Администрирование · 9 мин
Как добавить кассира в 1С
Как добавить кассира в 1С: создание пользователя, настройка прав, роли кассира, привязка к кассе ККМ и подбору. Инструкция для Розницы и Управления торговлей.
Добавление кассира в 1С — типовая задача при открытии новой точки продаж, выходе сотрудника на смену или замене персонала. Процедура состоит из нескольких обязательных шагов: завести физическое лицо в справочнике, создать пользователя информационной базы, назначить ему права и привязать к рабочему месту кассира. Пропуск любого из этапов приводит к тому, что сотрудник либо не сможет войти в программу, либо не увидит нужные документы и кнопки.
Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации — «1С:Розница», «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация». Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика везде одинаковая: сначала данные о человеке, затем учётная запись, затем права и привязка к кассе.
Перед началом убедитесь, что у вас есть права администратора в базе. Без них разделы «Администрирование» и «Пользователи» будут недоступны, и завести нового кассира самостоятельно не получится.
Что понадобится перед началом работы
Подготовьте данные нового сотрудника: ФИО полностью, при необходимости — ИНН и данные для фискализации, если касса передаёт сведения о кассире в чеке. Уточните, на какой кассе ККМ он будет работать и в каком магазине (складе), если их несколько.
Определите уровень доступа. Полноценному кассиру обычно нужны права на пробитие чеков, возвраты, внесение и выемку денег, открытие и закрытие смены. Старшему кассиру дополнительно могут понадобиться отмена чеков, работа с отчётами и настройка скидок. Заранее решите, будет ли у сотрудника отдельный пароль или вход по карте/штрихкоду.
Создание физического лица и сотрудника
Откройте раздел «НСИ и администрирование» (в Рознице — «Администрирование» или «Нормативно-справочная информация») и найдите справочник «Физические лица». Нажмите «Создать», введите ФИО сотрудника, при необходимости заполните пол, дату рождения и другие реквизиты. Сохраните карточку.
Если в конфигурации используется справочник «Пользователи» с привязкой к физическому лицу, при создании пользователя укажите созданную карточку в поле «Физическое лицо». Именно эта связь позволяет программе подставлять ФИО кассира в чеки, отчёты и документы кассовой смены.
В конфигурациях с кадровым учётом (например, при интеграции с ЗУП) сотрудника дополнительно оформляют в справочнике «Сотрудники» с указанием организации и должности. Для чисто торговых конфигураций достаточно физического лица.
Создание пользователя и назначение прав
Перейдите в «Администрирование → Пользователи и права → Пользователи». Нажмите «Создать», укажите имя (например, «Иванова М. А. — кассир»), привяжите физическое лицо. На вкладке входа задайте логин и пароль, либо оставьте вход без пароля, если используется авторизация по карте в РМК.
Назначьте профиль группы доступа. В типовых конфигурациях есть готовые профили: «Кассир», «Кассир операционной кассы», «Старший кассир». Выберите подходящий и добавьте пользователя в соответствующую группу доступа. Если профилей нет или права настроены индивидуально, отметьте нужные роли вручную через «Права доступа».
- 1Откройте «Администрирование → Пользователи и права → Пользователи»
- 2Нажмите «Создать» и введите имя пользователя
- 3Привяжите физическое лицо из справочника
- 4Задайте логин и пароль или настройте вход по карте
- 5Назначьте профиль «Кассир» или нужные роли
- 6Сохраните и проверьте вход под новой учётной записью
Проверьте флажок «Вход в программу разрешён» (в некоторых версиях — «Аутентификация стандартная»). Без него пользователь существует в справочнике, но войти в базу не сможет.
Привязка кассира к кассе ККМ и рабочему месту
Одной учётной записи недостаточно — кассиру нужно рабочее место. В Рознице откройте «Настройки РМК» или раздел «Продажи → Рабочее место кассира» и проверьте, что на компьютере кассы выбрана правильная касса ККМ и склад. Само рабочее место настраивается один раз на компьютер, а не под каждого кассира.
Если используются карты кассиров или штрихкоды для быстрого входа, зарегистрируйте карту: в карточке пользователя или в разделе настройки РМК найдите «Карты сотрудников» / «Штрихкоды пользователей», отсканируйте карту сканером и сохраните. Теперь кассир сможет открывать смену и пробивать чеки, приложив карту, без ввода пароля.
Убедитесь, что касса ККМ подключена и фискальный регистратор настроен в разделе «Подключаемое оборудование». Новый кассир унаследует эти настройки автоматически — отдельно привязывать его к оборудованию не нужно.
