1С Кабинет сотрудника: где хранятся данные

«1С:Кабинет сотрудника» — это сервис, через который работники получают расчётные листки, справки, подают заявления на отпуск и согласовывают документы без обращения в кадровую службу. Вопрос о том, где физически хранятся эти данные, возникает у администраторов и руководителей при подключении сервиса, при проверках по защите персональных данных и при смене схемы работы с 1С.

Короткий ответ: данные распределены между двумя хранилищами. Основная учётная информация (кадровые документы, начисления, графики) остаётся в вашей информационной базе — чаще всего «1С:Зарплата и управление персоналом». А сервис «Кабинет сотрудника» хранит в облаке 1С копию публикуемых данных: расчётные листки, сведения о сотрудниках, заявления и результаты согласований. Между базой и сервисом работает регламентная синхронизация.

Ниже разберём, какие именно данные где лежат, как устроен обмен, кто имеет доступ и что проверить, чтобы соответствовать требованиям к защите персональных данных.

Какие данные хранятся в информационной базе 1С

Информационная база (обычно «1С:Зарплата и управление персоналом», реже ERP с кадровым блоком) остаётся главным и единственным источником учётных данных. Здесь хранятся приказы о приёме и увольнении, штатное расписание, начисления и удержания, налоги и взносы, табели, графики работы, личные данные сотрудников в полном объёме.

Физическое расположение базы зависит от вашей схемы развёртывания: сервер в собственной инфраструктуре (файловый или клиент-серверный вариант на MS SQL, PostgreSQL), облако 1С:Фреш или арендованный сервер у хостинг-провайдера. Сервис «Кабинет сотрудника» работает с любым из этих вариантов — важно лишь, чтобы база имела доступ в интернет для обмена с сервисом.

Важно понимать: полные персональные данные (паспорт, ИНН, СНИЛС, адреса, сведения о семье) в «Кабинет сотрудника» не выгружаются в полном объёме. Сервис получает только тот набор, который нужен для работы кабинета: ФИО, подразделение, должность, контакты, данные для расчётных листков и заявлений.

Что хранится в облачном сервисе «Кабинет сотрудника»

Облачная часть сервиса размещается на серверах 1С. Туда в процессе синхронизации передаётся ограниченный набор данных, необходимый для отображения в личном кабинете сотрудника:

• расчётные листки за опубликованные периоды;
• сведения о сотрудниках: ФИО, подразделение, должность, рабочие контакты, фото (если публикуется);
• графики отпусков и остатки отпусков;
• заявления сотрудников (на отпуск, справку, изменение данных) и статусы их согласования;
• документы на ознакомление и отметки об ознакомлении;
• справки с места работы и справки о доходах, сформированные по запросу.

Эти данные являются производной копией: при расхождении приоритет всегда у информационной базы. Если расчётный листок в ЗУП пересчитали, после очередной синхронизации обновлённая версия заменит старую в сервисе.

Как устроена синхронизация между базой и сервисом

Обмен данными выполняется через регламентное задание, которое настраивается при подключении сервиса в разделе администрирования ЗУП. Задание запускается по расписанию (обычно каждые несколько минут) и передаёт изменения в обе стороны: из базы в сервис уходят расчётные листки и кадровые изменения, из сервиса в базу — заявления сотрудников и результаты ознакомления с документами.

Публикация расчётных листков — отдельная операция. Бухгалтер явно выбирает месяц и публикует листки: до этого момента сотрудники их в кабинете не видят, даже если расчёт в базе завершён. Это защищает от ситуации, когда сотрудник увидел черновую, ещё не утверждённую сумму.

1. 1
   В ЗУП откройте раздел администрирования и настройки обмена с «Кабинетом сотрудника»
2. 2
   Проверьте, что регламентное задание обмена активно и выполняется без ошибок
3. 3
   Опубликуйте тестовый расчётный листок за закрытый период
4. 4
   Войдите в кабинет тестового сотрудника и убедитесь, что листок отображается
5. 5
   Создайте из кабинета тестовое заявление и проверьте, что оно появилось в ЗУП

Где физически находятся серверы и кто отвечает за хранение

При использовании облачного сервиса 1С данные кабинета размещаются в дата-центрах оператора сервиса. Ответственность за доступность, резервное копирование и техническую защиту облачной части несёт оператор сервиса, а за содержимое и правомерность обработки персональных данных — ваша организация как оператор персональных данных.

Если база ЗУП у вас локальная, то вы отвечаете за две зоны: защита собственного сервера (доступы, резервные копии, обновления) и корректная настройка обмена с сервисом. Если база в «1С:Фреш», обе части находятся в инфраструктуре 1С, что упрощает администрирование, но не снимает с организации обязанностей по 152-ФЗ.

Права доступа: кто что видит

Сотрудник в своём кабинете видит только собственные данные: свои расчётные листки, свои заявления, свой график. Руководители подразделений могут получить расширенные права — согласование заявлений своих подчинённых и просмотр их графиков, но не расчётных листков. Кадровик и расчётчик работают в основном в ЗУП, а не в кабинете.

Назначение ролей выполняется на стороне сервиса при добавлении сотрудников. Типичная ошибка — выдать роль руководителя «на всякий случай» шире, чем нужно: тогда человек получает доступ к данным сотрудников, которыми не руководит. Назначайте права строго по оргструктуре и пересматривайте их при переводах.

Резервное копирование и удаление данных

Облачная часть сервиса резервируется оператором, но ваша база ЗУП — ваша зона ответственности. Настройте регулярное резервное копирование базы независимо от сервиса: именно в ней первичные документы, без которых восстановить учёт невозможно.

При отказе от сервиса или смене решения продумайте заранее порядок выгрузки и удаления данных из облака. Заявления и история согласований, которые существуют только в сервисе, стоит выгрузить до отключения, а по персональным данным — оформить удаление в соответствии с требованиями законодательства и сроками хранения кадровых документов.

Частые вопросы

Можно ли хранить данные «Кабинета сотрудника» только на своём сервере, без облака?

Штатный сервис «1С:Кабинет сотрудника» — облачный, и его данные размещаются в инфраструктуре 1С. Если требуется полностью локальное решение, рассматривают альтернативные варианты (например, самописные порталы или коробочные решения на платформе 1С), но это уже другой продукт с другим функционалом.

Видит ли сотрудник свой расчётный листок сразу после расчёта зарплаты?

Нет. Листок появляется в кабинете только после того, как расчётчик явно выполнит публикацию за соответствующий месяц и пройдёт синхронизация. До публикации данные остаются только в базе ЗУП.

Что происходит с данными сотрудника после увольнения?

Доступ к кабинету блокируется, но записи в сервисе и в базе сохраняются в соответствии со сроками хранения кадровых документов. Администратору следует проверить, что пользователь деактивирован в сервисе и не может войти.

Кто отвечает за утечку данных из кабинета?

Организация как оператор персональных данных отвечает за правомерность обработки и настройку доступов. Оператор сервиса отвечает за техническую защиту облачной инфраструктуры в рамках договора. Корректная настройка ролей и парольная дисциплина — зона ответственности организации.

Можно ли выгрузить историю заявлений из сервиса перед отключением?

Заявления, прошедшие синхронизацию, уже хранятся в базе ЗУП как документы. Данные, существующие только в сервисе, следует выгрузить до отключения — порядок выгрузки уточняйте в документации сервиса или у его поддержки.