Как добавить кассира в 1С Розница

Новый кассир в 1С Розница — это не одна запись, а связка из нескольких объектов: физического лица, пользователя информационной базы, прав доступа и привязки к кассе ККМ. Если создать только пользователя без физлица или не назначить профиль прав, сотрудник либо не сможет войти в режим рабочего места кассира (РМК), либо чеки будут пробиваться без указания ответственного лица, что критично для корректной печати ФИО кассира на чеке.

Порядок действий немного отличается в зависимости от редакции конфигурации (Розница 2.3 и Розница 3.0) и от того, работаете ли вы в файловой базе или в клиент-серверном варианте. Ниже разобран универсальный сценарий, который подходит для большинства типовых настроек, а также типичные ошибки, из-за которых новый кассир не виден в списке выбора или не может открыть смену.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права администратора или хотя бы права на добавление пользователей и физических лиц. Без них карточки будут открываться только на просмотр, и сохранить изменения не получится.

Что нужно подготовить перед добавлением кассира

Сначала определите, в какой роли будет работать сотрудник. В типовой Рознице есть готовые профили групп доступа: «Кассир», «Старший кассир», «Администратор». Обычному продавцу за кассой достаточно профиля «Кассир» — он даёт доступ к РМК, открытию и закрытию смены, внесению и выемке денег, но закрывает доступ к настройкам и отчётам.

Проверьте, что в базе уже создан магазин и касса ККМ, к которым будет привязан сотрудник. Если касса ещё не заведена, кассира добавить получится, но рабочее место не запустится — РМК не сможет определить, на каком оборудовании пробивать чеки.

Шаг 1. Создайте физическое лицо

Физическое лицо — это карточка с ФИО сотрудника, которая подставляется в чеки и кассовые документы. Откройте раздел «НСИ и администрирование» (в Рознице 2.3 — «Справочники») и найдите справочник «Физические лица». Нажмите «Создать» и введите фамилию, имя и отчество полностью — именно в таком виде они будут напечатаны на кассовом чеке.

При необходимости заполните дату рождения и другие данные, но для работы кассы обязательно только ФИО. Сохраните карточку кнопкой «Записать и закрыть». Если сотрудник уже есть в справочнике (например, заводился как менеджер), создавать дубликат не нужно — используйте существующую запись.

Шаг 2. Создайте пользователя и назначьте права

Перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка пользователей и прав» → «Пользователи». Нажмите «Создать» и заполните карточку: укажите имя для входа (логин), полное имя и в поле «Физическое лицо» выберите карточку, созданную на предыдущем шаге. Именно эта связь отвечает за подстановку ФИО кассира в чеки.

На вкладке аутентификации задайте пароль или оставьте вход без пароля, если кассиры выбираются из списка на общем рабочем месте. Затем откройте вкладку «Права доступа» (или «Группы доступа») и добавьте профиль «Кассир». Если сотрудник должен дополнительно делать возвраты без ограничений и закрывать смены за других, назначьте «Старший кассир».

1. 1
   Создайте физическое лицо с полным ФИО сотрудника
2. 2
   Создайте пользователя и привяжите его к физлицу
3. 3
   Назначьте профиль прав «Кассир»
4. 4
   Укажите магазин и кассу ККМ в настройках пользователя или рабочего места
5. 5
   Войдите под новым пользователем и проверьте запуск РМК

Шаг 3. Привяжите кассира к магазину и кассе ККМ

В типовой Рознице кассир видит только те кассы, которые относятся к его магазину. Откройте карточку пользователя и проверьте настройки рабочего места: в некоторых конфигурациях магазин задаётся в разделе «Настройки РМК» или в карточке самой кассы ККМ. Если сотрудник работает на конкретном компьютере, привязка чаще всего выполняется через настройку рабочего места: «Администрирование» → «Настройка рабочего места кассира».

В сетевых магазинах с распределёнными базами (РИБ) пользователя нужно создать в центральном узле и дождаться обмена с периферийной базой магазина. До синхронизации кассир не появится в списке выбора на кассе — это нормальное поведение, а не ошибка.

