Как очистить присоединенные файлы в 1С

Присоединенные файлы в 1С — сканы договоров, акты, счета-фактуры, фотографии товаров — со временем занимают значительную часть базы или дискового тома. Рост объёма замедляет создание резервных копий, увеличивает время обмена данными и усложняет миграцию. Очистка присоединенных файлов — регулярная задача администратора или внедренца, но выполнять её нужно аккуратно: удалённые файлы из корзины 1С не восстанавливаются штатными средствами.

Порядок действий зависит от того, где хранятся файлы: в самой информационной базе или в томах на диске. Также важно понимать, какие файлы действительно лишние — дубликаты, устаревшие версии, вложения к помеченным на удаление объектам. Ниже разобраны способы определить лишние файлы, удалить их вручную и пакетно, а также настроить хранение так, чтобы проблема не повторялась.

Материал ориентирован на типовые конфигурации на базе Библиотеки стандартных подсистем (УТ 11, ERP, КА, БП 3.0, ЗУП 3.1), где работа с присоединенными файлами реализована единообразно. В самописных и сильно доработанных конфигурациях механика может отличаться — проверяйте код перед удалением.

Где 1С хранит присоединенные файлы и почему это важно

В типовых конфигурациях предусмотрены два режима хранения: непосредственно в информационной базе (в хранилище значений) или в томах на диске, когда в базе остаётся только ссылка и путь к файлу. Режим задаётся в настройках: раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Хранение файлов» или аналогичный пункт в зависимости от конфигурации.

Способ хранения определяет, что фактически происходит при удалении. Если файлы в базе — после удаления записи и сжатия базы место освобождается внутри файла 1Cv8.1CD или на сервере СУБД. Если файлы в томах — нужно отдельно удалять сами файлы на диске, иначе записи в базе исчезнут, а мусор на диске останется.

Узнать текущий режим просто: откройте настройки хранения файлов и посмотрите, указан ли список томов и включен ли флаг «Хранить файлы в томах на жестком диске». Также полезно оценить объём: размер каталога томов можно посмотреть средствами ОС, а объём файлов в базе — через отчёт по размеру таблиц или административные средства СУБД.

Как определить, какие файлы занимают место

Прежде чем что-то удалять, найдите источники роста. Типичные кандидаты: вложения к помеченным на удаление документам, устаревшие версии файлов (если включено версионирование), дубликаты одних и тех же сканов, прикреплённых к разным объектам, а также крупные файлы — видео, архивы, многостраничные PDF.

Быстрый способ оценить ситуацию — открыть справочник присоединенных файлов нужного типа (например, «Счет на оплату присоединенные файлы») и отсортировать список по колонке «Размер», предварительно выведя её в настройках списка. Для сводной картины по всем типам удобнее использовать консоль запросов или готовую обработку анализа.

Если включено хранение версий, проверьте объём версий отдельно: подсистема хранит каждую редакцию файла, и за годы их может накопиться больше, чем актуальных файлов. Версии удаляются отдельной операцией — из карточки файла по кнопке со списком версий или программно.

Подготовка: резервная копия и права доступа

Любая массовая очистка начинается с резервной копии. Для файловой базы достаточно скопировать каталог базы или выгрузить dt при остановленной работе пользователей. Для клиент-серверной — выполните штатный бэкап средствами СУБД и отдельно скопируйте каталоги томов, если файлы хранятся на диске.

Убедитесь, что у учетной записи, под которой выполняется очистка, есть права на изменение присоединенных файлов и на удаление помеченных объектов. В типовых конфигурациях это полные права или роли администратора. Ограниченная роль может «молча» не удалить часть объектов, и результат будет неполным.

Запланируйте работу на нерабочее время: удаление помеченных объектов и сжатие базы требуют монопольного доступа, а в клиент-серверном режиме массовые операции создают нагрузку на СУБД и могут замедлить работу пользователей.

Удаление файлов вручную через интерфейс

Для точечной очистки достаточно штатных средств. Откройте объект-владелец (документ, договор, номенклатуру), перейдите по ссылке «Присоединенные файлы», выделите лишние файлы и удалите их. Файл помечается на удаление, а физическое удаление содержимого произойдёт после операции «Удаление помеченных объектов».

Для пакетной ручной работы удобнее открыть сам справочник присоединенных файлов: в списке можно отобрать файлы по владельцу, дате, размеру или расширению и пометить на удаление сразу группу. Не забудьте, что у каждого типа объектов свой справочник файлов — очистку нужно повторить для каждого типа.

Удаление помеченных объектов

После пометки файлов выполните «Администрирование» → «Обслуживание» → «Удаление помеченных объектов». Выберите режим выборочного удаления, чтобы контролировать, что именно уходит, или автоматический — если уверены в составе помеченного. Мастер покажет объекты, которые мешают удалению (ссылки из других документов), — разберите их отдельно.

