничена лицензиями 1С. Количество доступных одновременных сеансов определяется приобретёнными клиентскими лицензиями.

Что делать, если кнопка «Добавить» неактивна?

У вашей учётной записи недостаточно прав. Войдите под пользователем с полными правами или ролью «Администратор системы» / «Добавление и изменение пользователей» и повторите операцию.