Настройка в разных конфигурациях
1С:Розница
В Рознице путь наиболее прямой: «Администрирование → Пользователи и права». Дополнительно проверьте настройку «Использовать авторизацию кассиров по картам» в настройках РМК, если планируется вход по картам. Права кассира ограничивают работу режимом РМК: пробитие чеков, возвраты, внесение и выемка.
1С:Управление торговлей и Комплексная автоматизация
Здесь кассир часто работает не в РМК, а с документами «Приходный кассовый ордер», «Чек ККМ», «Операция по платёжной карте». Пользователю назначается профиль «Кассир», а доступ к кассам ограничивается группами доступа: в карточке группы укажите, к каким кассам предприятия сотрудник допущен.
Файловая и клиент-серверная база
В файловой базе пользователь создаётся один раз и доступен сразу. В клиент-серверном варианте после создания пользователя в конфигураторе или в режиме Предприятия изменения применяются сразу, но если кассир уже вошёл в сеанс — ему нужно перезайти, чтобы новые права вступили в силу.
Сравнение вариантов авторизации
Универсально и надёжно, но медленнее на кассе; подходит при нечастой смене пользователей
Быстрый вход в РМК одним сканированием; требует выдачи карт и настройки в программе
Допустимо только в закрытой локальной сети с ограниченным физическим доступом к кассе
Проверка результата
Выйдите из своего сеанса и войдите под учётной записью нового кассира. Убедитесь, что открывается рабочее место кассира (или нужный раздел), видна правильная касса ККМ и склад, а лишние разделы — «Администрирование», отчёты по закупкам — скрыты.
Откройте кассовую смену и пробейте тестовый чек на небольшую сумму, затем выполните возврат. Проверьте, что в чеке корректно указаны ФИО кассира. Если чек не уходит в ОФД или фискальный накопитель — проблема в настройке оборудования, а не в правах пользователя.
Как проверить результат
Кассир входит под своей учётной записью и видит РМК
Ошибка «Пользователь не найден» или пустой рабочий стол
Чек печатается, в нём указаны ФИО нового кассира
Чек не пробивается или подставляется чужое имя
Доступны только кассовые операции
Кассир видит администрирование и может удалять документы
Типичные ошибки и частые проблемы
Самая распространённая ошибка — пользователь создан, но не привязан к физическому лицу. Внешне всё работает, но в чеках и отчётах ФИО кассира пустые или подставляется имя другого сотрудника. Вторая частая ситуация — кассир входит в программу, но не видит кассу: причина в том, что группа доступа не включает нужную кассу ККМ или магазин.
Если при входе появляется сообщение о невозможности аутентификации, проверьте, установлен ли флажок разрешения входа и не истёк ли пароль. При работе по картам типичная проблема — карта привязана к старому сотруднику: удалите старую привязку перед регистрацией карты новому кассиру.
Что важно запомнить
Полная цепочка добавления кассира: физическое лицо → пользователь с разрешённым входом → профиль прав «Кассир» → привязка к кассе ККМ и карте → проверка входа и тестовый чек. Пропуск любого шага приводит к сбоям в работе смены.
Частые вопросы
Можно ли добавить кассира без прав администратора?
Нет. Создание пользователей и назначение прав доступны только администратору базы или пользователю с соответствующей ролью. Если у вас нет доступа к разделу «Администрирование», обратитесь к тому, кто обслуживает базу.
Как отключить кассира при увольнении?
Откройте карточку пользователя и снимите флажок разрешения входа в программу либо установите пометку на удаление. Удалять пользователя полностью не рекомендуется — его имя фигурирует в прошлых чеках и документах, и эти данные должны остаться читаемыми.
Нужно ли заводить кассира в конфигураторе?
Обычно нет: в типовых конфигурациях пользователи создаются в режиме Предприятия через «Администрирование → Пользователи». Конфигуратор нужен только в старых версиях платформы или при нестандартной настройке ролей.
Один кассир работает на двух кассах — как настроить?
Добавьте пользователя в группы доступа обеих касс ККМ. На каждом рабочем месте кассир выберет нужную кассу при открытии смены. Отдельную учётную запись под каждую кассу создавать не требуется.
Почему в чеке не печатается ФИО кассира?
Чаще всего пользователь не привязан к физическому лицу или в карточке физического лица не заполнено ФИО. Также проверьте настройки кассы ККМ: передача данных кассира в чек должна быть включена в параметрах подключения фискального регистратора.