Администрирование · 11 мин
Как добавить пользователя в 1С Розница
Как добавить пользователя в 1С Розница: создание учетной записи, настройка прав и ролей, пароль, вход в систему. Подробная инструкция для администратора.
Добавление нового пользователя в 1С Розница — стандартная задача администратора, которая возникает при приеме кассира, продавца или менеджера на работу. От корректности настройки зависит не только возможность входа в программу, но и безопасность данных: каждый сотрудник должен видеть и изменять только то, что относится к его обязанностям.
Процедура состоит из нескольких этапов: создание физического лица или сотрудника в справочниках, заведение учетной записи пользователя, назначение ролей и прав, проверка входа. В зависимости от режима работы программы — файловая база или клиент-серверный вариант — последовательность действий немного отличается.
В статье описан процесс для типовой конфигурации «1С:Розница» с включенным разграничением прав. Если конфигурация сильно доработана, названия разделов могут отличаться, но общая логика сохраняется: сначала справочник, затем учетная запись, затем права.
Что подготовить перед созданием пользователя
Перед тем как заводить учетную запись, убедитесь, что у вас есть права администратора в информационной базе. Обычный кассир или продавец не сможет создать пользователя — пункты меню администрирования будут скрыты или недоступны.
Определите заранее, какие функции будет выполнять новый сотрудник. От этого зависит набор ролей: кассиру достаточно работы с РМК и чеками, старшему кассиру нужны операции возврата и внесения/выемки наличных, менеджеру — отчеты и товарные документы. Назначать избыточные права «на всякий случай» не стоит.
Также подготовьте данные сотрудника: ФИО, должность, при необходимости — магазин (склад), к которому он будет привязан. Если в базе ведется справочник физических лиц, создайте карточку физлица заранее — это упростит заполнение.
Создание пользователя через раздел «Администрирование»
Основной способ добавить пользователя в 1С Розница — интерфейс самой программы. Откройте раздел «Администрирование», затем перейдите в подраздел «Настройка пользователей и прав» (в некоторых версиях — «Пользователи и права») и выберите пункт «Пользователи».
В открывшемся списке нажмите кнопку «Создать». Если в программе включены профили групп доступа, система может предложить выбрать: создать пользователя сразу или сначала добавить его в группу доступа. Выбирайте создание нового пользователя.
Заполните основные поля карточки:
- Наименование — отображаемое имя, обычно ФИО сотрудника;
- Физическое лицо — ссылка на справочник физлиц, если он ведется;
- Подразделение — магазин или отдел, к которому относится сотрудник;
- Недействителен — флаг, который позже используется для блокировки без удаления учетной записи.
- 1Откройте «Администрирование» → «Настройка пользователей и прав» → «Пользователи»
- 2Нажмите «Создать» и заполните ФИО, физлицо, подразделение
- 3Перейдите на вкладку аутентификации, задайте имя входа и пароль
- 4Назначьте роли или добавьте пользователя в группу доступа
- 5Запишите карточку и проверьте вход под новой учетной записью
Настройка входа: имя пользователя и пароль
На вкладке или в группе полей аутентификации установите флажок «Вход в программу разрешен» (или «Аутентификация 1С:Предприятия» — название зависит от версии платформы). Без этого флага карточка пользователя будет существовать, но войти в базу под ней нельзя.
Укажите имя входа — короткий латинский или кириллический идентификатор без пробелов, например фамилию сотрудника. Имя должно быть уникальным в пределах базы. Задайте пароль: платформа по умолчанию проверяет его сложность, поэтому слишком простые комбинации могут быть отклонены.
Полезные опции в этом же блоке: «Потребовать установку пароля при входе» — сотрудник сам задаст пароль при первом запуске, и «Запретить изменение пароля» — если пароль должен контролироваться администратором. Для кассиров часто удобна аутентификация по карточке или паролю прямо в РМК — она настраивается отдельно в карточке пользователя РМК.
Назначение прав и ролей
Доступ в 1С Розница обычно раздается двумя механизмами: ролями и профилями групп доступа. В типовой поставке рекомендуется второй вариант — он гибче и не требует работы в конфигураторе.
Чтобы назначить права через группы доступа, откройте «Администрирование» → «Профили групп доступа», найдите подходящий профиль (например, «Кассир», «Менеджер по продажам», «Администратор») и добавьте пользователя в соответствующую группу на вкладке участников. Один пользователь может входить в несколько групп — права суммируются.
