Администрирование · 12 мин
Как дать доступ в 1С сотруднику: создание пользователя и настройка прав
Пошаговая инструкция, как дать доступ в 1С сотруднику: создание пользователя, настройка ролей и прав, доступ в клиент-серверном и файловом режиме.
Доступ нового сотрудника в 1С создаётся в два этапа: сначала заводится учётная запись пользователя в списке пользователей информационной базы, затем ему назначаются роли, определяющие, какие документы, справочники и отчёты он сможет открывать и изменять. В типовых конфигурациях (Бухгалтерия, Зарплата и управление персоналом, Управление торговлей) это делается прямо в интерфейсе программы через раздел администрирования, без привлечения программиста.
Важно понимать разницу между двумя уровнями доступа. Первый уровень — аутентификация: кто может войти в базу и под каким именем. Второй уровень — авторизация: какие права есть у вошедшего пользователя. Частая ошибка администраторов — создать учётную запись, но не назначить роли: сотрудник войдёт в программу и увидит пустой рабочий стол без единого документа.
Ниже разобраны оба сценария: настройка через интерфейс типовой конфигурации и работа со списком пользователей в конфигураторе, а также особенности клиент-серверного варианта, назначение ролей и проверка результата.
Что подготовить перед созданием доступа
Прежде чем заводить пользователя, определите, какие функции будет выполнять сотрудник. Кассиру не нужен доступ к регламентированной отчётности, а бухгалтеру по зарплате не обязательно видеть оптовые продажи. Список рабочих задач напрямую определяет набор ролей или профиль группы доступа, который вы назначите.
Убедитесь, что у вас самих есть права администратора: без полных прав кнопки добавления пользователей и настройки ролей будут недоступны. Также проверьте, в каком режиме работает база — файловом или клиент-серверном: в клиент-серверном варианте может потребоваться дополнительная настройка на стороне сервера 1С или служб каталогов.
Подготовьте данные сотрудника: ФИО для отображения в программе, имя для входа (логин), временный пароль. Если в компании используется доменная аутентификация Windows, уточните доменное имя учётной записи сотрудника — тогда пароль в 1С можно не задавать вовсе.
Как создать пользователя в типовой конфигурации
В типовых решениях на платформе 8.3 (Бухгалтерия предприятия, ЗУП, Управление торговлей, ERP) пользователи заводятся в режиме «Предприятие». Откройте раздел «Администрирование» и перейдите в подраздел «Пользователи и права» (в некоторых конфигурациях — «Настройка пользователей и прав»). Включите флажок «Пользователи и роли», если он ещё не установлен.
Нажмите кнопку «Создать» в списке пользователей. Заполните поле «Физическое лицо» или «Сотрудник» — связь с кадровым справочником нужна для подстановки подписей в документах и отчётах. Укажите имя для входа: именно его сотрудник будет вводить при запуске программы.
На вкладке аутентификации задайте пароль и при необходимости установите флажки «Потребовать смену пароля при входе» и «Запретить изменение пароля». Для доменных пользователей включите «Аутентификация операционной системы» и укажите учётную запись в формате «ДОМЕН\\Пользователь» — тогда вход в 1С будет происходить автоматически под текущей учётной записью Windows.
- 1Откройте «Администрирование → Пользователи и права → Пользователи»
- 2Нажмите «Создать» и свяжите пользователя с физическим лицом или сотрудником
- 3Задайте имя для входа и пароль или настройте аутентификацию ОС
- 4Назначьте профиль группы доступа или роли
- 5Сохраните и проверьте вход под новой учётной записью
Как назначить роли и профили доступа
Роль — это набор прав на объекты конфигурации: документы, справочники, регистры, отчёты. В типовых конфигурациях вместо ручного набора ролей обычно используются профили групп доступа — готовые комбинации вроде «Бухгалтер», «Менеджер по продажам», «Кассир», «Кадровик». Это снижает риск ошибки: профили уже согласованы между собой и проверены разработчиком конфигурации.
Чтобы назначить профиль, откройте карточку пользователя и перейдите по ссылке «Права доступа» или включите пользователя в нужную группу доступа через список «Группы доступа». Один пользователь может входить сразу в несколько групп — права суммируются, а не пересекаются.
Если типового профиля не хватает
Когда задачи сотрудника не укладываются в готовый профиль, скопируйте ближайший типовой профиль и скорректируйте копию: уберите лишние роли, добавьте недостающие. Изменять типовые профили напрямую не стоит — при обновлении конфигурации они могут быть перезаписаны, и ваши настройки пропадут.
Ограничение доступа на уровне записей (RLS)
Если сотрудник должен видеть документы только своей организации или своего склада, используйте профили с ограничением доступа на уровне записей. В карточке группы доступа укажите разрешённые значения: конкретные организации, склады, подразделения. Учтите, что RLS заметно усложняет запросы к базе и при больших объёмах данных может замедлить работу.
Как выбрать действие
Создание пользователя через конфигуратор
Если типовой механизм профилей недоступен (самописная конфигурация, старая версия) или нужно массово посмотреть всех пользователей базы, используйте конфигуратор. Откройте его под учётной записью с полными правами и перейдите в меню «Администрирование → Пользователи».
Нажмите «Добавить», укажите имя пользователя и полное имя. На вкладке «Прочее» отметьте роли, которые нужно назначить. Будьте внимательны с ролями «Полные права» и «Администратор системы»: они открывают доступ ко всем данным и настройкам, включая удаление объектов и изменение конфигурации. Назначайте их только ответственным администраторам.
Обратите внимание: пользователь, созданный только в конфигураторе, в типовых конфигурациях может работать некорректно, потому что не будет связан с элементом справочника «Пользователи». Правильный порядок для типовых решений — создавать пользователя в режиме «Предприятие», а конфигуратор использовать для диагностики и исправления ошибок.
