Администрирование · 9 мин
Как добавить нового пользователя в 1С:Бухгалтерия
Пошаговая инструкция по добавлению нового пользователя в 1С:Бухгалтерия 8.3: создание учетной записи, настройка прав доступа, роли, пароль и проверка входа в базу.
Новый сотрудник в программе появляется в два этапа: сначала создается учетная запись пользователя информационной базы (логин, пароль, роли), затем при необходимости заполняется связанный элемент справочника «Пользователи» и физическое лицо. В файловой и клиент-серверной версии 1С:Бухгалтерии 8.3 порядок действий одинаковый, отличаются только права, необходимые администратору.
Право на добавление пользователей есть только у тех, кому назначена роль «Администратор системы» или полные права. Если вы заходите в базу под обычной учетной записью бухгалтера, нужные разделы меню будут скрыты — это нормальное ограничение, а не ошибка программы.
Перед началом работы уточните, какой режим используется в вашей базе: простой интерфейс или интерфейс «Такси» с полным набором разделов. В обоих случаях путь к списку пользователей ведет через раздел «Администрирование», но расположение пунктов может немного отличаться в зависимости от версии конфигурации.
Что подготовить перед добавлением пользователя
Определите, под какой ролью будет работать сотрудник: главный бухгалтер, бухгалтер, менеджер по продажам, кадровик или только просмотр отчетов. От этого зависит набор профилей групп доступа, которые вы назначите на этапе создания. Заранее продуманная роль избавит от переделок и лишних прав.
Подготовьте данные для учетной записи: фамилию и имя сотрудника, желаемое имя входа (логин) и временный пароль. Логин удобнее делать латиницей без пробелов — так меньше проблем при входе через веб-клиент и при интеграциях. Временный пароль пользователь сменит при первом входе, если включить соответствующую настройку.
Убедитесь, что у вас есть права администратора в этой базе. Признак достаточных прав — наличие раздела «Администрирование» и пункта «Пользователи» внутри него. Если раздела нет, обратитесь к тому, кто обслуживает вашу 1С, или к сотруднику с полными правами.
Где находится список пользователей
В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Администрирование» в верхней или левой панели навигации, затем выберите «Настройки пользователей и прав» и перейдите по ссылке «Пользователи». Откроется список всех учетных записей, заведенных в базе, включая отключенных.
Если в базе включены группы доступа (стандартно для свежих версий конфигурации), рядом со списком пользователей работают справочники «Профили групп доступа» и «Группы доступа». Именно через профили в современных версиях назначаются права, а не через прямое перечисление ролей, как в старых релизах.
Альтернативный путь — через конфигуратор: меню «Администрирование» → «Пользователи». Этот способ используют администраторы и программисты, для обычного заведения бухгалтера он избыточен, но полезен, когда нужно массово проверить роли или сбросить пароль при проблемах с интерфейсом предприятия.
Пошаговое создание учетной записи
В списке пользователей нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового пользователя с несколькими закладками. Заполните поле «Имя» — это имя для входа в базу, и поле «Полное имя» — отображаемое имя в документах и отчетах, обычно фамилия и инициалы сотрудника.
На закладке аутентификации установите флажок «Аутентификация 1С:Предприятия» и задайте пароль, подтвердив его повторным вводом. Рекомендуется включить опцию «Потребовать установку пароля при входе» или передать временный пароль сотруднику лично. Если в организации используется доменная авторизация, дополнительно можно включить «Аутентификацию операционной системы» и указать учетную запись Windows.
Сохраните запись кнопкой «Записать и закрыть». Программа может предложить автоматически создать элемент связанных справочников или задать вопрос о копировании настроек другого пользователя — соглашайтесь, если хотите унаследовать типовые настройки интерфейса.
- 1Откройте «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Пользователи»
- 2Нажмите «Создать» и заполните имя входа и полное имя
- 3Задайте пароль и включите аутентификацию 1С:Предприятия
- 4Назначьте профили групп доступа по должности сотрудника
- 5Запишите пользователя и проверьте вход под новой учетной записью
Назначение прав и ролей
Права в типовой бухгалтерии назначаются через профили групп доступа. В карточке пользователя перейдите по ссылке «Права доступа» или откройте справочник «Группы доступа» и добавьте сотрудника в нужные группы. Типовые профили включают «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Менеджер по продажам», «Кадровик», «Только просмотр» и другие.
Принцип минимально необходимых прав — основная защита данных. Не давайте рядовому сотруднику профиль «Администратор» ради удобства: полные права позволяют менять настройки учета, удалять данные и управлять другими пользователями. Если сотруднику не хватает конкретного действия, лучше добавить узкий профиль, чем расширять права целиком.
