Как создать пользователя в 1С Розница

Создание пользователя в 1С:Розница — базовая операция администрирования, без которой новый сотрудник не сможет войти в программу, пробить чек или оформить приход товара. Учётная запись определяет не только логин и пароль, но и права доступа: кто-то может только продавать, кто-то — проводить инвентаризацию, а администратору доступны все функции.

В конфигурации «1С:Розница» (редакция 2.3 и 3.0) работа с пользователями ведётся в разделе «Администрирование». Механизм основан на стандартной подсистеме БСП (библиотека стандартных подсистем), поэтому порядок действий схож с другими типовыми решениями 1С. Однако у Розницы есть особенности: привязка пользователя к физическому лицу, магазину и кассовому рабочему месту.

Перед созданием учётной записи убедитесь, что у вас есть права администратора. Обычный кассир или менеджер не сможет завести нового пользователя — пункт меню будет недоступен. Также заранее решите, какие роли потребуются сотруднику: лишние права увеличивают риск случайного изменения данных, а недостаток прав приведёт к ошибкам «Нарушение прав доступа» при работе.

Где находится справочник пользователей

Откройте раздел «Администрирование» в панели разделов слева. В группе «Настройка пользователей и прав» находится ссылка «Пользователи». Если раздел не отображается, проверьте, что у вас включён полный интерфейс и есть роль «Администратор системы» или «Добавление и изменение пользователей».

В файловой базе список пользователей хранится внутри информационной базы, поэтому он общий для всех рабочих мест, подключённых к этой базе. В клиент-серверном варианте учётные записи дополнительно дублируются на уровне кластера серверов 1С — это важно при настройке аутентификации операционной системы.

Пошаговое создание нового пользователя

В форме списка пользователей нажмите кнопку «Создать». Откроется карточка с несколькими закладками. Минимально необходимые поля — «Полное имя» (отображается в документах и отчётах) и «Имя для входа» (логин, который сотрудник будет вводить при запуске).

1. 1
   Откройте Администрирование → Пользователи и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните полное имя сотрудника и имя для входа (логин)
3. 3
   Установите пароль: закладка «Основные» → ссылка «Установить пароль» или флаг «Аутентификация 1С:Предприятия»
4. 4
   На закладке «Права» или через группы доступа назначьте нужные роли
5. 5
   При необходимости укажите физическое лицо и магазин по умолчанию
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте вход под новой учётной записью

Пароль задаётся через ссылку «Установить пароль» в карточке пользователя. Рекомендуется сразу включить флаг «Потребовать установку пароля при входе», если такая опция доступна, — тогда сотрудник сам задаст свой пароль при первом запуске. Минимальная длина и сложность пароля регулируются в настройках «Настройки входа пользователей» в том же разделе администрирования.

Если сотруднику нужен вход без пароля (например, на кассе с быстрым переключением кассиров), можно оставить пароль пустым и снять требование аутентификации. Это допустимо только в защищённой локальной сети и не рекомендуется для пользователей с правами на изменение данных.

Назначение ролей и прав доступа

Права в 1С:Розница назначаются двумя способами: напрямую через роли в карточке пользователя (закладка «Права») или через профили групп доступа. Второй способ предпочтительнее: профиль — это готовый набор ролей под типовую должность, и при изменении профиля права обновятся у всех входящих в него сотрудников.

Сравнение вариантов назначения прав

Роли в карточке пользователя

Быстро для разовой настройки, но сложно контролировать при большом штате — у каждого свой набор галочек

Профили групп доступа

Единообразные права по должностям (Кассир, Менеджер, Администратор), удобно массово менять; требует первичной настройки профилей

Группы доступа

Дополнительно ограничивают доступ по магазинам и организациям; нужны, если в базе несколько торговых точек

Типовые роли для кассира обычно включают: «Выполнение обменов данными», «Добавление и изменение базовой нормативно-справочной информации», работу с РМК (рабочим местом кассира). Для заведующего магазином добавляются права на документы закупки, перемещения и инвентаризации. Роль «Администратор» давайте только тем, кто действительно обслуживает программу.

Права вступают в силу после повторного входа пользователя в программу. Если сотрудник уже работает, а вы изменили его роли, попросите его выйти и зайти снова — иначе старый набор прав сохранится в рамках текущего сеанса.

Привязка к физическому лицу и магазину

В карточке пользователя есть поле «Физическое лицо» — оно связывает учётную запись с элементом справочника «Физические лица». Эта связь используется при подстановке ответственного в документы, в отчётах по продавцам и при работе скидок, привязанных к сотрудникам. Без привязки программа не сможет корректно отразить, кто именно оформил продажу.

