Как добавить нового пользователя в 1С УНФ

Новый сотрудник в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) заводится через справочник «Пользователи» в разделе администрирования. Процедура простая, но у неё есть нюансы: пользователя нужно связать с физическим лицом и сотрудником, назначить группу доступа, а при необходимости — разрешить вход в программу с паролем или через аутентификацию операционной системы.

Правильно настроенный пользователь влияет не только на вход в базу, но и на учёт: от указанного сотрудника зависят ответственные лица в документах, задачи и поручения, а от групп доступа — то, какие разделы и данные человек увидит после входа. Ошибка на этом этапе приводит либо к избыточным правам, либо к ситуации, когда сотрудник не может открыть нужный документ.

Ниже разобран полный цикл: создание карточки пользователя, привязка к физлицу и сотруднику, настройка прав, пароля и проверка результата, а также типичные ошибки и ответы на частые вопросы.

Что подготовить перед созданием пользователя

Прежде чем заводить учётную запись, убедитесь, что у вас самих есть права администратора в базе. Без полных прав кнопки создания пользователя и настройки доступа будут недоступны или действия завершатся ошибкой «Нарушение прав доступа».

Определите заранее, к какой роли относится новый сотрудник: продажи, закупки, касса, бухгалтерия, руководство. В УНФ права раздаются через группы доступа, поэтому важно понимать, в какую группу вы включите человека. Если подходящей группы нет, её придётся создать отдельно — об этом ниже.

Также подготовьте данные физического лица: ФИО и, при необходимости, табельный номер. Если сотрудник уже принят на работу и оформлен в разделе «Компания» → «Сотрудники», карточка сотрудника уже существует, и пользователя нужно будет просто к ней привязать.

Создание карточки пользователя

Откройте раздел «Настройки» (в некоторых версиях интерфейса — «Администрирование») и перейдите в подраздел «Пользователи и права», затем выберите «Пользователи». Откроется список всех учётных записей базы, включая отключённых и служебных пользователей.

Нажмите кнопку «Создать». В карточке нового пользователя заполните поле «Имя» — это логин, под которым человек будет входить в программу. Используйте понятный формат, например фамилию с инициалами: «Иванова М.А.». Избегайте пробелов в начале и спецсимволов, если планируете вход через доменную аутентификацию.

Установите флажок «Вход в программу разрешён» (в ряде версий он ставится автоматически при назначении пароля). Если флажок не установлен, пользователь будет существовать в справочнике, но войти в базу не сможет — это частая причина жалоб «не пускает в программу».

1. 1
   Откройте «Настройки» → «Пользователи и права» → «Пользователи»
2. 2
   Нажмите «Создать» и заполните имя пользователя
3. 3
   Установите флажок «Вход в программу разрешён»
4. 4
   Привяжите физическое лицо и сотрудника
5. 5
   Задайте пароль или включите аутентификацию ОС
6. 6
   Добавьте пользователя в группу доступа
7. 7
   Запишите карточку и проверьте вход

Привязка к физическому лицу и сотруднику

В карточке пользователя найдите поле «Физическое лицо». Нажмите на выбор и либо укажите существующее физлицо из справочника, либо создайте новое кнопкой «Создать», заполнив ФИО. УНФ обычно предлагает создать физлицо автоматически при записи пользователя, если поле оставить пустым.

Если сотрудник уже оформлен кадрово, откройте карточку сотрудника («Компания» → «Сотрудники») и проверьте, что она ссылается на то же физическое лицо. Если сотрудника ещё нет, создайте его: укажите физлицо, должность и подразделение. В карточке сотрудника есть поле связи с пользователем — проверьте, что оно заполнено.

Зачем это нужно на практике: когда пользователь связан с сотрудником, программа автоматически подставляет его в документы как ответственного, позволяет ставить задачи через встроенный механизм поручений и корректно работает раздел зарплаты, если он используется.

Назначение прав через группы доступа

В УНФ права удобнее всего назначать не индивидуально, а через группы доступа. Откройте «Настройки» → «Пользователи и права» → «Группы доступа». В типовой поставке обычно есть готовые группы: «Администраторы», «Продажи», «Закупки», «Касса», «Бухгалтерия» и другие — состав зависит от версии конфигурации.

Откройте подходящую группу и на закладке «Участники» добавьте нового пользователя. Один пользователь может входить сразу в несколько групп — тогда его права будут объединением прав всех групп. Это удобно для совместителей: например, менеджеру по продажам, который иногда работает с кассой, достаточно добавить две группы.

Если типовых групп не хватает, создайте собственную: нажмите «Создать» в списке групп доступа, задайте название и выберите профиль группы доступа — набор ролей, определяющий разрешённые действия. Профили настраиваются в одноимённом разделе, там можно тонко ограничить доступ вплоть до отдельных видов документов.