Если в базе используется прямое назначение ролей, откройте карточку пользователя, перейдите по ссылке «Права доступа» или «Роли» и отметьте нужные позиции. Проверьте состав роли заранее: роль с названием «Полные права» дает неограниченный доступ, включая удаление данных и изменение настроек.
| Тип сотрудника | Типовой набор прав | Что ограничить |
|---|---|---|
| Кассир | РМК, продажи, чеки, внесение/выемка по разрешению | Возвраты без чека, отмена чеков, скидки сверх лимита |
| Старший кассир | Права кассира + возвраты, X-отчеты, отмена чеков | Настройки оборудования, закрытие смены других касс |
| Менеджер / товаровед | Товарные документы, цены, остатки, отчеты | Администрирование, настройки обменов |
| Администратор | Полный доступ, пользователи, настройки | — |
Сравнение вариантов раздачи прав
Рекомендуемый способ в типовой Рознице: права меняются без конфигуратора, легко добавлять и исключать сотрудников. Ограничение — требует первичной настройки профилей.
Подходит для маленькой базы с 2–3 пользователями. Ограничение — при росте штата сложно контролировать, у кого какие права.
Быстрый способ завести «такого же кассира». Риск — вместе с правами копируются чужие индивидуальные разрешения.
Особенности для файловой и клиент-серверной базы
В файловом варианте базы пользователь создается полностью из интерфейса программы, дополнительных действий не требуется. Достаточно записать карточку — и сотрудник может входить.
В клиент-серверном варианте учетная запись тоже создается из режима «Предприятие», но важно понимать: пользователь информационной базы и пользователь сервера 1С — разные сущности. Если вход происходит через веб-сервер или тонкий клиент по сети, убедитесь, что публикация базы и права на уровне кластера настроены администратором сервера.
Дополнительный способ — создание пользователя через конфигуратор (меню «Администрирование» → «Пользователи»). Этот вариант используют, когда нужно массово проверить список учетных записей или восстановить доступ, если единственный администратор заблокирован. Для работы в конфигураторе требуется монопольный доступ к базе в файловом режиме.
Как выбрать действие
Проверка результата и типичные ошибки
После создания учетной записи обязательно проверьте вход: завершите сеанс администратора или запустите второй сеанс и авторизуйтесь под новым пользователем. Убедитесь, что интерфейс соответствует роли — кассир должен видеть РМК и не должен видеть настройки обменов и администрирования.
Для кассира дополнительно проверьте пробную продажу в РМК: открытие смены, пробитие тестового чека, закрытие смены. Если касса фискальная, тестовые операции выполняйте аккуратно — пробитый чек является фискальным документом и попадет в отчетность.
Как проверить результат
Программа запрашивает логин и пароль, сеанс открывается
Ошибка «пользователь не найден» или «неверный пароль»
Видны только разделы, нужные для должности
Доступны «Администрирование» и настройки у обычного кассира
Открывается смена, пробивается чек
Сообщение о недостатке прав при открытии смены
События фиксируются под именем нового пользователя
Операции записываются на чужую или общую учетную запись
Отдельная ситуация — увольнение сотрудника. Не удаляйте его учетную запись: установите флаг «Недействителен» и смените пароль. Так вы заблокируете вход, но сохраните историю операций и корректные ссылки в документах.
Что важно запомнить
Пользователь в 1С Розница создается через «Администрирование» → «Пользователи»: карточка, имя входа, пароль, права через группы доступа. Каждому сотруднику — своя учетная запись, минимально необходимые права и обязательная проверка входа после настройки.
Частые вопросы
Можно ли создать пользователя без пароля?
Технически платформа позволяет оставить пароль пустым, если это не запрещено настройками безопасности. На практике так делать не стоит: любой, кто знает имя входа, получит доступ к базе. Лучше задать временный пароль и включить требование сменить его при первом входе.
Почему новый пользователь не видит раздел РМК?
Чаще всего причина в отсутствии роли кассира или членства в группе доступа кассиров. Проверьте также, что в настройках РМК для текущего рабочего места указана касса ККМ и пользователь привязан к нужному магазину.
Как скопировать права существующего сотрудника?
Откройте карточку образцового пользователя, посмотрите, в какие группы доступа он входит, и добавьте нового сотрудника в те же группы через раздел «Группы доступа». Это надежнее, чем назначать роли по памяти.
Что делать, если забыт пароль единственного администратора?
В файловой базе доступ восстанавливается через конфигуратор: откройте «Администрирование» → «Пользователи» и сбросьте пароль. Если и вход в конфигуратор закрыт, потребуется специалист с доступом к файлу базы. В клиент-серверном варианте сброс выполняет администратор кластера.
Нужно ли создавать пользователя в конфигураторе дополнительно?
Нет. При создании пользователя из режима «Предприятие» учетная запись автоматически появляется и в списке пользователей конфигуратора — это один и тот же список. Дублировать запись не нужно.
Можно ли ограничить кассира конкретным магазином?
Да, если в настройках включено ограничение доступа на уровне записей по магазинам или складам. Тогда в группе доступа указываются разрешенные значения, и кассир будет видеть документы и остатки только своей торговой точки.