Где найти персональные данные в 1С

Персональные данные в 1С распределены по нескольким типам объектов: справочникам, документам, регистрам сведений и регистрам накопления. Чтобы найти конкретную информацию о сотруднике, клиенте или контрагенте, нужно понимать, какая конфигурация используется и где именно она хранит чувствительные поля — ФИО, паспортные данные, ИНН, СНИЛС, адреса, банковские реквизиты.

В типовых решениях — «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей», «1С:ERP» — структура хранения персональных данных различается. В кадровых продуктах основной массив сосредоточен в справочнике «Физические лица» и связанных регистрах, в торговых — в карточках контрагентов и партнёров. Ниже разобраны конкретные места хранения, способы поиска и ограничения доступа.

Отдельная задача — поиск персональных данных по всей базе сразу, например при подготовке к проверке по 152-ФЗ «О персональных данных» или при отработке запроса субъекта на удаление его данных. Для этого в типовых конфигурациях есть встроенные инструменты, а для нестандартных случаев применяются универсальные отчёты и обработки.

Какие данные считаются персональными и где они находятся

Под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому физическому лицу: ФИО, дата и место рождения, паспортные данные, СНИЛС, ИНН, адрес регистрации и проживания, телефон, email, банковские реквизиты, сведения о семье, образовании, инвалидности. В 1С эти сведения не лежат в одном месте — они распределены по объектам конфигурации.

Основные точки концентрации персональных данных в типовых решениях:

• Справочник «Физические лица» — ФИО, пол, дата рождения, ИНН, СНИЛС; это центральный объект в ЗУП и Бухгалтерии.
• Справочник «Сотрудники» — привязка физлица к организации, табельный номер, должность.
• Справочники «Контрагенты» и «Партнёры» — данные физлиц-покупателей, поставщиков, самозанятых.
• Регистры сведений — «Документы физических лиц» (паспорта), «Контактная информация», «ФИО физических лиц» (история смены фамилии).
• Документы — приёмы на работу, договоры ГПХ, заявления, больничные, счета и акты с подписантами.

Персональные данные сотрудников в 1С:ЗУП

В «1С:Зарплата и управление персоналом» основная карточка — это элемент справочника «Физические лица». Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», выберите сотрудника и перейдите по ссылке на физическое лицо. В карточке собраны личные данные, а по гиперссылкам доступны детальные формы.

Конкретные места хранения в карточке физлица:

• «Личные данные» — ФИО, дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС, страховое свидетельство.
• «Документы, удостоверяющие личность» — паспортные серия, номер, кем и когда выдан; история хранится в регистре «Документы физических лиц».
• «Адреса и телефоны» — адреса регистрации, фактического проживания, телефоны, email (регистр «Контактная информация»).
• «Семья, образование, воинский учёт» — состав семьи, дипломы, сведения о воинской обязанности.
• «Инвалидность, налоговый статус» — справки МСЭ, статус нерезидента.

Часть сведений находится не в карточке, а в документах: приказы о приёме и увольнении, договоры ГПХ, заявления на отпуск, больничные листы, исполнительные листы с алиментами. Если нужна полная картина по человеку, используйте отчёт «Личные данные сотрудника» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») — он собирает сведения из карточки и кадровых документов в одну печатную форму.

Персональные данные в 1С:Бухгалтерии и торговых конфигурациях

В «1С:Бухгалтерии предприятия» данные физлиц разбросаны уже: справочники «Физические лица» и «Сотрудники» (раздел «Зарплата и кадры» или «Справочники»), карточки контрагентов с типом «Физическое лицо», подотчётные лица. Паспортные данные и адреса открываются из карточки физлица по ссылкам «Паспортные данные» и «Адреса, телефоны».

В «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексной автоматизации» покупатели-физлица хранятся в справочнике «Партнёры» с контактной информацией, а юридические реквизиты — в связанных «Контрагентах». Данные дисконтных карт, программ лояльности и подписок на рассылки — дополнительные места, где накапливаются телефоны и email клиентов.

Как найти персональные данные по всей базе

Когда нужно найти все упоминания конкретного человека — например, по запросу субъекта персональных данных, — ручной обход справочников не подходит. Есть три рабочих способа.

Полнотекстовый поиск. Если он включён (Администрирование → «Общие настройки» → «Полнотекстовый поиск»), введите фамилию или номер документа в строку поиска в верхней части окна. Система найдёт совпадения во всех индексируемых объектах: справочниках, документах, комментариях. Ограничение: поиск работает по целым словам и не показывает данные регистров, не включённых в индекс.

Отчёт «Персональные данные». В ЗУП и некоторых других конфигурациях с подсистемой защиты персональных данных есть штатный инструмент: раздел «Администрирование» → «Настройки работы с персональными данными» или отчёт по субъектам. Он показывает, какие данные по физлицу где зафиксированы.

Универсальный отчёт и поиск ссылок. Через «Все функции» → «Стандартные» → «Поиск ссылок на объекты» можно найти все документы и записи, где используется конкретное физлицо. Это самый полный способ: он покажет даже объекты, недоступные полнотекстовому поиску.