Для сотрудника, который должен видеть данные только одной организации в многофирменной базе, настройте ограничение доступа на уровне групп доступа по организациям. Это предотвратит случайное проведение документов не по той фирме — одну из самых частых ошибок в совместных базах.
Создание физического лица и связь со справочниками
Учетная запись пользователя и физическое лицо — разные объекты. Если новый сотрудник будет подписывать документы, выступать материально ответственным лицом или получать зарплату, создайте для него элемент справочника «Физические лица» и привяжите его к пользователю в карточке пользователя через поле «Физическое лицо».
Для подстановки ответственного в документах проверьте, что пользователь указан в справочнике «Ответственные лица» организации, если он должен подписывать счета, акты и накладные. Без этой настройки документы будут формироваться с пустой подписью или с подписью руководителя по умолчанию.
В базах с зарплатным блоком сотрудник дополнительно заводится в справочнике «Сотрудники» с оформлением приема на работу. Это отдельная кадровая процедура, она не выполняется автоматически при создании пользователя, и путать эти два действия не стоит.
Проверка входа и типичные ошибки
Сразу после создания проверьте вход: закройте базу и войдите под новой учетной записью, введя логин и временный пароль. Успешный вход и открытие начальной страницы подтверждают, что аутентификация и права настроены корректно. Если интерфейс выглядит пустым — скорее всего, не назначен ни один профиль доступа.
Частые ошибки при добавлении: опечатка в логине, которая мешает сотруднику войти; пароль, переданный по открытому каналу и не смененный при первом входе; назначение ролей в конфигураторе при включенных группах доступа, из-за чего права конфликтуют. Еще одна типичная ситуация — пользователь создан, но не добавлен в группу доступа, поэтому видит пустой рабочий стол.
Как проверить результат
База открывается, видны разделы меню по должности
Ошибка аутентификации или пустой рабочий стол
Документ проводится, подставляется правильная организация
Сообщение о нарушении прав доступа
В подписи указан новый сотрудник
Пустая подпись или чужая фамилия
Отключение пользователя при увольнении
При увольнении сотрудника не удаляйте его учетную запись: по ней в базе остаются ссылки в документах и журналах. Правильное действие — снять флажок «Вход в программу разрешен» в карточке пользователя или убрать его из всех групп доступа. Так история проведения документов сохранится, а вход станет невозможен.
Дополнительно смените пароли общих учетных записей и проверьте, не использовал ли уволенный сотрудник доступ через веб-клиент или тонкий клиент с других устройств. Запись о завершении сеансов доступна в консоли кластера для клиент-серверного варианта или через принудительное завершение сеансов администратором.
Что важно запомнить
Новый пользователь создается в разделе «Администрирование» → «Пользователи»: заполняется логин, пароль, назначаются профили групп доступа по должности. Права выдаются по минимуму, физическое лицо привязывается отдельно, результат всегда проверяется тестовым входом.
Частые вопросы
Можно ли скопировать настройки существующего пользователя?
Да. В списке пользователей выделите сотрудника-образца и используйте команду копирования — новая учетная запись унаследует настройки интерфейса и часть параметров. Права доступа при этом проверьте отдельно: они зависят от членства в группах доступа, а не от копирования карточки.
Пользователь создан, но при входе пустой экран. Что делать?
Почти всегда причина в отсутствии профилей доступа. Откройте карточку пользователя, перейдите в «Права доступа» и добавьте его хотя бы в одну группу, например «Бухгалтер» или «Только просмотр». Изменения применятся при следующем входе в базу.
Как сбросить пароль, если сотрудник его забыл?
Администратор открывает карточку пользователя, задает новый пароль в полях «Пароль» и «Подтверждение» и сохраняет запись. Узнать старый пароль невозможно — он хранится в зашифрованном виде, возможна только замена.
Чем пользователь отличается от физического лица и сотрудника?
Пользователь — это учетная запись для входа в программу. Физическое лицо — карточка человека в справочнике для подписей и персональных данных. Сотрудник — объект кадрового учета с приемом на работу и должностью. Один человек может быть связан со всеми тремя объектами, но создаются они независимо.
Можно ли дать доступ только к одной организации в базе?
Да, в многофирменной базе это настраивается через группы доступа: создается группа с ограничением по конкретной организации, и пользователь включается только в нее. Тогда документы и отчеты других организаций будут ему недоступны.
Нужно ли просить всех выйти из базы при добавлении пользователя?
Нет, создание учетной записи выполняется в обычном режиме и не требует монопольного доступа. Новый пользователь сможет войти сразу после сохранения карточки и назначения прав.