Администрирование · 12 мин
Как архивировать 1С Бухгалтерию: резервное копирование и архивация базы
Как архивировать 1С Бухгалтерию: создание резервной копии через конфигуратор и выгрузку данных, настройка автоматического архивирования, проверка и восстановление базы.
Архивирование базы 1С Бухгалтерии — обязательная процедура, которая защищает данные учёта от потери при сбоях оборудования, ошибках пользователей, сбоях при обновлении конфигурации и вирусных атаках. Без актуальной резервной копии восстановить месяцы работы бухгалтерии может оказаться невозможно, а восстановление первичных документов потребует огромных затрат времени.
Термин «архивировать» в контексте 1С используется в двух смыслах: создание резервной копии информационной базы для защиты данных и архивирование старых периодов для уменьшения размера рабочей базы. В материале разобраны оба сценария: вы узнаете, как сделать копию через конфигуратор и штатными средствами программы, как настроить автоматическое копирование, как проверить целостность архива и как свернуть базу по старым периодам.
Способ архивирования зависит от режима работы базы: файловый вариант (база в папке на диске) и клиент-серверный (база на SQL Server, PostgreSQL или другой СУБД) требуют разных подходов. Подавляющее большинство малых организаций использует файловый режим, поэтому основной акцент сделан на нём, а особенности серверного варианта описаны отдельно.
Что такое архив 1С и в каких форматах хранятся копии
Перед началом работы важно различать три основных формата резервных копий. Первый — файл выгрузки .dt, который создаётся штатными средствами платформы. Это универсальный формат: из него базу можно развернуть на любом компьютере с совместимой версией платформы 1С, независимо от того, была ли исходная база файловой или серверной.
Второй формат — прямое копирование файла базы 1Cv8.1CD для файлового режима. Такой способ быстрее, но требует, чтобы с базой никто не работал в момент копирования, иначе копия может оказаться повреждённой или несогласованной. Третий формат — резервная копия средствами СУБД (например, backup в MS SQL Server) для клиент-серверных баз.
Дополнительно в типовой 1С Бухгалтерии есть встроенный механизм резервного копирования из режима «Предприятие» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Резервное копирование и восстановление»). Он удобен для бухгалтера без доступа к конфигуратору и умеет работать по расписанию, но применим только к файловым базам.
Как сделать архив через конфигуратор
Выгрузка через конфигуратор — самый надёжный способ, рекомендуемый перед любыми опасными операциями: обновлением конфигурации, переносом базы на другой компьютер, исправлением данных. Порядок действий одинаков для файловых и серверных баз.
- 1Завершите работу всех пользователей с базой и закройте сеансы 1С:Предприятия
- 2Откройте конфигуратор: ярлык 1С → выбор базы → кнопка «Конфигуратор»
- 3В меню выберите «Администрирование» → «Выгрузить информационную базу»
- 4Укажите папку для сохранения и имя файла, например BuhBackup_15-03.dt
- 5Дождитесь окончания выгрузки — платформа сообщит об успешном завершении
- 6Проверьте, что файл .dt появился в указанной папке и имеет ненулевой размер
Время выгрузки зависит от размера базы: компактная база небольшой организации выгружается за пару минут, база объёмом в несколько гигабайт может выгружаться десятки минут. Не прерывайте процесс и не выключайте компьютер до завершения — прерванная выгрузка даст непригодный файл.
Имя файла лучше формировать с датой в формате ГГГГ-ММ-ДД, чтобы архивы корректно сортировались по имени и было понятно, какая копия свежая. Храните файлы выгрузки не в папке самой базы, а на отдельном диске, сетевом ресурсе или внешнем носителе.
Копирование файла базы 1Cv8.1CD
Для файловой базы допустим простой способ — скопировать файл 1Cv8.1CD из папки базы средствами проводника или любого архиватора (7-Zip, WinRAR). Сжатие архиватором уменьшит размер копии в несколько раз и позволит защитить её паролем.
Главное условие — во время копирования с базой никто не должен работать. Если файл скопировать в момент активных сеансов, копия может содержать несогласованные данные и не открыться. Чтобы гарантировать отсутствие сеансов, либо договоритесь с пользователями о времени копирования, либо выполняйте его в нерабочие часы.
Узнать путь к папке базы можно в стартовом окне 1С: выделите базу в списке — внизу окна отобразится строка вида File="D:\Bases\Buh";. Именно в этой папке находится файл 1Cv8.1CD.
Резервное копирование штатными средствами 1С Бухгалтерии
Если у бухгалтера нет доступа к конфигуратору, используйте встроенный механизм типовой конфигурации. Откройте раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Резервное копирование и восстановление». Здесь доступно создание копии вручную и настройка автоматического копирования по расписанию.
При настройке расписания укажите папку хранения копий (желательно на другом диске или сетевом ресурсе), периодичность (например, ежедневно при завершении работы) и количество хранимых копий. Ограничение числа копий важно: без него архивы постепенно займут всё свободное место на диске.
Обратите внимание: резервная копия, создаваемая из режима «Предприятие», требует монопольного доступа в момент создания. Если в базе работают другие пользователи, программа предложит завершить их сеансы или отложит копирование.
Архивирование клиент-серверной базы
В клиент-серверном варианте данные хранятся не в файле 1Cv8.1CD, а в базе данных СУБД. Копирование файлов сервера здесь бессмысленно — нужны либо выгрузка .dt через конфигуратор, либо штатные средства резервного копирования самой СУБД.
Для MS SQL Server копию создают через SQL Server Management Studio: правый клик по базе → Tasks → Back Up. Такой backup можно автоматизировать планом обслуживания (maintenance plan) с ежедневным полным копированием. Аналогичные механизмы есть у PostgreSQL (pg_dump) и других поддерживаемых СУБД.
