Внешние пользователи в 1С: что это и как их настроить

Внешние пользователи в 1С — это особый вид учётных записей, предназначенный для людей, которые не являются сотрудниками организации, но должны получать доступ к данным информационной базы: клиенты, контрагенты, поставщики, партнёры. В отличие от обычных пользователей, внешний пользователь всегда привязан к объекту базы — элементу справочника «Контрагенты», «Партнёры» или «Физические лица». Эта привязка позволяет системе автоматически ограничивать видимость данных: клиент видит только свои заказы, счета и акты.

Механизм внешних пользователей встроен в Библиотеку стандартных подсистем (БСП) и доступен в типовых конфигурациях «1С:Управление торговлей», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Документооборот» и других решениях на её основе. Чаще всего его применяют в связке с веб-порталом или личным кабинетом клиента: покупатель авторизуется на сайте, а 1С отдаёт ему только те документы и отчёты, которые связаны с его карточкой контрагента.

Типичные сценарии использования: самозаказ клиентами через веб-интерфейс, обмен статусами заказов с поставщиками, совместная работа с документами в «1С:Документообороте», доступ аудиторов или внешних консультантов к ограниченному набору данных. Ниже разберём, чем внешние пользователи отличаются от обычных, как их создать, какие права назначить и каких ошибок стоит избегать.

Чем внешние пользователи отличаются от обычных

Обычный пользователь в 1С — это сотрудник, который работает с информационной базой напрямую: через тонкий клиент, толстый клиент или браузер. Его учётная запись хранится в списке пользователей информационной базы, а права определяются ролями и профилями групп доступа. Он видит данные всей организации в рамках своих ролей.

Внешний пользователь устроен иначе. Его учётная запись хранится в специальном справочнике «Внешние пользователи», и ключевой реквизит этой записи — ссылка на объект авторизации: контрагента, партнёра или физическое лицо. Благодаря этой ссылке механизм ограничения доступа на уровне записей (RLS) автоматически фильтрует данные: клиент с карточкой «ООО Ромашка» увидит только заказы, где контрагентом указана «Ромашка».

Когда нужны внешние пользователи, а когда — нет

Механизм оправдан, когда третьим лицам нужен регулярный доступ к ограниченному срезу данных. Классический пример — оптовый покупатель, который хочет самостоятельно оформлять заказы, отслеживать статусы отгрузки и скачивать закрывающие документы. Вместо звонков менеджеру он заходит в личный кабинет и работает со своими документами напрямую.

Другие типовые сценарии: поставщик подтверждает сроки поставки по вашим заказам, внешний бухгалтер получает доступ к первичным документам на выгрузку, участники совместного проекта согласовывают договоры в «1С:Документообороте», клиент службы доставки отслеживает статусы отправлений.

Внешние пользователи не нужны, если доступ разовый — проще выслать PDF-документ или выгрузку по электронной почте. Не подходит этот механизм и для сотрудников: попытка оформить работника как внешнего пользователя приведёт к тому, что он не увидит данные других контрагентов и не сможет выполнять свои задачи.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Клиенту нужен регулярный доступ к своим заказам и актамСоздайте внешнего пользователя с привязкой к карточке контрагента

Нужно один раз передать документ третьему лицуОтправьте файл по почте или через ЭДО — внешний пользователь избыточен

Доступ нужен сотруднику компанииСоздайте обычного пользователя с нужными ролями, а не внешнего

Несколько сотрудников одного клиента требуют доступСоздайте отдельную учётную запись для каждого, привязав всех к одному контрагенту

Как включить механизм внешних пользователей

По умолчанию в типовых конфигурациях функциональность внешних пользователей может быть отключена. Включается она через настройки администрирования. Путь зависит от конфигурации, но в решениях на БСП логика одинаковая: раздел «Администрирование» → «Настройки прав и пользователей» (или «Общие настройки») → установить флажок «Внешние пользователи».

