Где хранятся файлы в 1С Документооборот и как это настроить

Приложенные файлы в 1С:Документооборот — сканы договоров, подписанные акты, вложения писем — могут храниться двумя способами: непосредственно в базе данных или в специальных томах на диске сервера. Выбор режима определяется настройкой программы, и от него зависит скорость работы базы, удобство резервного копирования и расход дискового пространства SQL-сервера.

По умолчанию во многих внедрениях файлы складываются прямо в информационную базу. Это просто, но при активной работе пользователей база быстро разрастается до десятков и сотен гигабайт, что замедляет бэкапы, обновления и реструктуризацию. Поэтому для производственных систем с большим потоком документов рекомендуется хранение в томах на диске.

Ниже разберём, как определить текущий режим хранения, где физически искать файлы в обоих вариантах, как настроить тома и перенести накопленные данные без потерь.

Как определить, какой режим хранения используется

Первый шаг — понять, как настроена программа именно у вас. Откройте раздел «Настройка и администрирование» (в некоторых версиях — «Администрирование») и найдите подраздел настроек работы с файлами. Там находится флаг «Хранить файлы в томах на диске».

Если флаг снят — все двоичные данные файлов лежат внутри базы данных. Если установлен — новые файлы записываются в тома, а в базе остаются только метаданные: имя файла, автор, дата, путь к файлу в томе.

Учтите важный нюанс: переключение режима не перемещает уже сохранённые файлы автоматически. Если вы включили тома сегодня, старые файлы останутся в базе до явного переноса, а новые начнут писаться на диск. Это штатная ситуация, но она требует отдельной обработки накопленного объёма.

Хранение файлов внутри базы данных

В режиме хранения в базе двоичное содержимое каждой версии файла помещается в таблицы информационной базы — фактически в данные справочника версий файлов. Пользователь видит файл в карточке документа, а физически это BLOB-поле в базе MS SQL Server, PostgreSQL или в файле 1Cv8.1CD при файловом варианте работы.

Отдельного каталога на диске, где можно было бы «зайти и посмотреть» файлы, в этом режиме нет. Попытки искать документы в папке с базой бессмысленны: в файловом варианте всё лежит внутри единого файла 1Cv8.1CD, в клиент-серверном — внутри базы СУБД.

Признак того, что база перегружена файлами: непропорционально большой размер 1Cv8.1CD или файлов данных SQL при относительно небольшом количестве документов, долгие регламентные операции и медленная выгрузка в DT.

Хранение файлов в томах на диске

Том — это обычный каталог на диске сервера или сетевом ресурсе, зарегистрированный в справочнике «Тома хранения файлов». При сохранении файла программа кладёт его в подкаталог тома (как правило, с разбиением по датам) и записывает относительный путь в базу. Само двоичное содержимое в базу не попадает.

Физически файлы в томе выглядят как обычные документы с исходными расширениями — их можно открыть напрямую из проводника, что удобно для диагностики. Однако имена файлов внутри тома могут формироваться служебным образом, поэтому ориентироваться стоит по данным карточки файла в программе, а не по структуре папок.

Путь к тому задаётся для каждой группы доступа или в общем виде — в зависимости от настроек. В клиент-серверном варианте путь должен быть доступен с сервера 1С:Предприятия, а не с компьютеров пользователей. Это частая причина ошибок: администратор указывает сетевой путь, который виден с его рабочей станции, но недоступен учётной записи службы сервера 1С.

Настройка томов хранения файлов

Настройка выполняется в два этапа: сначала создаётся каталог на диске и выдаются права, затем том регистрируется в программе. Порядок действий приведён ниже.

1. 1
   Создайте на сервере каталог для тома, например D:\1C_Files, на диске с достаточным запасом места
2. 2
   Предоставьте учётной записи службы агента сервера 1С полные права на этот каталог
3. 3
   В программе откройте справочник «Тома хранения файлов» и создайте новый том
4. 4
   Укажите полный путь к каталогу для нужной группы доступа (или общий путь)
5. 5
   Включите настройку «Хранить файлы в томах на диске» в параметрах работы с файлами
6. 6
   Создайте тестовый файл в карточке документа и убедитесь, что он появился в каталоге тома

При выборе диска ориентируйтесь на прогноз роста: посчитайте средний прирост файлов за месяц и заложите запас минимум на год вперёд. Том, переполненный до отказа, приведёт к ошибкам сохранения файлов у всех пользователей одновременно.

Если томов несколько, программа распределяет новые файлы по ним по порядку или по условиям, заданным настройками. Это позволяет подключать дополнительные диски по мере роста объёма без остановки работы.