Сравнение способов
Универсально и надёжно, подходит для переноса между платформами. Минус — медленно на больших базах и требует монопольного доступа.
Быстро и просто для файловых баз. Минус — обязательно закрытие всех сеансов, иначе копия может быть повреждена.
Удобно для бухгалтера, работает по расписанию. Минус — только файловые базы и только при запущенной программе.
Оптимально для серверных баз, легко автоматизируется. Минус — требует навыков администрирования СУБД.
Архивация старых периодов: свертка базы
Второй смысл «архивирования» — уменьшение рабочей базы за счёт переноса старых периодов в отдельный архив. С годами база разрастается, документы открываются медленнее, а обновления занимают больше времени. Для решения этой проблемы в типовой 1С Бухгалтерии есть обработка свертки базы.
Свертка доступна в разделе «Администрирование» → «Обслуживание» → «Свертка информационной базы» (в некоторых версиях — «Сервис» → «Свертка информационной базы»). Обработка формирует документы ввода остатков на выбранную дату и удаляет документы более ранних периодов. Перед сверткой обязательно сделайте полную выгрузку .dt — операция необратима.
Практичный подход — перед сверткой создать отдельную архивную базу: загрузите копию .dt в новую пустую базу, назовите её, например, «Бухгалтерия_архив», и оставьте в ней полную историю. Рабочую базу сворачивайте, а старые документы при необходимости смотрите в архивной копии. Так вы сохраните доступ к первичке прошлых лет, которая может понадобиться при налоговой проверке.
Проверка архива и восстановление базы
Архив, который ни разу не проверяли восстановлением, нельзя считать надёжным. Периодически — хотя бы раз в месяц — выполняйте контрольное восстановление в тестовую базу: создайте пустую базу в списке 1С, откройте её конфигуратором и выполните «Администрирование» → «Загрузить информационную базу», указав файл .dt.
После загрузки зайдите в базу в режиме «Предприятие» и убедитесь, что открываются документы, строятся отчёты (например, оборотно-сальтовая ведомость) и данные соответствуют ожиданиям. Если база загрузилась и работает — архив годен.
Как проверить результат
Файл .dt или копия 1Cv8.1CD есть в папке, размер сопоставим с базой
Файл отсутствует, имеет нулевой размер или аномально мал
База загружается в тестовую копию без ошибок и открывается
При загрузке появляются ошибки, база не открывается
ОСВ и документы в восстановленной копии совпадают с рабочей базой
Отчёты не строятся, документы отсутствуют или не открываются
Есть архив не старше последнего рабочего дня
Последняя копия создана недели назад
При реальном восстановлении рабочей базы действуйте осторожно: загрузка .dt полностью заменяет текущую базу. Перед загрузкой обязательно выгрузите текущее состояние в отдельный файл, даже если база кажется испорченной — из неё иногда удаётся извлечь часть данных.
Как выбрать действие
Оптимальная стратегия хранения — правило «нескольких копий»: свежая копия на другом диске того же компьютера, копия на сетевом ресурсе или внешнем диске и, по возможности, копия вне офиса. Глубина хранения зависит от интенсивности работы: обычно достаточно ежедневных копий за последние две недели и ежемесячных — за год.
Что важно запомнить
Основной способ архивирования — выгрузка .dt через конфигуратор при закрытых сеансах. Копии храните минимум в двух независимых местах, настройте автоматическое копирование и регулярно проверяйте архивы тестовым восстановлением. Перед сверткой базы и любыми рискованными операциями всегда делайте полную выгрузку.
Частые вопросы об архивировании 1С
Как часто нужно архивировать базу 1С Бухгалтерии?
Минимум — ежедневно в конце рабочего дня, если в базе ведётся активный учёт. При небольшом объёме операций допустимо копирование раз в 2–3 дня, но помните: восстановить придётся всю работу с даты последней копии. Отдельная копия обязательна перед каждым обновлением конфигурации или платформы.
Чем отличается файл .dt от копии файла 1Cv8.1CD?
Файл .dt — это выгрузка средствами платформы, пригодная для восстановления на любом компьютере и переноса между файловым и серверным режимами. Копия 1Cv8.1CD — побайтовая копия файловой базы; она создаётся быстрее, но требует закрытия всех сеансов и привязана к файловому режиму работы.
Можно ли архивировать базу, пока в ней работают пользователи?
Выгрузка .dt и встроенное резервное копирование требуют монопольного доступа — сеансы придётся завершить. Простое копирование файла 1Cv8.1CD при открытых сеансах категорически не рекомендуется: копия может оказаться повреждённой. Для серверных баз backup средствами СУБД обычно выполняется без отключения пользователей, но это зависит от настроек СУБД.
Сколько места занимают архивы и сколько копий хранить?
Размер .dt обычно заметно меньше размера базы благодаря внутреннему сжатию. Практичная схема: ежедневные копии за 10–14 дней, еженедельные за 1–2 месяца и ежемесячные за год. Следите за свободным местом на диске хранения — переполнение диска приведёт к сбоям при создании новых копий.
Как восстановить базу из архива, если 1С не запускается?
Создайте в стартовом окне 1С новую пустую информационную базу, откройте её конфигуратором и выполните «Администрирование» → «Загрузить информационную базу», указав файл .dt. Если копия — это файл 1Cv8.1CD, просто поместите его в папку новой базы, заменив пустой файл. После загрузки проверьте работоспособность в режиме «Предприятие».
Нужно ли архивировать базу, если она работает в облаке или на сервере провайдера?
Да. Облачные сервисы часто делают собственные копии, но условия и глубина хранения у них разные, а доступ к копиям может быть ограничен. Периодически делайте собственную выгрузку .dt и храните её локально — это защитит и от технических сбоев, и от потери доступа к сервису.