После включения константы в интерфейсе появляется справочник «Внешние пользователи», а в карточках контрагентов и партнёров — команды для создания связанных учётных записей. Изменения применяются сразу, перезапуск сервера не требуется, но пользователям, у которых открыт сеанс, может понадобиться перезайти, чтобы увидеть новые элементы интерфейса.

Проверьте также, что в конфигурации присутствуют профили групп доступа для внешних пользователей. В типовых решениях обычно есть готовые профили вроде «Внешний пользователь (клиент)», но их состав стоит пересмотреть под свои задачи: убрать лишние отчёты и документы, оставить только необходимое.

1. 1
   Откройте «Администрирование» → «Настройки прав и пользователей»
2. 2
   Включите флажок «Внешние пользователи» и сохраните настройки
3. 3
   Откройте карточку нужного контрагента или партнёра
4. 4
   Нажмите «Создать внешнего пользователя» (или перейдите в справочник «Внешние пользователи» и создайте запись вручную)
5. 5
   Задайте логин, пароль и привяжите объект авторизации
6. 6
   Назначьте профиль группы доступа для внешних пользователей
7. 7
   Проверьте вход под новой учётной записью и видимость данных

Как создать внешнего пользователя и назначить права

Самый надёжный способ — создавать учётную запись из карточки контрагента. Тогда привязка объекта авторизации подставляется автоматически, и риск ошибочно связать пользователя не с тем контрагентом минимален. В карточке контрагента найдите команду «Внешние пользователи» или «Создать внешнего пользователя» — точное название зависит от конфигурации.

В форме нового внешнего пользователя заполните наименование (обычно ФИО контактного лица), имя для входа и пароль. Поле «Объект авторизации» должно содержать ссылку на контрагента, партнёра или физическое лицо — без него запись не имеет смысла: система не поймёт, чьи данные показывать. Если у одного клиента работают несколько сотрудников, создайте каждому отдельную учётную запись с привязкой к одному и тому же контрагенту.

Права назначаются через группы доступа внешних пользователей. Принцип тот же, что и для сотрудников: пользователя включают в группу доступа, а группе присвоен профиль с набором ролей. Не назначайте роли напрямую в обход профилей — это усложняет аудит прав и повышает риск выдать лишнее. Для внешних пользователей действует правило минимума: только чтение своих документов, создание заказов (если нужен самозаказ) и ничего больше.

Организация доступа через веб-интерфейс

Внешние пользователи чаще всего работают через браузер, поэтому базу нужно опубликовать на веб-сервере. Для файловых и небольших клиент-серверных баз подходит публикация через Apache или IIS с помощью штатного механизма 1С (утилита webinst или публикация из конфигуратора). Доступ открывается по HTTPS — передавать пароли по незашифрованному HTTP недопустимо.

Для полноценного личного кабинета клиента одной публикации базы мало: стандартный веб-клиент показывает интерфейс конфигурации, который не рассчитан на покупателей. На практике применяют три подхода: отдельная упрощённая конфигурация-портал, обмен данными между 1С и сайтом (через CommerceML, REST или HTTP-сервисы), либо специализированные решения-расширения для B2B-порталов. Во всех случаях авторизация на портале в конечном счёте проверяется по справочнику внешних пользователей.

Если внешних пользователей много, продумайте процедуру выдачи и сброса паролей. Храните пароли только в хэшированном виде (1С делает это автоматически), никогда не отправляйте пароль в открытом виде в письме вместе с логином и адресом портала — разнесите данные по разным каналам. Для уволившихся контактных лиц клиента учётные записи блокируйте сразу.

Типичные ошибки и их последствия

Самая частая ошибка — отсутствие или неверная привязка объекта авторизации. Если поле «Объект авторизации» пустое, ограничение RLS не сработает, и в зависимости от настроек ролей пользователь либо не увидит ничего, либо, что хуже, получит доступ к данным всех контрагентов. Второй сценарий — прямая утечка информации о ваших клиентах и ценах.

