1С:Фреш: сколько пользователей можно подключить и как выбрать тариф

Количество пользователей в сервисе 1С:Фresh зависит от выбранного тарифа и типа приложений, которые вы арендуете. В отличие от коробочных версий 1С, где лицензии покупаются отдельно на каждое рабочее место, во «Фреше» доступ пользователей обычно уже учтён в стоимости подписки, но с ограничениями, которые важно понимать до подключения.

Ключевой принцип сервиса такой: базовые тарифы рассчитаны на одного пользователя, а для совместной работы нескольких сотрудников предусмотрены расширенные тарифы и дополнительные опции. При этом разные приложения внутри сервиса (бухгалтерия, зарплата, торговля) могут иметь собственные правила лицензирования.

Ниже разберём, как устроено лицензирование в 1С:Фреш, сколько человек реально сможет работать на каждом тарифе, как добавить новых пользователей и что делать, если штат вырос, а тариф менять не хочется.

Как устроено лицензирование пользователей в 1С:Фреш

В облачном сервисе 1С:Фреш действует подписочная модель: вы платите за доступ к приложению, а не покупаете программу и клиентские лицензии по отдельности. Это снимает необходимость считать «коробочные» лицензии на 5, 10 или 20 рабочих мест, но не отменяет ограничений — они просто перенесены в условия тарифа.

У каждого тарифного плана есть параметр, определяющий, сколько пользователей может одновременно работать с приложением. На стартовых тарифах это, как правило, один пользователь; на тарифах для совместной работы — несколько. Точные значения и стоимость периодически меняются, поэтому актуальные условия всегда нужно проверять на странице описания тарифа в личном кабинете сервиса.

Важно отличать два понятия: учётные записи пользователей и одновременные сеансы. Завести в системе несколько учётных записей можно почти всегда, но работать одновременно смогут столько человек, сколько разрешено тарифом. Если лимит исчерпан, лишний пользователь просто не сможет войти в сеанс.

Сколько пользователей доступно на разных тарифах

Тарифная линейка 1С:Фреш строится по принципу «от одного пользователя к команде». Условно варианты можно разделить на три группы:

• Тарифы для одного пользователя — подходят индивидуальному предпринимателю или самозанятому бухгалтеру, который ведёт учёт самостоятельно. Совместная работа второго сотрудника на таком тарифе невозможна или ограничена.
• Тарифы для совместной работы — рассчитаны на несколько пользователей: например, директор, бухгалтер и менеджер работают в одной базе одновременно.
• Комбинированные варианты — когда в одном абонементе объединены несколько приложений (бухгалтерия, зарплата, торговля) с общим или раздельным лимитом пользователей.

Точное число пользователей указывается в описании каждого тарифа и может отличаться для разных приложений. Например, для бухгалтерии и для торгового приложения лимиты могут быть разными даже в рамках одного абонемента.

Как проверить лимит пользователей на своём тарифе

Если вы уже работаете в сервисе и не помните условия тарифа, проверить лимит можно за пару минут. Для этого нужны права владельца или администратора абонемента.

1. 1
   Войдите в личный кабинет 1С:Фреш под учётной записью владельца абонемента.
2. 2
   Откройте раздел с информацией о подписке или тарифе.
3. 3
   Найдите параметр, описывающий количество пользователей или условия совместной работы.
4. 4
   Сравните лимит с фактическим списком пользователей, добавленных в приложения.
5. 5
   Если лимита не хватает — оцените стоимость дополнительных пользователей или перехода на старший тариф.

Дополнительно проверить фактическое использование можно внутри самого приложения: откройте список пользователей в разделе администрирования и посмотрите, сколько учётных записей активно и кто из сотрудников реально заходит в базу. Нередко выясняется, что часть лимита занята уволенными сотрудниками или тестовыми учётками.

Как добавить нового пользователя

Добавление пользователя выполняется в два этапа: сначала человеку выдаётся доступ к абонементу или приложению в личном кабинете сервиса, затем настраиваются его права уже внутри программы 1С.

Общий порядок такой: владелец абонемента приглашает сотрудника по электронной почте или добавляет его учётную запись, после чего администратор приложения создаёт пользователя в самой базе и назначает роли — например, «бухгалтер», «менеджер по продажам» или «только просмотр». Пока лимит тарифа не исчерпан, новый пользователь сможет войти и работать.

Если при добавлении появляется сообщение о превышении числа пользователей, вариантов два: удалить неактивные учётные записи либо расширить тариф. Удаление пользователя не стирает данные, которые он внёс в базу, — документы и проводки остаются, меняется только доступ.

Ограничения и типичные проблемы совместной работы

Самая частая ситуация — компания подключает самый дешёвый тариф, а через месяц выясняется, что в базе нужно работать бухгалтеру, директору и менеджеру одновременно. Возникает очередь «кто сейчас зайдёт», что тормозит работу и провоцирует ошибки: сотрудники передают друг другу пароль от одной учётной записи.

