Как создать пользователя в 1С:Управление торговлей

Создание пользователя в 1С:Управление торговлей (УТ 11) — базовая задача администратора, которая выполняется в разделе «НСИ и администрирование». Новому сотруднику недостаточно просто завести учётную запись: ему нужно назначить группу доступа, задать пароль, при необходимости привязать физическое лицо и подразделение. Пропуск любого из этих шагов приводит к типичным проблемам: пользователь не может войти, не видит нужные документы или, наоборот, получает лишние права.

Процедура отличается в файловом и клиент-серверном варианте работы, а также зависит от того, включён ли в программе механизм групп доступа — в УТ он используется по умолчанию. Ниже разобран полный цикл: от входа в нужный раздел до проверки, что новый сотрудник действительно может работать и видит только положенные ему данные.

Инструкция ориентирована на УТ 11.4 и 11.5. В более ранних редакциях (УТ 10.3) механизм другой — там пользователи заводятся напрямую в справочнике, а права назначаются через роли конфигурации без профилей групп доступа.

Что подготовить перед созданием пользователя

Для добавления пользователей нужны полные права или роль «Администратор системы» / «Добавление и изменение пользователей». Если вы заходите под обычной учётной записью менеджера, раздел настройки пользователей будет недоступен — это нормальное ограничение, а не ошибка программы.

Заранее определите три вещи: под каким именем сотрудник будет входить (логин), к какой должности или роли он относится (это определит профиль группы доступа) и нужна ли привязка к физическому лицу и подразделению. Привязка к физлицу важна, если в программе ведётся учёт ответственных лиц, комиссионных вознаграждений или персональных продаж менеджеров.

Если база клиент-серверная, уточните у администратора, кто имеет право создавать пользователей информационной базы: в некоторых организациях это делает только системный администратор через консоль кластера, а в прикладном решении заводится лишь часть настроек.

Где находится список пользователей в УТ

Откройте раздел «НСИ и администрирование» в верхней панели разделов. В группе «Настройка пользователей и прав» выберите пункт «Пользователи». Откроется список всех учётных записей, заведённых в базе, включая отключённых пользователей (они отображаются с пометкой или серым цветом в зависимости от настроек списка).

Если пункта «Пользователи» нет, проверьте, включён ли показ раздела: возможно, у вашей роли нет прав на эту подсистему, либо интерфейс настроен в компактном режиме. Быстрый способ попасть в нужное место — воспользоваться строкой поиска в разделе «Все функции» (доступна при включённом режиме технического специалиста) либо набрать «Пользователи» в поле поиска команд.

Пошаговое создание пользователя

В списке пользователей нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового элемента, где заполняются основные поля. Минимально необходимые данные — наименование (обычно ФИО сотрудника) и имя для входа. Наименование отображается в документах и отчётах, а имя входа используется при авторизации.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование → Настройка пользователей и прав → Пользователи» и нажмите «Создать».
2. 2
   Заполните наименование (ФИО) и на закладке или в группе «Вход в программу» укажите имя пользователя для входа.
3. 3
   Установите флажок «Вход в программу разрешён» и задайте пароль, затем подтвердите его.
4. 4
   При необходимости заполните поля «Физическое лицо» и «Подразделение».
5. 5
   На закладке «Права» или «Группы доступа» добавьте пользователя в нужную группу (например, «Менеджеры по продажам»).
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть», затем проверьте вход под новой учётной записью.

Настройка входа и пароля

В карточке пользователя раскройте настройки входа. Установите признак, разрешающий вход в программу, укажите имя пользователя (латиницей или кириллицей — оба варианта работают, но латиница удобнее при сетевой работе) и задайте пароль. Если действует парольная политика, программа не даст сохранить слишком простой пароль и сообщит о требованиях.

Дополнительно можно включить аутентификацию операционной системы — тогда пользователь будет входить в 1С под своей Windows-учётной записью без ввода пароля. Этот вариант удобен в доменной сети, но требует корректного указания пользователя ОС в формате «\\Домен\Имя».

Привязка физического лица и подразделения

Поле «Физическое лицо» связывает учётную запись со справочником физлиц. Это нужно, чтобы в документах автоматически подставлялся ответственный, корректно работали отчёты по менеджерам и расчёт мотивации. Если физлица ещё нет, создайте его прямо из поля ввода.

Подразделение определяет, к какой структурной единице относится сотрудник. Оно используется в ограничениях доступа на уровне записей (если они настроены) и в аналитических отчётах.

Назначение прав через группы доступа

В УТ 11 права назначаются не отдельным ролями, а через профили групп доступа. Профиль — это готовый набор ролей под типовую должность: «Менеджер по продажам», «Кладовщик», «Бухгалтер», «Администратор». Группа доступа объединяет пользователей с одинаковым профилем.

В карточке пользователя перейдите на закладку, отвечающую за права (в разных версиях она называется «Права» или доступна по ссылке «Группы доступа»), и добавьте пользователя в подходящую группу. Можно включить сотрудника сразу в несколько групп — тогда его права будут суммироваться.