Размещайте тома на отдельном дисковом массиве или хотя бы отдельном разделе, а не на системном диске сервера. Переполнение системного раздела остановит не только запись файлов, но и работу самого сервера.

Перенос накопленных файлов из базы в тома

Если система работала в режиме хранения в базе, после включения томов нужно выполнить перенос. В типовой конфигурации для этого предусмотрена регламентная обработка переноса файлов в тома — она последовательно выгружает двоичные данные из базы в каталоги томов и обновляет сведения о месте хранения.

Перед запуском обязательно сделайте полную резервную копию базы и проверьте, что места в томах достаточно с запасом: объём выгружаемых файлов примерно равен приросту, который они давали базе. Перенос большого объёма выполняйте в нерабочее время — операция ресурсоёмкая.

После завершения переноса размер базы сам по себе не уменьшится мгновенно. В файловом варианте потребуется тестирование и исправление с сжатием, в клиент-серверном — шринк файлов данных средствами СУБД. Выполняйте эти операции осознанно и только после успешной проверки доступности файлов из карточек документов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Открытие файлов из карточек документов

Норма

Файлы открываются без ошибок, в том числе старые

Тревожный признак

Ошибка «файл не найден» — путь в томе не совпадает с записью в базе

Содержимое каталога тома

Норма

Появились подкаталоги с файлами, объём растёт

Тревожный признак

Каталог пуст при включённом режиме томов — проверьте права и флаг настройки

Размер базы после сжатия

Норма

Заметно уменьшился после переноса и шринка

Тревожный признак

Размер прежний — перенос не выполнен или сжатие не делалось

Журнал регистрации

Норма

Нет массовых ошибок записи файлов

Тревожный признак

Ошибки доступа к тому — проблема с правами учётной записи службы

Резервное копирование: что меняется при хранении в томах

Принципиальный момент, который часто упускают: при хранении файлов в томах бэкап базы данных больше не содержит вложений. Полная резервная копия системы складывается из двух частей — копии базы и копии каталогов томов. Теряя любую из них, вы теряете целостность данных.

Настройте синхронное расписание: копирование томов должно выполняться в том же регламентном окне, что и бэкап базы, чтобы версии были согласованы. Идеальный вариант — сначала копия базы, затем копия томов, с пометкой даты в именах архивов.

Периодически проверяйте восстановление на тестовом стенде: разверните базу, подключите копию томов, откройте несколько файлов из карточек. Только такая проверка подтверждает, что резервная копия реально рабочая.

Сравнение вариантов хранения

Хранение в базе данных

Подходит для небольших баз и файлового варианта. Плюс — один объект для бэкапа. Минус — быстрый рост базы, тяжёлые обновления и выгрузки

Хранение в томах на диске

Рекомендуется для средних и крупных внедрений. Плюс — компактная база и быстрые регламентные операции. Минус — нужно резервировать тома отдельно и следить за правами доступа

Типичные ошибки и ограничения

Ещё одно ограничение: при файловом варианте работы базы тома тоже должны быть доступны по единому пути для всех пользователей, иначе файл, сохранённый одним сотрудником, не откроется у другого. В таких сценариях том размещают на общедоступном сетевом ресурсе.

Частые вопросы

Можно ли найти файл документа прямо в папке с базой 1С?

Нет. При хранении в базе файлы находятся внутри таблиц информационной базы (в файле 1Cv8.1CD или в базе СУБД) и извлекаются только средствами программы. Отдельные документы в виде обычных файлов появляются на диске только при режиме хранения в томах.

Что будет, если удалить файл из тома вручную?

Карточка файла в программе останется, но при открытии пользователь получит ошибку отсутствия файла. Восстановить вложение можно только из резервной копии тома. Поэтому ручные операции с содержимым томов запрещены.

Можно ли использовать несколько томов одновременно?

Да. Справочник томов позволяет создать несколько записей, и программа будет распределять новые файлы между ними. Это удобно для подключения дополнительных дисков по мере роста объёма.

Уменьшится ли база сразу после переноса файлов в тома?

Нет. После переноса данные помечаются как удалённые, но физически место освобождается только после сжатия: тестирования и исправления в файловом варианте или shrink средствами СУБД в клиент-серверном.

Какой режим выбрать для небольшой организации?

Если поток документов небольшой и база занимает единицы гигабайт, допустимо хранение в базе — так проще резервное копирование. При активной работе со сканами и вложениями переходите на тома, пока база не выросла до размеров, усложняющих обслуживание.

Кто должен иметь права на каталог тома?

Полные права нужны учётной записи, под которой работает служба агента сервера 1С (в клиент-серверном варианте) или пользователям, запускающим программу (в файловом). Обычным сотрудникам прямой доступ к каталогу тома не нужен и нежелателен.