Настройка входа: пароль и аутентификация

В карточке пользователя нажмите ссылку или кнопку установки пароля (в зависимости от версии — «Установить пароль» или поле «Пароль»). Задайте пароль и передайте его сотруднику лично. Хорошая практика — потребовать смену пароля при первом входе, если версия конфигурации это поддерживает, или просто попросить пользователя сменить пароль самостоятельно через настройки.

Альтернатива паролю — аутентификация операционной системы. В карточке пользователя установите соответствующий флажок и укажите учётную запись Windows в формате «\\ДОМЕН\ИмяПользователя». Тогда вход в 1С будет происходить автоматически под тем пользователем, под которым сотрудник вошёл в Windows. Это удобно в доменной сети и снижает риск передачи паролей.

Для работы через веб-браузер или тонкий клиент по интернету дополнительно проверьте, что публикация базы на веб-сервере выполнена и пользователю выдана правильная ссылка для подключения.

Если база файловая и лежит в общей сетевой папке, новый пользователь 1С появится у всех автоматически. Но у сотрудника должен быть сетевой доступ к этой папке на уровне Windows — иначе он не сможет даже запустить базу, и проблема будет выглядеть как ошибка прав в 1С, хотя кроется в разрешениях файловой системы.

Проверка результата и типичные ошибки

После настройки обязательно проверьте вход. Попросите сотрудника запустить 1С, выбрать базу, ввести логин и пароль. Затем проверьте от его имени ключевые операции: открывается ли нужный раздел, создаётся ли типовой документ, видны ли отчёты, с которыми он будет работать.

Если что-то не работает, диагностируйте по симптомам. «Пользователь не найден» — опечатка в логине или вход не разрешён. «Нарушение прав доступа» при открытии документа — пользователь не включён в нужную группу доступа. Программа пускает, но документы недоступны конкретной организации — проверьте настройки доступа на уровне записей, если они включены в группе доступа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вход в базу

Норма

Пользователь входит под своим логином и паролем

Тревожный признак

Ошибка «пользователь не найден» или «неверный пароль»

Доступ к разделам

Норма

Видны и открываются нужные разделы меню

Тревожный признак

Разделы отсутствуют или ошибка прав доступа

Создание документа

Норма

Документ создаётся и проводится

Тревожный признак

Кнопки недоступны или ошибка при записи

Подстановка ответственного

Норма

В документах автоматически подставляется сотрудник

Тревожный признак

Поле ответственного пустое — нет связи с сотрудником

Отключение пользователя при увольнении

Когда сотрудник увольняется, не удаляйте пользователя из справочника — это нарушит ссылки в документах, где он указан автором или ответственным. Вместо этого откройте карточку пользователя и снимите флажок «Вход в программу разрешён». Записи в документах сохранятся, а вход будет закрыт.

Дополнительно проверьте, что пользователь исключён из активных групп доступа, если в вашей версии конфигурации флажок входа не блокирует доступ полностью. Для файловых баз имеет смысл также сменить пароли общих учётных записей, если уволенный сотрудник их знал.

Частые вопросы

Можно ли создать пользователя без привязки к сотруднику?

Да, технически пользователь работает и без связи с сотрудником. Но тогда в документах не будет автоматически подставляться ответственный, нельзя будет ставить задачи этому человеку, а кадровые и зарплатные механизмы его не увидят. Для внешних консультантов или аудиторов, которым нужен только просмотр, такой вариант допустим.

Пользователь создан, но не виден в списке выбора при входе. Что делать?

Проверьте два момента: установлен ли флажок «Вход в программу разрешён» в карточке пользователя и не включён ли в настройках вход вариант аутентификации, при котором список пользователей скрывается. Также убедитесь, что сотрудник открывает именно ту базу, в которой создан пользователь, — при нескольких базах это частая путаница.

Как дать пользователю доступ только к одной организации в базе?

Используйте ограничение доступа на уровне записей: в профиле группы доступа включите ограничение по организациям, а в самой группе укажите разрешённую организацию. После этого пользователь будет видеть документы и справочники только своей организации. Учтите, что включение таких ограничений может замедлить работу базы на больших объёмах данных.

Сколько пользователей можно создать в УНФ?

Количество учётных записей в справочнике не ограничено, но одновременная работа ограничивается лицензиями 1С. Если лицензий не хватает, новый пользователь при входе получит сообщение о превышении количества разрешённых сеансов. Проверьте имеющиеся программные или аппаратные лицензии перед подключением новых сотрудников.

Как сменить пользователю пароль, если он его забыл?

Откройте карточку пользователя под учётной записью администратора, установите новый пароль и передайте его сотруднику. Старый пароль знать не требуется — администратор может сбросить его в любой момент. Если забыт пароль единственного администратора файловой базы, потребуется восстановление доступа через конфигуратор или специализированные средства, это отдельная процедура.

Можно ли скопировать права с существующего пользователя?

Да, самый простой способ — добавить нового пользователя в те же группы доступа, в которых состоит образцовый сотрудник. Откройте карточку «эталонного» пользователя, посмотрите список его групп и повторите состав для нового. Это быстрее и надёжнее, чем подбирать профили вручную.