Если типовые профили не подходят, создайте собственный: «НСИ и администрирование → Настройка пользователей и прав → Профили групп доступа». В профиле отмечаются разрешённые роли и, при необходимости, ограничения доступа на уровне записей — например, работа только со своей организацией или складом.

Сравнение вариантов назначения прав

Типовой профиль

Быстро и безопасно: подходит большинству сотрудников. Ограничение — набор ролей фиксирован, тонкой настройки нет.

Собственный профиль

Гибкая настройка под нестандартные должности. Требует понимания ролей конфигурации и тестирования.

Несколько групп доступа

Права суммируются, удобно для совместителей. Минус — сложнее отследить, откуда взялось конкретное разрешение.

Особенности для клиент-серверного и файлового режима

В файловой базе создание пользователя полностью выполняется из интерфейса УТ, дополнительных действий не требуется. Ограничение одно: при добавлении пользователя желательно, чтобы другие сеансы были завершены или хотя бы не выполняли массовых операций, — иначе возможны конфликты при записи.

В клиент-серверном варианте логин и пароль записываются на уровне кластера серверов 1С. Если у учётной записи, под которой вы создаёте пользователя, нет административных прав на кластер, программа выдаст ошибку при записи. В этом случае пользователя информационной базы создаёт администратор сервера, а в справочнике «Пользователи» достаточно снять и заново установить привязку через команду обновления данных входа.

Если сотрудников много и они работают в домене, рассмотрите аутентификацию ОС: она снимает проблему забытых паролей и упрощает блокировку доступа при увольнении — достаточно отключить доменную учётную запись.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания обязательно проверьте вход: завершите свой сеанс или запустите второй сеанс через «Файл → Завершить работу» с последующим входом под новым именем. Убедитесь, что пользователь видит нужные разделы и документы и не видит лишнего — например, менеджер не должен открывать регламентные операции и настройки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вход в программу

Норма

Пользователь вводит логин и пароль и попадает на начальную страницу

Тревожный признак

Сообщение «Идентификация пользователя не выполнена» — проверьте имя, пароль и флажок разрешения входа

Доступные разделы

Норма

Видны только разделы, соответствующие должности

Тревожный признак

Виден раздел администрирования у обычного менеджера — назначен лишний профиль

Создание документа

Норма

Документ проводится, ответственный подставляется автоматически

Тревожный признак

Ошибка «Нарушение прав доступа» — не хватает роли в профиле группы доступа

Частая ситуация — пользователь создан, но при входе получает пустой интерфейс без разделов. Причина почти всегда одна: ему не назначена ни одна группа доступа. Вернитесь в карточку пользователя и добавьте его в группу с подходящим профилем.

Отключение пользователя при увольнении

Удалять пользователя из базы не рекомендуется: на него ссылаются документы, и удаление нарушит историю. Правильный способ — открыть карточку пользователя и снять флажок «Вход в программу разрешён». Учётная запись останется в списке, но войти под ней будет невозможно.

Дополнительно проверьте активные сеансы уволенного сотрудника: в файловом режиме — через «Администрирование → Обслуживание → Активные пользователи», в клиент-серверном — через консоль кластера. Завершите оставшиеся сеансы, чтобы исключить работу под старой авторизацией.

Частые вопросы

Можно ли создать пользователя без пароля?

Технически пароль можно оставить пустым, если парольная политика это разрешает. На практике так делать не стоит: любой, кто знает имя входа, получит доступ к базе. Если пароль мешает, рассмотрите аутентификацию операционной системы вместо пустого пароля.

Почему новый пользователь не видит ни одного раздела после входа?

Почти всегда причина в отсутствии группы доступа. Откройте карточку пользователя, перейдите к настройке прав и включите его в группу с подходящим профилем. После записи попросите сотрудника перезайти в программу — права применяются при новом входе.

Как дать пользователю права только на одну организацию или склад?

Используются ограничения доступа на уровне записей. В карточке группы доступа укажите разрешённые значения — конкретную организацию, склад или подразделение. Предварительно убедитесь, что в настройках прав включено ограничение доступа на уровне записей, и учтите: такие ограничения замедляют выполнение запросов в больших базах.

Что делать, если при записи пользователя появляется ошибка прав на сервере?

Ошибка возникает в клиент-серверном режиме, когда у вашей учётной записи нет административных прав на кластер серверов 1С. Обратитесь к администратору сервера: он либо выдаст нужные права, либо создаст пользователя информационной базы самостоятельно, а вы дозаполните карточку в справочнике «Пользователи».

Сколько пользователей можно создать в УТ?

Ограничение определяется лицензиями 1С, а не самой конфигурацией. Завести в справочнике можно любое количество записей, но одновременно работать смогут только те сеансы, на которые хватает клиентских лицензий. При нехватке лицензий новый пользователь получит сообщение об отказе при входе.

Как скопировать настройки существующего пользователя на нового?

Создайте нового пользователя обычным способом и включите его в те же группы доступа, в которых состоит образцовый сотрудник. Поскольку права в УТ определяются группами, а не индивидуальными настройками, этого достаточно — копировать саму карточку пользователя не требуется.