Работа нескольких человек под одной учётной записью — худший выход из ситуации. Во-первых, это нарушает условия использования сервиса. Во-вторых, теряется ответственность: по журналу действий невозможно понять, кто именно изменил документ. В-третьих, одновременный вход под одним логином может попросту не работать или приводить к вытеснению сеанса.

Как выбрать тариф под число сотрудников

Выбирая тариф, считайте не текущий штат, а число людей, которым реально нужен доступ к программе в ближайшие полгода. Учтите не только основных пользователей, но и эпизодических: руководителя, который смотрит отчёты, внешнего бухгалтера, аудитора.

Маршрут решения

Как выбрать действие

С программой работает только один человекДостаточно базового тарифа на одного пользователя — переплачивать за совместную работу не нужно.

В базе одновременно работают 2–5 сотрудниковВыбирайте тариф с совместной работой и проверяйте, что лимит покрывает всех с запасом.

Доступ нужен эпизодически, например только для просмотра отчётовПроверьте, входят ли пользователи с ограниченными правами в лимит тарифа — иногда для них условия мягче.

Штат быстро растётБерите тариф с запасом по пользователям, чтобы не менять условия каждые пару месяцев.

Полезно сравнить стоимость двух путей: докупить пользователей к текущему тарифу или сразу перейти на старший. Иногда старший тариф при небольшой разнице в цене даёт не только больше пользователей, но и дополнительные приложения или возможности.

Сравнение вариантов

Добавить пользователей к текущему тарифу

Подходит, когда лимит почти исчерпан, но остальные условия тарифа устраивают. Ограничение: не все тарифы поддерживают расширение.

Перейти на старший тариф

Выгоден при росте команды и потребности в дополнительных приложениях. Ограничение: выше ежемесячная плата, переход обычно оформляется со следующего расчётного периода.

Сократить число учётных записей

Бесплатный вариант: отключить уволенных и неактивных пользователей. Не решает проблему, если реальных работающих больше лимита.

Контроль и безопасность при работе нескольких пользователей

Когда в базе работает несколько человек, настройка прав становится обязательной, а не желательной. Каждому пользователю назначайте только те роли, которые нужны для его задач: менеджеру не нужен доступ к регламентированной отчётности, а бухгалтеру — к настройкам обмена данными.

Регулярно проверяйте список активных пользователей и журнал входов. Это позволяет вовремя заметить «лишние» учётные записи, попытки входа под чужими логинами и понять, не пора ли расширять тариф.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список пользователей в приложении

Норма

Все учётные записи принадлежат действующим сотрудникам, права соответствуют ролям

Тревожный признак

Есть аккаунты уволенных, тестовые записи, всем выданы полные права

Одновременная работа

Норма

Все сотрудники входят и работают без сообщений о превышении лимита

Тревожный признак

Пользователей вытесняет из сеанса, появляются ошибки о числе пользователей

Журнал действий

Норма

По каждому изменению видно автора

Тревожный признак

Все изменения записаны на одну учётную запись — значит, логин используют несколько человек

Частые вопросы

Можно ли работать вдвоём на тарифе для одного пользователя?

Формально одновременная работа двух человек на однопользовательском тарифе не предусмотрена. Использование одной учётной записи двумя сотрудниками нарушает условия сервиса и лишает возможности отследить, кто внёс изменения. Корректное решение — перейти на тариф с совместной работой.

Что произойдёт, если превысить лимит пользователей?

Новый пользователь не сможет войти в приложение, пока не освободится место в рамках лимита. Данные при этом не пострадают — ограничение касается только доступа. Чтобы снять блокировку, удалите неактивные учётные записи или расширьте тариф.

Удалятся ли данные, если убрать пользователя из базы?

Нет. Документы, проводки и справочная информация, созданные этим пользователем, остаются в базе. Удаляется только его доступ. Перед удалением убедитесь, что у пользователя нет незавершённых задач и что в системе остаётся хотя бы один администратор.

Нужна ли отдельная оплата за внешнего бухгалтера или аудитора?

Если внешнему специалисту требуется вход в приложение, его учётная запись учитывается в лимите пользователей тарифа на общих основаниях. Поэтому при выборе тарифа закладывайте таких эпизодических пользователей в общее число.

Как узнать, сколько пользователей реально работает в базе?

Откройте раздел администрирования в приложении и посмотрите список активных пользователей и сеансов. Сравните его со списком сотрудников: так вы увидите и «мёртвые» учётные записи, и случаи совместного использования одного логина.

Можно ли сменить тариф, если пользователей стало больше?

Да, переход на старший тариф — штатная операция, оформляемая в личном кабинете сервиса. Обычно новые условия начинают действовать со следующего расчётного периода, поэтому планируйте переход заранее, до того как лимит будет исчерпан.