1. 1
   Откройте справочник «Физические лица» и найдите нужного человека по ФИО
2. 2
   Скопируйте ссылку на элемент или запомните его точное наименование
3. 3
   Откройте «Все функции» → «Стандартные» → «Поиск ссылок на объекты»
4. 4
   Добавьте объект в список и запустите поиск
5. 5
   Изучите найденные документы и регистры — это полный перечень мест хранения
6. 6
   Для проверки дополнительно выполните полнотекстовый поиск по фамилии и номеру паспорта

Права доступа и журнал регистрации

Видеть персональные данные должны только те пользователи, которым это нужно по должностным обязанностям. В типовых конфигурациях доступ настраивается через профили групп доступа: «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Профили групп доступа». Например, роль «Кадровик» открывает карточки сотрудников, но не даёт доступа к расчётным листкам.

Если в базе включено разделение по организациям или используется ограничение доступа на уровне записей (RLS), пользователь увидит персональные данные только «своих» подразделений. Проверить, кто фактически открывал карточку или документ, можно в журнале регистрации: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Журнал регистрации», отбор по событию «Данные. Получение» или по пользователю.

Как выгрузить или удалить персональные данные

Выгрузка по одному человеку делается через печатные формы: «Личные данные сотрудника» в ЗУП, печать карточки контрагента в торговых конфигурациях. Для массовой выгрузки используйте универсальный отчёт по справочнику с нужными полями или обработку «Выгрузка и загрузка данных XML» — последняя требует прав администратора и аккуратности.

Удаление данных по требованию субъекта — отдельная процедура. В конфигурациях с подсистемой защиты ПДн есть обработка «Скрытие персональных данных» (или «Уничтожение персональных данных»): она заменяет ФИО, паспорт и контакты на обезличенные значения, сохраняя целостность учёта — проведённые документы и отчётность не ломаются. Прямое удаление элемента справочника, на который ссылаются документы, технически заблокировано, и обходить это ограничение не следует.

Проверка результата и контрольные точки

После поиска или скрытия персональных данных убедитесь, что результат полный и корректный. Сравните количество найденных объектов с ожиданием: если по сотруднику с десятилетним стажем найдено два документа, поиск выполнен не полностью — проверьте регистры и архивные кадровые приказы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Полнота поиска по физлицу

Норма

Поиск ссылок показывает справочники, документы и регистры, отчёт формируется без пустых разделов

Тревожный признак

Найдены только карточки, документы отсутствуют — вероятно, поиск выполнен не по всем объектам

Скрытие персональных данных

Норма

В карточке обезличенные значения, отчёты за прошлые периоды формируются без ошибок

Тревожный признак

Документы не проводятся, в отчётах пустые ФИО там, где данные нужны для учёта

Доступ пользователей

Норма

Пользователь без профиля кадровика не открывает карточки физлиц

Тревожный признак

Данные видны всем или, наоборот, кадровик не видит своих сотрудников

Перед аудитом персональных данных полезно составить реестр: какие поля где хранятся и кто имеет к ним доступ. В типовых конфигурациях половина такого реестра уже покрывается настройками подсистемы защиты ПДн — там можно указать сроки хранения и области данных.

Часто задаваемые вопросы

Где в 1С посмотреть паспортные данные сотрудника?

В ЗУП: карточка сотрудника → ссылка на физическое лицо → раздел «Документы, удостоверяющие личность». В Бухгалтерии: справочник «Физические лица» → ссылка «Паспортные данные». Хранится история: если паспорт менялся, откроется список записей с датами.

Можно ли найти человека по номеру телефона или СНИЛС?

Да, если включён полнотекстовый поиск — введите номер в строку поиска. Альтернатива: в списке справочника «Физические лица» выведите колонку «ИНН» или «СНИЛС» через «Изменить форму» и используйте поиск по этому полю.

Почему поиск не находит сотрудника, который точно есть в базе?

Частые причины: полнотекстовый поиск выключен или индекс устарел (нужно обновить индекс в настройках), у вас нет прав на объект, либо фамилия изменена и вы ищете по старой — история ФИО хранится в регистре «ФИО физических лиц».

Как удалить персональные данные уволенного сотрудника по его требованию?

Используйте штатную обработку скрытия (уничтожения) персональных данных в разделе администрирования настроек защиты ПДн. Она обезличит данные, не нарушая учёт. Учтите: часть сведений работодатель обязан хранить по закону (например, для ПФР и налоговой), поэтому полное удаление не всегда правомерно.

Где хранятся персональные данные клиентов в 1С:Управление торговлей?

В справочнике «Партнёры» (ФИО, контакты, адреса) и связанных «Контрагентах» (реквизиты). Дополнительно проверьте дисконтные карты, согласия на рассылки и заказы покупателей — там тоже фиксируются телефоны и адреса доставки.

Кто в компании должен иметь доступ к персональным данным в 1С?

Только сотрудники, которым данные нужны для работы: кадровики, расчётчики зарплаты, бухгалтеры по налогам. Доступ оформляется профилями групп доступа, а перечень допущенных лиц обычно закрепляется приказом по организации в рамках требований 152-ФЗ.