Как удалить присоединенные файлы в 1С

Присоединенные файлы в 1С — это сканы договоров, акты, изображения номенклатуры и другие документы, которые хранятся вместе с объектами базы. Со временем их объем растет: база становится тяжелой, замедляется создание резервных копий, а в файловом хранилище скапливаются гигабайты неактуальных вложений. Удалить такие файлы можно несколькими способами — от ручного удаления по одному до массовой очистки обработкой.

Выбор способа зависит от того, где хранятся файлы (в информационной базе или в томах на диске), какая конфигурация используется и сколько объектов нужно обработать. В типовых конфигурациях на Библиотеке стандартных подсистем (БСП) — «Управление торговлей», «ERP», «Бухгалтерия предприятия», «Зарплата и управление персоналом» — механизм присоединенных файлов устроен одинаково, поэтому инструкции ниже применимы к большинству современных решений.

Перед любым массовым удалением обязательно сделайте резервную копию базы. Удаление присоединенных файлов, особенно при непосредственной пометке и удалении из справочника, отменить без копии невозможно: вместе со ссылкой на файл теряется и его содержимое.

Где 1С хранит присоединенные файлы

В типовых конфигурациях за хранение отвечает справочник присоединенных файлов (например, «ПрисоединенныеФайлы» или специализированные вроде «НоменклатураПрисоединенныеФайлы»). Само содержимое файла может храниться двумя способами: внутри информационной базы в виде двоичных данных либо в томах на диске — в каталогах, которые администратор указывает в настройках.

Проверить способ хранения можно в разделе администрирования: «НСИ и администрирование» → «Настройка работы с файлами». Если включен признак «Хранить файлы в томах на диске», тела файлов лежат в указанных каталогах, а в базе остаются только ссылки. Если тома не настроены, все вложения находятся внутри базы и напрямую влияют на её размер.

Это различие важно при удалении: когда файл хранится в томе, удаление записи в справочнике не всегда сразу удаляет физический файл с диска — в ряде конфигураций предусмотрена отложенная очистка. Когда файл хранится в базе, его удаление уменьшит размер базы только после тестирования и исправления с сжатием таблиц (для файлового варианта) или после шринка на уровне СУБД (для клиент-серверного).

Как удалить один присоединенный файл

Самый простой сценарий — удалить конкретный файл из карточки документа или справочника. Откройте объект, к которому прикреплен файл, и перейдите по команде «Присоединенные файлы» (обычно это кнопка со скрепкой в командной панели или отдельная вкладка). В открывшемся списке выделите нужный файл и нажмите Delete или кнопку «Удалить».

По умолчанию 1С ставит пометку удаления, а не удаляет объект окончательно. Пока пометка не снята и не выполнено удаление помеченных объектов, запись остается в базе, но файл уже недоступен пользователям в обычном режиме. Чтобы окончательно удалить файл, перейдите в «Администрирование» → «Обслуживание» → «Удаление помеченных объектов» и выполните удаление.

Если вместо пометки требуется сразу удалить файл безвозвратно, в списке присоединенных файлов можно использовать сочетание Shift+Delete — интерактивное непосредственное удаление. Платформа запросит подтверждение, после чего запись будет удалена без пометки. Пользуйтесь этим режимом осторожно: восстановить файл без резервной копии не получится.

1. 1
   Откройте документ или элемент справочника, к которому прикреплен файл
2. 2
   Нажмите кнопку «Присоединенные файлы» (значок скрепки)
3. 3
   Выделите файл и нажмите Delete, подтвердите пометку на удаление
4. 4
   Откройте «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов» и выполните удаление
5. 5
   Проверьте, что файл больше не отображается в списке и не открывается

Групповое удаление через обработку «Групповое изменение реквизитов»

Когда файлов много, удалять их по одному нерационально. В типовых конфигурациях есть универсальная обработка «Групповое изменение реквизитов» («Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных», либо через «Все функции»). Она позволяет массово установить пометку удаления для выбранных элементов справочника присоединенных файлов.

В обработке выберите тип объектов — нужный справочник присоединенных файлов, задайте отбор: например, по владельцу файла, по дате создания, по расширению или размеру. Затем в списке реквизитов найдите «Пометка удаления», установите значение «Истина» и выполните обработку. После этого останется запустить удаление помеченных объектов.

Отбор — ключевой момент. Без фильтра вы пометите все файлы конфигурации, включая актуальные сканы договоров и изображения товаров. Перед выполнением нажмите «Показать отобранные» и визуально проверьте, что в выборку попали именно те объекты, которые нужно удалить.