Для файлов, хранящихся в томах, именно на этом этапе подсистема удаляет физические файлы с диска. Если после операции место на диске не освободилось — проверьте, не хранятся ли файлы в других томах и не были ли они скопированы в каталог вручную в обход 1С.

1. 1
   Сделайте резервную копию базы и каталогов томов
2. 2
   Откройте справочник присоединенных файлов нужного типа, отсортируйте по размеру
3. 3
   Пометьте на удаление лишние файлы и устаревшие версии
4. 4
   Выполните «Удаление помеченных объектов» в выборочном режиме и разберите мешающие ссылки
5. 5
   Проверьте объём базы и свободное место на диске, откройте несколько документов с оставшимися вложениями

Пакетная очистка обработкой или регламентным заданием

Когда файлов десятки тысяч, ручной способ неприменим. Используйте специализированные обработки очистки присоединенных файлов — они позволяют задать отбор по типу владельца, периоду, размеру, расширению и наличию пометки удаления у владельца, а затем пометить или удалить файлы пакетно. Перед запуском на рабочей базе обязательно протестируйте обработку на копии.

Если в конфигурации включено версионирование, проверьте наличие штатного регламентного задания очистки устаревших версий — в ряде типовых решений оно предусмотрено и настраивается через список регламентных заданий. Это безопаснее самописных доработок, так как учитывает внутренние связи подсистемы.

Программное удаление выполняется через методы БСП: достаточно пометить объект справочника присоединенных файлов на удаление и затем удалить помеченные объекты — подсистема сама очистит хранилище и файл в томе. Пример типового подхода:

Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ ПЕРВЫЕ 1000
| Файлы.Ссылка КАК Ссылка
|ИЗ
| Справочник.ДоговорыКонтрагентовПрисоединенныеФайлы КАК Файлы
|ГДЕ
| Файлы.ВладелецФайла.ПометкаУдаления
| И НЕ Файлы.ПометкаУдаления";
Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();
Пока Выборка.Следующий() Цикл
 ФайлОбъект = Выборка.Ссылка.ПолучитьОбъект();
 ФайлОбъект.УстановитьПометкуУдаления(Истина);
КонецЦикла;
// Затем — штатное удаление помеченных объектов

После пакетной очистки в клиент-серверной базе на MS SQL или PostgreSQL дополнительно выполните сжатие (shrink) базы средствами СУБД, если требуется вернуть место операционной системе. Учтите, что shrink — ресурсоёмкая операция, её выполняют вне рабочих часов и не используют как регулярную процедуру.

Сжатие файловой базы после очистки

Файловая база 1Cv8.1CD не уменьшается сама после удаления данных: освободившиеся страницы остаются внутри файла. Чтобы вернуть место, запустите конфигуратор в монопольном режиме: «Администрирование» → «Тестирование и исправление», отметьте пункт «Сжатие таблиц информационной базы» и выполните обработку.

Альтернатива — выгрузка базы в dt и загрузка обратно в новый каталог: при загрузке таблицы пересоздаются без «пустот». Этот способ дольше, но заодно служит дополнительной проверкой целостности данных.

Сравните размер файла базы до и после сжатия — разница покажет реальный объём удалённых вложений. Если размер почти не изменился, значит, основной объём занимает что-то другое: регистры, история обменов или файлы в томах, а не в базе.

Профилактика: как не дать файлам снова разрастись

Настройте хранение больших файлов в томах на диске: так база останется компактной, а бэкап вложений можно делать отдельно и реже. Разделите тома по типам данных — например, отдельный том для сканов первичных документов и отдельный для изображений номенклатуры.

Договоритесь с пользователями о правилах: не прикреплять видео и установочные пакеты, сжимать сканы до разумного разрешения, не дублировать один файл к нескольким объектам без необходимости. Часть проблем решается не удалением, а дисциплиной ввода данных.

Раз в квартал выполняйте контрольную процедуру: проверка объёма справочников файлов, удаление вложений к помеченным объектам, очистка устаревших версий. Регулярная небольшая очистка безопаснее и быстрее, чем разовая масштабная.

Как проверить результат очистки

После всех операций откройте несколько случайных документов, у которых должны остаться вложения, и убедитесь, что файлы открываются без ошибок. Особое внимание — документам с электронными подписями и сканам первичных документов: их потеря может иметь юридические последствия.

Сверьте цифры: количество записей в справочниках присоединенных файлов, размер каталогов томов, размер файла базы после сжатия. Все три показателя должны уменьшиться согласованно. Если записи удалились, а тома не похудели — ищите файлы, созданные в обход 1С.

Частые вопросы