Если в базе работает несколько магазинов, настройте ограничение доступа на уровне записей (RLS) через группы доступа: кассир торговой точки увидит только свой магазин, свои чеки и остатки. Это снижает риск ошибочного оформления документов по чужой точке.

Удобно заводить физическое лицо заранее или прямо из карточки пользователя кнопкой создания в поле «Физическое лицо». Если один сотрудник работает на нескольких кассах, не создавайте ему отдельную учётную запись под каждую точку — одна запись с нужными группами доступа проще в обслуживании и корректнее в отчётах.

Особенности для кассира и РМК

Для работы на кассе пользователю недостаточно общих прав — нужно, чтобы на рабочем месте было настроено подключение кассового оборудования и открывалось РМК. В настройках рабочего места (Администрирование → Рабочие места) указывается магазин, касса ККМ и склад, к которым привязывается конкретный компьютер.

Многие магазины используют быстрый вход кассира по карте или штрихкоду. Для этого в карточке физического лица или пользователя настраивается пароль-штрихкод, а в РМК включается режим выбора кассира при открытии смены. Тогда на одной кассе могут работать несколько сотрудников, и каждая продажа фиксируется на конкретного человека.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания учётной записи выполните контрольный вход: закройте текущий сеанс или запустите программу с другого ярлыка, введите новый логин и пароль. Признак успеха — открывается рабочий стол с нужным набором разделов, а при попытке открыть запрещённый документ появляется осознанное сообщение о недостатке прав, а не ошибка программы.

Что делать, если что-то пошло не так

Если новый пользователь не может войти, проверьте по порядку: включён ли флаг «Аутентификация 1С:Предприятия», не установлен ли флаг «Недействителен», верно ли введён пароль с учётом раскладки и регистра. Пароль в 1С чувствителен к регистру, и включённая клавиша Caps Lock — частая причина «неверного пароля».

Если пользователь входит, но не видит нужные документы или получает ошибку прав, вернитесь в его карточку и сверьте роли с эталонным сотрудником той же должности. Самый быстрый способ — открыть карточку работающего коллеги и скопировать набор ролей или группу доступа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вход в программу

Норма

Пользователь входит по логину и паролю, открывается рабочий стол

Тревожный признак

Ошибка «Имя пользователя или пароль не верны» или пустой список пользователей

Набор доступных разделов

Норма

Видны только нужные разделы: РМК, продажи, нужные справочники

Тревожный признак

Пустой интерфейс или, наоборот, доступен раздел «Администрирование» у кассира

Проведение документа

Норма

Чек или документ проводится, в поле «Ответственный» подставляется новый пользователь

Тревожный признак

Сообщение «Нарушение прав доступа» при записи документа

Часто задаваемые вопросы

Можно ли создать пользователя без пароля?

Да, оставьте поле пароля пустым и убедитесь, что в настройках входа не включено требование обязательного пароля. Такой вариант приемлем только для учётных записей с минимальными правами в закрытой локальной сети. Для пользователей с доступом к изменению данных пароль обязателен.

Как заблокировать пользователя, не удаляя его?

Откройте карточку пользователя и установите флаг «Недействителен», затем запишите. Сотрудник не сможет войти, но его имя сохранится в ранее созданных документах и отчётах. Это правильный способ оформить увольнение работника.

Почему новый пользователь не видит кнопку создания чека в РМК?

Чаще всего не хватает роли на работу с рабочим местом кассира либо на компьютере не настроено рабочее место с привязкой к кассе ККМ. Проверьте роли в карточке пользователя и настройки в разделе «Администрирование → Рабочие места».

Можно ли скопировать права с одного пользователя на другого?

Прямой кнопки «скопировать» в типовой карточке нет, но можно включить обоих пользователей в одну группу доступа — тогда они получат одинаковые права через общий профиль. Либо вручную проставьте тот же набор ролей на закладке «Права», сверяясь с карточкой образцового сотрудника.

Чем отличается пользователь от физического лица в 1С:Розница?

Пользователь — это учётная запись для входа в программу с логином, паролем и правами. Физическое лицо — элемент справочника с персональными данными сотрудника. Они связываются через поле «Физическое лицо» в карточке пользователя, чтобы продажи и документы можно было отнести на конкретного человека.

Нужно ли создавать пользователя в конфигураторе?

Нет, в типовой 1С:Розница достаточно справочника пользователей в режиме «Предприятие». Пользователи, созданные через конфигуратор, и пользователи справочника синхронизируются, но штатный путь — именно раздел «Администрирование», где доступны роли, группы доступа и привязка к физлицу.