Удаление помеченных объектов и контроль ссылочной целостности

Помеченные файлы физически удаляются обработкой «Удаление помеченных объектов». Откройте её через «Администрирование» → «Обслуживание». Режим «Выборочное удаление» позволяет отметить только справочники присоединенных файлов, режим «Автоматическое удаление» удалит все помеченные объекты базы.

Если на присоединенный файл есть ссылки из других объектов (например, файл использован в письме или в дополнительной обработке), платформа не даст его удалить и покажет места использования. В этом случае либо удалите ссылающиеся объекты, либо снимите пометку с файла. Игнорировать такие сообщения нельзя — принудительное удаление с нарушением ссылок приведет к битым ссылкам вида «Объект не найден».

В монопольном режиме удаление проходит быстрее и надежнее. В клиент-серверной базе при большом количестве объектов операция может занять заметное время — планируйте её на период минимальной нагрузки.

Очистка томов и файлов на диске

Если файлы хранятся в томах на диске, удаление записи в справочнике освобождает место не всегда сразу. В ряде конфигураций физическое удаление из тома выполняется при удалении помеченных объектов, но если база долго работала с обменами или очищалась нештатными средствами, в каталогах томов могут остаться «сироты» — файлы, на которые нет ссылок в базе.

Проверить расхождение можно сравнением: выгрузите список путей файлов из справочника (через консоль запросов или отчет) и сопоставьте с фактическим содержимым каталогов томов. Файлы, которых нет в списке, — кандидаты на удаление с диска. Перед удалением переместите их во временный каталог и понаблюдайте за работой базы несколько дней.

Никогда не удаляйте файлы из томов напрямую через проводник «наугад»: если файл еще связан с записью в базе, пользователи получат ошибку «Файл не найден в томе» при попытке его открыть.

Автоматизация: регламентные задания и специализированные обработки

Для регулярной очистки удобно настроить автоматический сценарий. Типовой подход — периодический запуск удаления помеченных объектов регламентным заданием, а пометку ставить по правилу: например, файлы, прикрепленные к помеченным на удаление документам, или вложения старше заданного срока, не связанные с актуальными объектами.

В некоторых конфигурациях есть штатные помощники очистки (например, очистка неиспользуемых файлов при обмене с сайтом или очистка версий файлов, если включено версионирование). Проверьте настройки хранения: при включенном хранении версий удаляйте и устаревшие версии — они часто занимают больше места, чем актуальные файлы.

Для нестандартных задач — например, удалить все картинки товаров старше определенной даты — используется программный код. Ниже пример процедуры, которая помечает на удаление присоединенные файлы по владельцу:

Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = "ВЫБРАТЬ Ссылка ИЗ Справочник.НоменклатураПрисоединенныеФайлы ГДЕ ВладелецФайла = &Владелец И НЕ ПометкаУдаления";
Запрос.УстановитьПараметр("Владелец", ВладелецФайлов);
Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();
Пока Выборка.Следующий() Цикл
    ФайлОбъект = Выборка.Ссылка.ПолучитьОбъект();
    ФайлОбъект.УстановитьПометкуУдаления(Истина);
КонецЦикла;

Такой код выполняйте только в копии базы или после резервного копирования и только если понимаете, какие объекты попадут в выборку. Ошибка в запросе пометит лишние файлы.

Права доступа и типичные ограничения

Удалить присоединенный файл может не каждый пользователь. Нужны права на изменение соответствующего справочника присоединенных файлов, а для массовых операций — права на обработки «Групповое изменение реквизитов» и «Удаление помеченных объектов», которые обычно есть только у администратора. Если кнопка удаления недоступна, проверьте роли пользователя.

Дополнительные ограничения: файл может быть занят (открыт на редактирование другим пользователем), объект-владелец может находиться в закрытом периоде с датой запрета изменения, а в распределенной базе (РИБ) удаление должно выполняться в том узле, где это предусмотрено правилами обмена.

Как проверить результат очистки

После удаления убедитесь, что цель достигнута: откройте несколько объектов, у которых были вложения, и проверьте, что списки присоединенных файлов пусты либо содержат только нужные файлы. Попытайтесь открыть оставшиеся файлы — они должны открываться без ошибок.

Для оценки освобожденного места сравните размер каталога томов до и после очистки, а для базы с внутренним хранением — выполните сжатие и сравните размер файла 1Cv8.1CD. Если размер не изменился, но файлы удалены, значит, сжатие еще не выполнялось либо основной объем занимают другие данные.

Частые вопросы