Где в 1С хранятся персональные данные и как их найти

Персональные данные в 1С распределены по нескольким объектам конфигурации: справочникам сотрудников и физических лиц, регистрам сведений с документами и адресами, а также данным контрагентов и пользователей. Точное расположение зависит от конфигурации — в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) структура одна, в «1С:Бухгалтерии» и «1С:Управление торговлей» — другая.

Знание того, где физически хранятся ФИО, паспортные данные, СНИЛС, ИНН и адреса, нужно в трёх ситуациях: при подготовке к проверке Роскомнадзора, при настройке прав доступа и при выполнении требований 152-ФЗ об учёте и защите персональных данных. В типовых конфигурациях для этого предусмотрены специальные подсистемы и отчёты.

Ниже разобрано, где искать персональные данные в основных конфигурациях, как работает встроенная подсистема защиты ПДн, какие отчёты использовать и какие ошибки чаще всего приводят к утечкам или штрафам.

Где хранятся персональные данные сотрудников в 1С:ЗУП

В «1С:Зарплата и управление персоналом» основная информация о работниках сосредоточена в двух связанных справочниках. Справочник «Физические лица» хранит общие данные человека: ФИО, дату рождения, пол. Справочник «Сотрудники» содержит сведения о трудовых отношениях — подразделение, должность, табельный номер. Один человек может быть связан с несколькими сотрудниками, если работает по совместительству.

Документы, удостоверяющие личность, хранятся не в карточке сотрудника напрямую, а в регистре сведений «Документы физических лиц». Туда попадают серия и номер паспорта, кем и когда выдан, а также данные СНИЛС, ИНН, военного билета. Адреса и телефоны хранятся в табличной части «Контактная информация» справочника «Физические лица» — это единый механизм хранения контактов во всех типовых конфигурациях.

История изменения ФИО (например, при смене фамилии) фиксируется в регистре сведений «ФИО физических лиц». Это важно: если просто отредактировать поле в карточке, история может не сохраниться, и старые отчёты начнут выводить новую фамилию за прошлые периоды, что исказит кадровый учёт.

Персональные данные в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях

В «1С:Бухгалтерии предприятия» персональные данные встречаются в нескольких местах. Справочник «Физические лица» хранит ФИО, ИНН, СНИЛС, документы сотрудников, если ведётся расчёт зарплаты. Справочник «Контрагенты» содержит данные физических лиц-покупателей и поставщиков: ФИО, адреса, телефоны, банковские реквизиты. Отдельно хранятся данные подотчётных лиц и учредителей.

В «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексной автоматизации» добавляются карточки клиентов с контактной информацией, адресами доставки и историей покупок. Если компания работает с розницей и программами лояльности, в базе накапливаются телефоны, даты рождения и предпочтения покупателей — это тоже персональные данные в смысле 152-ФЗ.

Неочевидное место хранения — справочник «Пользователи» и информационные карты. Логины, служебные телефоны и адреса электронной почты сотрудников, указанные при заведении учётных записей, формально тоже являются персональными данными и подпадают под требования по защите.

Подсистема «Защита персональных данных» в типовых решениях

В конфигурациях на базе Библиотеки стандартных подсистем (ЗУП, Бухгалтерия, УТ, ERP) встроен механизм учёта персональных данных. Он находится в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Защита персональных данных» или в ЗУП — «Настройка» → «Персональные данные». Там включается учёт согласий на обработку ПДн и контроль доступа.

После включения механизма программа начинает фиксировать события доступа к персональным данным в журнале регистрации: кто, когда и к каким сведениям обращался. Это одно из ключевых требований при проверках — организация должна уметь показать, кто работал с данными конкретного человека.

В ЗУП также доступна печатная форма «Согласие на обработку персональных данных», которая формируется из карточки сотрудника с автоматической подстановкой его данных. Это удобно при приёме на работу: документ создаётся в пару кликов и хранится вместе с кадровыми документами.

1. 1
   Откройте «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Защита персональных данных»
2. 2
   Включите флажок учёта событий доступа к персональным данным
3. 3
   Проверьте, что журнал регистрации включён и не очищается автоматически
4. 4
   Настройте профили групп доступа, ограничив права на справочники физлиц
5. 5
   Сформируйте тестовое обращение к данным и проверьте запись в журнале регистрации

Как найти все данные конкретного человека

Для исполнения требования субъекта персональных данных (например, запроса работника о том, какие его данные обрабатываются) нужно собрать сведения из всех объектов. Начните со справочника «Физические лица»: найдите карточку поиском по ФИО, откройте все связанные ссылки — документы, контактную информацию, историю ФИО.

Затем проверьте связанные объекты: сотрудников этого физлица, кадровые документы (приёмы, переводы, увольнения), начисления и выплаты. В ЗУП для этого удобно использовать отчёты «Личные данные сотрудника» и «Штатное расписание», в Бухгалтерии — карточку физлица с переходом по ссылкам «Документы».

Для поиска по всей базе в клиент-банковских конфигурациях можно использовать полнотекстовый поиск данных (если он включён) — он находит упоминания ФИО даже в комментариях и текстах документов. Это полезно, когда данные могли попасть в произвольные поля, например в назначение платежа.