Особенности клиент-серверного режима и веб-доступа
В клиент-серверном варианте список пользователей хранится в самой информационной базе, поэтому создание учётной записи ничем не отличается от файлового режима. Однако убедитесь, что у сервера 1С есть доступ к базе и что новый пользователь не заблокирован политиками безопасности кластера — например, ограничением по числу сеансов.
Для доступа через веб-браузер или мобильный клиент база должна быть опубликована на веб-сервере, а в карточке пользователя должна быть разрешена соответствующая аутентификация. Проверьте, что в свойствах публикации включён нужный тип клиента, иначе сотрудник получит ошибку подключения даже при верном логине и пароле.
Если компания использует несколько информационных баз, пользователя нужно создать в каждой из них отдельно — учётные записи между базами не синхронизируются автоматически. Исключение — аутентификация операционной системы: доменный пользователь сможет входить в любую базу, где ему заведена запись с привязкой к его доменному имени.
Как проверить, что доступ настроен правильно
После создания учётной записи выполните контрольный вход. Запустите 1С, выберите базу и войдите под новым именем пользователя с заданным паролем. Если включено требование смены пароля — смените его и войдите повторно.
Проверьте три вещи: сотрудник видит нужные разделы и может создавать свои рабочие документы; сотрудник не видит закрытые для него разделы (зарплата, регламентированная отчётность, настройки); журнал регистрации фиксирует действия именно этой учётной записи. Для быстрой проверки прав без повторного входа в типовых конфигурациях есть отчёт «Права доступа» в разделе администрирования.
Как проверить результат
Программа запускается, открывается рабочий стол с нужными разделами
Ошибка аутентификации или пустой интерфейс без разделов
Документ создаётся, проводится и сохраняется
Сообщение «Нарушение прав доступа»
Зарплата, настройки и чужие организации недоступны
Сотрудник открывает данные, которые видеть не должен
Действия привязаны к имени нового пользователя
События записываются под другим или пустым именем
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — создание пользователя без назначения ролей или группы доступа. Симптом: сотрудник входит в программу, но видит пустой рабочий стол. Лечится добавлением пользователя в нужную группу доступа.
Вторая частая проблема — дубли учётных записей. При смене фамилии или повторном приёме сотрудника заводят нового пользователя вместо переименования старого. В результате теряется история действий и накопленные настройки интерфейса. Переименовывайте существующую запись, а не создавайте новую.
Третья ошибка — копирование прав «по образцу» через создание копии чужой учётной записи. Так сотрудник получает чужие персональные настройки и иногда — чужие расширенные права. Правильный путь: добавить нового пользователя в ту же группу доступа, что и коллега с аналогичными задачами.
Блокировка доступа при увольнении
Доступ нужно не только выдавать, но и своевременно отключать. При увольнении сотрудника откройте его карточку пользователя и установите флажок «Недействителен» (в типовых конфигурациях) или снимите все флажки аутентификации в конфигураторе. Учётную запись лучше не удалять — иначе в журнале регистрации и документах ссылки на автора потеряют смысл.
Если сотрудник работал в клиент-серверном режиме и у него открыт сеанс, завершите сеанс принудительно через консоль кластера серверов 1С или из раздела «Активные пользователи» в режиме «Предприятие». Иначе доступ фактически сохранится до конца текущего сеанса.
Частые вопросы
Можно ли дать доступ сотруднику без пароля?
Да, если включена аутентификация операционной системы: пользователь входит в 1С автоматически под своей учётной записью Windows. Для файловых баз без домена это менее безопасно — любой, кто вошёл в Windows на этом компьютере, попадёт и в 1С, поэтому оценивайте риски.
Сотрудник входит в базу, но не видит ни одного документа. Что делать?
Почти всегда причина в отсутствии назначенных ролей или группы доступа. Откройте карточку пользователя, проверьте вкладку «Права доступа» и добавьте его в подходящую группу. Если права назначены, но документы не видны, проверьте ограничения на уровне записей — возможно, пользователю не разрешена ни одна организация.
Как дать доступ только на просмотр без права изменения?
Создайте отдельный профиль группы доступа, включив в него роли только на чтение нужных объектов, без ролей на добавление и изменение. В самописных конфигурациях аналогичный набор ролей назначается через конфигуратор с правами «Чтение» и «Просмотр» без «Добавление», «Изменение» и «Интерактивное удаление».
Нужно ли создавать пользователя заново в каждой базе?
Да, списки пользователей хранятся внутри каждой информационной базы и не синхронизируются между собой. Для доменных учётных записей достаточно завести пользователя с привязкой к одной и той же учётной записи Windows — пароль запоминать в каждой базе не потребуется.
Как узнать, какие права есть у конкретного сотрудника?
В типовых конфигурациях используйте отчёт «Права доступа» из раздела «Администрирование → Пользователи и права» — он покажет состав ролей и групп доступа выбранного пользователя. В конфигураторе тот же состав виден на вкладке «Прочее» в свойствах пользователя.
Что делать, если забыт пароль администратора базы?
Если в базе есть второй пользователь с полными правами, он может сбросить пароль через список пользователей. Если администратор единственный, потребуется восстановление доступа штатными средствами платформы с участием специалиста — самостоятельные эксперименты с файлами базы могут привести к потере данных.
Что важно запомнить
Доступ в 1С настраивается в два шага: создание учётной записи и назначение ролей или профиля группы доступа. Каждому сотруднику — отдельная учётная запись, полные права — только администраторам. После настройки обязательно проверьте вход и видимость разделов, а при увольнении блокируйте запись, не удаляя её.