Администрирование · 11 мин
Как добавить организацию пользователю в 1С
Как добавить организацию пользователю в 1С: настройка прав доступа, групп пользователей, ограничение по организациям в БП, ЗУП, УТ и ERP. Пошаговая инструкция.
В многофирменных базах 1С часто требуется разграничить работу сотрудников по организациям: бухгалтер ведёт только свою фирму, менеджер видит заказы одного юрлица, а руководитель — все. Задача «добавить организацию пользователю» решается по-разному в зависимости от того, что именно нужно: ограничить доступ к данным организации, разрешить выбор организации в документах или закрепить организацию как значение по умолчанию.
В типовых конфигурациях (Бухгалтерия предприятия, Зарплата и управление персоналом, Управление торговлей, ERP) механизм разграничения построен на профилях групп доступа и настройке ограничения доступа на уровне записей (RLS). Дополнительно есть простые настройки: основная организация пользователя и подстановка организации в новые документы.
Ниже разобраны все сценарии: от простой подстановки организации в документы до полноценного ограничения видимости данных. Инструкции приведены для интерфейса «Такси» в управляемом приложении; в обычном приложении пути к разделам отличаются, но логика та же.
Проверьте, что организация существует в базе
Прежде чем «давать» организацию пользователю, убедитесь, что она заведена в справочнике. Откройте раздел Главное меню → Справочники → Организации (в Бухгалтерии — Главное → Реквизиты организации, в УТ/ERP — Нормативно-справочная информация → Организации).
Если организации нет в списке, создайте её: укажите наименование, ИНН, КПП, организационно-правовую форму, систему налогообложения. Для Бухгалтерии важно правильно заполнить учётную политику — без неё документы по организации будут проводиться с ошибками или не проводиться вовсе.
Обратите внимание на признак «Обособленное подразделение»: филиалы вводятся как отдельные элементы справочника с указанием головной организации. Если пользователь должен работать с филиалом, добавлять нужно именно элемент-филиал, а не только головную организацию.
Назначьте пользователю профиль группы доступа
Базовое условие — у пользователя должен быть профиль, включающий роли для работы с документами и справочниками по организациям. Откройте Администрирование → Настройки прав и пользователей → Пользователи, выберите нужного сотрудника и перейдите по ссылке «Права доступа».
В списке профилей проверьте, какой профиль назначен: «Бухгалтер», «Менеджер по продажам», «Кадровик» и т.д. Если пользователь вообще не видит документы по организации, чаще всего причина в отсутствующем или слишком узком профиле, а не в настройках ограничения по организациям.
Изменение профиля применяется при следующем входе пользователя в базу. Если пользователь работает прямо сейчас, попросите его перезайти в программу — права не пересчитываются «на лету» в открытом сеансе.
- 1Откройте Администрирование → Настройки прав и пользователей → Пользователи
- 2Выберите пользователя и откройте «Права доступа»
- 3Проверьте назначенные профили и при необходимости добавьте подходящий
- 4Попросите пользователя перезайти в программу
- 5Проверьте, что нужные документы и отчёты стали доступны
Включите ограничение доступа на уровне записей
Если задача — чтобы пользователь видел данные только своей организации, включите RLS: Администрирование → Настройки прав и пользователей → Группы доступа, установите флажок «Ограничивать доступ на уровне записей». В некоторых конфигурациях флажок называется «Ограничение доступа на уровне записей» и находится в настройках прав.
После включения флажка появляется возможность в группах доступа указывать разрешённые значения: конкретные организации, склады, подразделения. Учтите, что включение RLS немного замедляет выполнение запросов, поскольку платформа добавляет условия отбора к каждому обращению к данным — на больших базах это ощутимо.
Добавьте пользователя в группу доступа с организацией
Откройте Администрирование → Настройки прав и пользователей → Группы доступа. Создайте новую группу (например, «Бухгалтеры ООО Ромашка») или скопируйте существующую. В форме группы укажите профиль и перейдите на закладку «Ограничение доступа» (или «Разрешённые значения»).
В таблице ограничений выберите вид доступа «Организации» и укажите конкретную организацию или список организаций. Вариант «Все разрешены» снимает ограничение, «Все запрещены, исключения назначаются в группах» — включает строгий режим, когда доступны только перечисленные значения.
На закладке «Участники» добавьте пользователей, которые должны работать с этой организацией. Один пользователь может входить в несколько групп доступа — тогда ему разрешено объединение значений из всех его групп.
Как выбрать действие
Установите основную организацию для пользователя
Отдельный простой сценарий — подстановка организации по умолчанию в новые документы. В Бухгалтерии это настраивается через Администрирование → Пользователи и права → Персональные настройки (или пользователь сам: Главное меню → Персональные настройки), где указывается «Основная организация».