Перед выдачей сведений по запросу субъекта убедитесь, что запросивший — действительно тот самый человек или его законный представитель. Выдача персональных данных третьему лицу без основания сама по себе является нарушением 152-ФЗ.

Настройка прав доступа к персональным данным

Ограничение доступа настраивается через профили групп доступа: «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Профили групп доступа». В типовых профилях уже есть готовые роли, например «Кадровик» и «Расчётчик зарплаты», которые разграничивают доступ к кадровым данным и начислениям.

Для тонкой настройки используется механизм RLS (ограничение доступа на уровне записей): можно разрешить кадровику видеть сотрудников только своего подразделения или организации. Это особенно актуально для холдингов с несколькими юрлицами в одной базе.

Отдельно проверьте права на внешние печатные формы, обработки и отчёты: через них пользователь с минимальными правами иногда может получить выгрузку данных, к которым напрямую доступа не имеет. Также ограничьте право «Вывод» (печать, сохранение табличных документов) для ролей, работающих с массовыми списками физлиц.

Типичные ошибки при работе с персональными данными в 1С

Самая частая ошибка — дубли физических лиц. Когда один человек заведён дважды с разным написанием ФИО, его данные «размазываются» по двум карточкам: паспорт в одной, СНИЛС в другой. Это ломает отчётность в фонды и мешает корректно исполнять запросы субъектов данных. Для поиска дублей в типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование».

Вторая ошибка — хранение лишних данных. В комментариях к документам и в свободных полях карточек пользователи нередко пишут сведения, которые не нужны для учёта: семейное положение, диагнозы, состав семьи. Такие данные трудно контролировать, и их обработка без оснований является нарушением.

Третья группа ошибок — техническая: отключённый журнал регистрации, архивные копии баз без защиты, тестовые копии с реальными данными сотрудников, доступные разработчикам. Копии баз для обкатки обновлений должны либо обезличиваться, либо храниться с тем же уровнем защиты, что и рабочая база.

Как проверить, что защита настроена правильно

Контрольная проверка начинается с аудита прав: сформируйте отчёт по профилям групп доступа и убедитесь, что доступ к справочнику «Физические лица» и регистрам документов имеют только те роли, которым это нужно по должности. Типовой признак проблемы — роль «Полные права» у бухгалтеров-расчётчиков или менеджеров.

Затем проверьте журнал регистрации: отфильтруйте события доступа к персональным данным за последнюю неделю и убедитесь, что записи создаются и содержат пользователя, объект и время. Пустой журнал при включённой настройке означает, что либо фильтр событий настроен неверно, либо журнал очищается регламентным заданием.

Наконец, проверьте резервные копии: где они лежат, кто имеет к ним доступ, зашифрованы ли. Копия базы на общем сетевом диске без пароля сводит на нет всю настройку прав внутри программы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Права на справочник «Физические лица»

Норма

Доступ только у кадровых и расчётных ролей

Тревожный признак

Доступ у всех пользователей или у роли «Полные права»

Журнал регистрации

Норма

Есть события доступа к ПДн за последние дни

Тревожный признак

Журнал пустой или очищается автоматически

Резервные копии

Норма

Хранятся в защищённом хранилище с ограниченным доступом

Тревожный признак

Лежат на общем диске без пароля

Дубли физлиц

Норма

Обработка поиска дублей ничего не находит

Тревожный признак

Несколько карточек на одного человека

Часто задаваемые вопросы

Где в 1С посмотреть паспортные данные сотрудника?

Откройте карточку сотрудника или физического лица и перейдите по ссылке «Личные данные» (в ЗУП) или откройте вкладку с документами в карточке физлица (в Бухгалтерии). Технически сведения хранятся в регистре сведений «Документы физических лиц», где видна история смены документов.

Можно ли удалить персональные данные уволенного сотрудника из 1С?

Полное удаление обычно невозможно и не требуется: данные нужны для налогового и пенсионного учёта в течение установленных сроков хранения. Правильный подход — ограничить доступ к архивным карточкам и по истечении сроков хранения использовать механизмы уничтожения или обезличивания данных.

Что делать, если в базе нашлись дубли физических лиц?

Используйте типовую обработку «Поиск и удаление дублей» из раздела «Администрирование». Перед объединением проверьте, какие документы и регистры ссылаются на каждую карточку, и убедитесь, что документы (паспорт, СНИЛС) после объединения остались корректными.

Нужно ли шифровать базу 1С для защиты персональных данных?

Сама по себе база 1С не шифруется штатными средствами, но защита обеспечивается комплексно: разграничение прав в программе, защита сервера СУБД, шифрование дисков и резервных копий, контроль доступа в помещение с сервером. Перечень мер определяется моделью угроз и требованиями регуляторов для вашей категории операторов ПДн.

Кто в организации должен отвечать за персональные данные в 1С?

Приказом назначается ответственный за обработку персональных данных. На практике техническую часть (права, журнал, копии) ведёт администратор 1С, а организационную (согласия, сроки хранения, ответы на запросы) — кадровая служба или юрист. Важно, чтобы зоны ответственности были зафиксированы документально.

Видно ли в 1С, кто смотрел данные конкретного сотрудника?

Да, если включён учёт событий доступа к персональным данным в подсистеме защиты ПДн. События фиксируются в журнале регистрации с указанием пользователя, времени и объекта. Без включения этой настройки детального протокола просмотров не будет.