Вторая группа ошибок связана с правами: назначение слишком широкого профиля, копирование профиля обычного пользователя для внешнего, прямое добавление ролей без профиля. Результат — внешний пользователь видит внутренние отчёты, себестоимость, взаиморасчёты с другими компаниями. Обратная крайность — чрезмерно урезанные права, из-за которых клиент не может даже открыть свой заказ, и порталом перестают пользоваться.

Как проверить, что всё настроено правильно

Финальная проверка выполняется от имени самого внешнего пользователя. Создайте тестовую учётную запись, привязанную к тестовому контрагенту, войдите под ней через тот канал, которым будут пользоваться клиенты (веб-клиент или портал), и пройдите основные сценарии: просмотр списка заказов, открытие документа, создание нового заказа, печать счёта.

Ключевая контрольная точка — отсутствие чужих данных. Откройте списки документов и отчёты, доступные пользователю, и убедитесь, что везде фигурирует только тестовый контрагент. Попробуйте открыть документ другого контрагента по прямой ссылке — система должна отказать в доступе. Проверьте также недоступность административных разделов, настроек и регистров сведений с технической информацией.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список заказов под внешним пользователем

Норма

Видны только заказы привязанного контрагента

Тревожный признак

В списке есть документы других контрагентов

Открытие чужого документа по ссылке

Норма

Сообщение о нарушении прав доступа

Тревожный признак

Документ открывается и отображает данные

Состав доступных разделов

Норма

Только рабочее место клиента и его документы

Тревожный признак

Доступны настройки, администрирование, внутренние отчёты

Создание заказа

Норма

Контрагент подставлен автоматически и недоступен для изменения

Тревожный признак

Можно выбрать произвольного контрагента

Часто задаваемые вопросы

Можно ли привязать одного внешнего пользователя к нескольким контрагентам?

Штатно объект авторизации один, поэтому прямая привязка к нескольким контрагентам невозможна. Обходные варианты: создать отдельную учётную запись для каждого контрагента либо использовать иерархию (например, привязку к головному партнёру, если конфигурация поддерживает видимость по группе). Конкретное поведение зависит от настроек RLS в вашей конфигурации.

Внешний пользователь не видит свои документы — в чём причина?

Чаще всего не заполнено поле «Объект авторизации» в карточке внешнего пользователя, пользователь не включён в группу доступа, либо в профиле группы нет нужных ролей. Проверьте эти три пункта по порядку. Реже причина — слишком строгие шаблоны RLS, ограничивающие доступ сильнее, чем задумано.

Нужна ли отдельная лицензия 1С для каждого внешнего пользователя?

Правила лицензирования внешних пользователей, работающих через веб-доступ, отличаются от правил для сотрудников и зависят от конкретного продукта и условий договора. Перед запуском портала с массовым доступом клиентов уточните условия в документации к вашей лицензии или у официального партнёра фирмы «1С».

Как заблокировать доступ внешнему пользователю?

Откройте карточку внешнего пользователя и снимите флажок «Вход в программу разрешён» (в некоторых конфигурациях — установите признак «Недействителен»). Сеанс завершится при следующем обращении или после принудительного завершения сеанса в консоли кластера. Удалять запись не обязательно — блокировки достаточно, а история действий сохранится.

Чем внешний пользователь отличается от пользователя интернет-магазина на сайте?

Учётная запись на сайте живёт в базе самого сайта, а внешний пользователь — непосредственно в 1С. При интеграции эти записи связываются: сайт авторизует покупателя у себя, а обращения к 1С выполняет от имени соответствующего внешнего пользователя, чтобы действовали ограничения доступа к данным конкретного контрагента.

Работают ли внешние пользователи в файловой базе?

Да, механизм не зависит от режима работы базы. Для доступа через браузер файловую базу нужно опубликовать на веб-сервере. Однако при большом числе одновременных подключений клиент-серверный вариант устойчивее, поэтому для портала с десятками активных клиентов файловый режим не рекомендуется.