В ЗУП аналогичная настройка называется «Основная организация» и влияет на отбор в списках кадровых документов. В УТ и ERP значение по умолчанию задаётся в настройках пользователя через справочник «Пользователи» — поле «Основная организация» в разделе подстановки значений.
Эта настройка не ограничивает права: пользователь по-прежнему может выбрать другую организацию вручную. Она лишь ускоряет ввод документов и снижает риск ошибочного выбора чужой фирмы.
Проверьте результат под пользователем
Надёжный способ проверки — войти в базу под учётной записью пользователя. В файловой базе достаточно запустить 1С с его логином; в клиент-серверном варианте удобно использовать второй сеанс или другой компьютер.
Проверьте три вещи: список организаций в документах (должны быть доступны только разрешённые), формирование отчётов с отбором по организации и создание нового документа — организация должна подставляться автоматически или быть доступной для выбора.
Если пользователь видит чужие организации, проверьте, не входит ли он в группу доступа с вариантом «Все разрешены» — права в 1С суммируются, и одна широкая группа перекрывает все ограничения остальных.
Как проверить результат
Видны только разрешённые организации
Доступны все организации базы или список пуст
Формируется по своей организации, чужая недоступна или пуста
Отчёт показывает данные чужих фирм
Основная организация подставляется автоматически
Поле пустое или подставляется чужая организация
Документ проводится без ошибок прав
Ошибка «Нарушение прав доступа» при записи
Особенности отдельных конфигураций
В 1С:Бухгалтерии 8 дополнительно есть настройка «Доступные организации» в персональных настройках пользователя — она фильтрует списки документов без включения полноценного RLS. Это удобный компромисс для небольших баз, где строгое разграничение не требуется.
В ЗУП ограничение по организациям часто совмещают с ограничением по подразделениям и группам доступа физических лиц — кадровые данные защищаются жёстче, чем бухгалтерские. Проверяйте не только организацию, но и вид доступа «Группы физических лиц».
В УТ и ERP разграничение обычно строится не только по организациям, но и по складам, подразделениям и соглашениям с клиентами. Если менеджеру «добавили организацию», а он не видит заказы, проверьте остальные виды доступа в его группе.
Удобно называть группы доступа по шаблону «роль + организация», например «Бухгалтер — ООО Вега». При увольнении или переводе сотрудника достаточно перенести его в другую группу, не разбирая индивидуальные настройки.
Частые вопросы
Пользователь не видит организацию в списке выбора, хотя она создана. Что делать?
Проверьте последовательно: включён ли RLS и есть ли организация в разрешённых значениях группы доступа пользователя; не помечена ли организация на удаление; перезашёл ли пользователь в базу после изменения прав. Также убедитесь, что пользователь не состоит в группе, где для вида доступа «Организации» установлено «Все запрещены» без исключений.
Как дать пользователю доступ сразу ко всем организациям?
Не включайте для него ограничение на уровне записей или добавьте его в группу доступа, где для вида доступа «Организации» установлен вариант «Все разрешены». Поскольку права суммируются, одной такой группы достаточно, даже если в других группах есть ограничения.
Можно ли ограничить доступ к организации без прав администратора?
Нет. Настройка групп доступа, профилей и включение RLS требуют прав администратора или роли «Настройка прав доступа». Обычный пользователь может изменить только свои персональные настройки, например основную организацию.
Почему после настройки RLS отчёты стали формироваться медленнее?
Платформа добавляет условия отбора по разрешённым значениям к каждому запросу, и на больших таблицах это увеличивает время выполнения. Это ожидаемое поведение. Снизить влияние можно, ограничивая доступ по минимально необходимому набору видов и не включая RLS для пользователей, которым он не нужен.
Что будет с документами, если у пользователя отобрать доступ к организации?
Сами документы не удаляются и не изменяются — пользователь просто перестанет видеть их в списках и отчётах. При попытке открыть такой документ по прямой ссылке он получит сообщение о нарушении прав доступа. Данные остаются доступными пользователям с соответствующими правами.
Нужно ли настраивать доступ заново при добавлении новой организации в базу?
Да, если используется режим «все запрещены, исключения в группах»: новая организация не появится у пользователей автоматически. Добавьте её в разрешённые значения нужных групп доступа. При варианте «Все разрешены» новая организация станет доступна без дополнительных действий.
Что важно запомнить
Добавление организации пользователю в 1С — это три уровня: профиль группы доступа даёт роли, ограничение на уровне записей определяет видимые организации, а основная организация в настройках ускоряет ввод документов. Изменения применяются после повторного входа пользователя, а результат надёжнее всего проверять под его учётной записью.