Проверка результата: вход под новым кассиром

Запустите базу и в окне авторизации выберите нового пользователя или введите его логин и пароль. Если настроен запуск РМК при входе, интерфейс кассира откроется автоматически. Попробуйте открыть кассовую смену: программа должна напечатать отчёт об открытии на фискальном регистраторе без ошибок.

Пробейте тестовый чек на небольшую сумму (или используйте режим тестирования, если он включён) и проверьте, что на чеке напечатано ФИО нового кассира. После проверки чек можно сторнировать возвратом, а смену закрыть штатно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вход в базу

Норма

Пользователь выбирается из списка и входит без сообщения об ошибке прав

Тревожный признак

Ошибка «Недостаточно прав» или пользователя нет в списке

Открытие смены

Норма

Смена открывается, печатается отчёт об открытии

Тревожный признак

Ошибка «Не удалось определить кассу ККМ»

Печать чека

Норма

На чеке указано ФИО нового кассира

Тревожный признак

ФИО отсутствует или указан другой сотрудник

Типичные ошибки и их устранение

Чаще всего проблема возникает из-за пропущенного шага в связке «физлицо — пользователь — права — касса». Ниже разобраны ситуации, с которыми сталкиваются чаще всего.

Если пользователь не отображается в списке выбора при входе, проверьте, не снят ли в его карточке флаг «Показывать в списке выбора» и не установлено ли «Вход в программу запрещён». Эти настройки часто остаются от копирования чужой карточки.

Дополнительные настройки: карты, штрихкоды и ограничения

Для быстрого входа кассиру можно выдать карту с штрихкодом или магнитной полосой. В карточке пользователя есть поле для штрихкода: считайте сканером карту, и код сохранится. После этого кассир сможет авторизоваться в РМК одним касанием карты, что ускоряет смену продавцов в течение дня.

Если нужно ограничить действия кассира (например, запретить скидки сверх заданного процента или отмену позиций в чеке), используйте настройки прав в профиле и механизм «Дополнительные права» в разделе настройки РМК. Для разовых операций вне полномочий предусмотрен вызов старшего кассира по карте — настраивается там же.

Удобно заводить кассиров копированием карточки уже настроенного сотрудника: права и настройки РМК подтянутся автоматически, останется только заменить ФИО, физлицо и пароль. После копирования обязательно проверьте привязку к физлицу — она часто остаётся от исходной карточки.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли работать нескольким кассирам на одной кассе под одним пользователем?

Технически можно, но не рекомендуется: на всех чеках будет одно ФИО, а в отчётах невозможно разделить выручку и ошибки по сотрудникам. Для каждого кассира лучше создать отдельного пользователя с собственным физлицом.

Почему кассир не виден в списке выбора при входе?

Проверьте три вещи: назначен ли профиль прав, не установлен ли запрет на вход в карточке пользователя и не включено ли скрытие из списка выбора. В распределённой базе дополнительно убедитесь, что прошёл обмен с центральным узлом.

Как сменить пароль кассира?

Откройте карточку пользователя в разделе «Пользователи», перейдите к настройкам аутентификации и задайте новый пароль. Кассир также может сменить пароль сам через персональные настройки, если ему не запрещено это правами.

Что делать, если кассир уволился?

Не удаляйте карточку: снимите с пользователя все профили прав и установите запрет на вход. Так вы сохраните корректную аналитику по прошлым продажам и ФИО на уже пробитых чеках.

Нужно ли сообщать о новом кассире в налоговую или ОФД?

Нет, регистрация кассира в ФНС или у оператора фискальных данных не требуется. ФИО кассира передаётся в чеке как реквизит, и достаточно, чтобы оно было корректно указано в карточке физлица в 1С.

Можно ли добавить кассира без прав администратора?

Только если у вашей учётной записи есть права на редактирование справочников «Пользователи» и «Физические лица». Обычно это делает администратор базы или старший менеджер с расширенным профилем.