1С:Фреш: сколько организаций можно вести в одной базе

1С:Фреш — облачный сервис, в котором программы 1С работают через браузер, а оплата идёт по подписке за конкретные приложения. Вопрос о количестве организаций возникает у каждого бухгалтера, который ведёт несколько юридических лиц или ИП: хватит ли одной подписки или придётся платить за каждую фирму отдельно.

Короткий ответ: в типовых конфигурациях, доступных в 1С:Фреш (например, «1С:Бухгалтерия»), в одной информационной базе можно вести учёт по нескольким организациям без дополнительной оплаты за каждую. Ограничивает вас не количество фирм, а число пользователей, набор приложений в тарифе и требования к разделению данных.

Однако «можно технически» и «удобно на практике» — разные вещи. Ниже разберём, как устроен многофирменный учёт в сервисе, когда одной базы достаточно, а когда лучше завести отдельную, и какие ошибки приводят к смешиванию данных.

Как устроено лицензирование 1С:Фреш

Сервис работает по модели подписки: вы выбираете приложение (например, «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Управление нашей фирмой») и тариф, который определяет число пользователей и доступный функционал. Абонентская плата не привязана к количеству организаций, данные которых хранятся в базе.

Это принципиальное отличие от некоторых других облачных сервисов учёта, где каждая фирма оплачивается отдельно. В 1С:Фреш вы можете добавить в базу хоть две, хоть десять организаций — стоимость подписки от этого не изменится. Меняется она только при увеличении числа одновременно работающих пользователей или подключении дополнительных приложений.

Многофирменный учёт в одной базе

Типовые конфигурации 1С изначально рассчитаны на ведение нескольких организаций в одной информационной базе. В «1С:Бухгалтерии» для этого есть справочник «Организации»: вы добавляете новую фирму, заполняете реквизиты, настраиваете учётную политику — и начинаете вводить документы.

Каждый документ в базе привязан к конкретной организации, поэтому проводки, отчёты и декларации формируются раздельно. Общими остаются только те справочники, которые вы сами не разделили: контрагенты, номенклатура, договоры. Это удобно, если фирмы работают с одними и теми же поставщиками и покупателями.

Как добавить вторую организацию

Добавление фирмы занимает несколько минут и не требует обращения в поддержку сервиса:

1. 1
   Откройте раздел «Главное» — «Реквизиты организации» и в списке организаций нажмите «Создать».
2. 2
   Заполните ИНН — программа подтянет основные реквизиты автоматически, проверьте их.
3. 3
   Укажите систему налогообложения и настройте учётную политику новой фирмы.
4. 4
   Настройте нумерацию документов: убедитесь, что префиксы разных организаций различаются.
5. 5
   Введите первый документ и сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по новой организации для проверки.

После добавления проверьте, что в шапке документов доступен выбор организации и что по умолчанию не подставляется чужая фирма. Это самая частая причина ошибок при многофирменном учёте.

Когда лучше завести отдельную базу

Хотя ограничений по количеству организаций нет, не всегда разумно держать все фирмы в одной базе. Раздельные базы оправданы в нескольких ситуациях.

Во-первых, если у организаций разные бухгалтеры, которые не должны видеть чужие данные. В одной базе права настраиваются, но полная изоляция проще и надёжнее достигается разделением баз. Во-вторых, если фирмы используют разные конфигурации: например, одна работает в «1С:Бухгалтерии», а вторая — в «1С:Управление нашей фирмой». В-третьих, отдельная база удобна при продаже или закрытии бизнеса — данные одной фирмы проще выгрузить или архивировать целиком.

Маршрут решения

Как выбрать вариант

Фирмы ведёт один бухгалтер, контрагенты общие, конфигурация однаВедите все организации в одной базе — это дешевле и удобнее.

У каждой фирмы свой бухгалтер, доступ к чужим данным запрещёнЗаведите отдельные базы или настройте разграничение прав доступа.

Организации требуют разных конфигураций 1СИспользуйте отдельные приложения — в одной базе разные конфигурации невозможны.

Одна из фирм готовится к продаже или ликвидацииПеренесите её в отдельную базу, чтобы упростить передачу данных.

Ограничения и подводные камни

Формальных лимитов на число организаций нет, но есть практические ограничения, о которых стоит знать заранее.

Первое — производительность. База с десятью активно работающими фирмами и большим объёмом документов будет работать медленнее, а регламентные операции (закрытие месяца, расчёт себестоимости) придётся выполнять по каждой организации отдельно. Второе — отчётность: каждая фирма сдаёт декларации самостоятельно, и при большом их количестве легко пропустить срок по одной из них.

Третье — обмены с банками и ЭДО. Для каждой организации настраивается собственное подключение к клиент-банку и оператору электронного документооборота, сертификаты электронной подписи тоже привязываются к конкретной фирме. Это не проблема, но требует аккуратности при настройке.

Как проверить, что учёт ведётся корректно

После настройки многофирменного учёта убедитесь, что данные не смешиваются. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по каждой организации отдельно — сальдо должно соответствовать только её операциям. Проверьте, что в журналах документов работает отбор по организации и что печатные формы подставляют правильные реквизиты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по каждой организации

Норма

Обороты и сальдо отражают только операции выбранной фирмы

Тревожный признак

В отчёт попадают документы других организаций

Нумерация документов

Норма

У каждой организации свой префикс или сквозная нумерация без конфликтов

Тревожный признак

Дублирующиеся номера у разных фирм

Печатные формы

Норма

Подставляются реквизиты организации из шапки документа

Тревожный признак

Печатаются реквизиты другой фирмы

Доступ пользователей

Норма

Каждый бухгалтер видит только свои организации

Тревожный признак

Пользователь открывает и редактирует чужие документы

Альтернативы: если 1С:Фреш не подходит

Если облачная модель вам не подходит — например, из-за требований к хранению данных на собственном сервере — те же конфигурации доступны в локальном варианте. Коробочная «1С:Бухгалтерия» также поддерживает неограниченное число организаций в одной базе, но требует собственного сервера или компьютера, резервного копирования и обновления своими силами.

Для бухгалтерских компаний, обслуживающих десятки клиентов, существуют специальные варианты поставки и партнёрские условия — их стоит обсуждать с фирмой «1С» или франчайзи напрямую, поскольку условия зависят от масштаба обслуживания.

Частые вопросы

Нужно ли платить за каждую организацию в 1С:Фреш отдельно?

Нет. Абонентская плата взимается за приложение и число пользователей, а не за количество юридических лиц в базе. Добавление второй, третьей и последующих организаций бесплатно.

Можно ли вести ИП и ООО в одной базе?

Да. В справочнике организаций можно добавлять как юридические лица, так и индивидуальных предпринимателей. Для каждого настраивается своя система налогообложения и учётная политика.

Видит ли бухгалтер одной фирмы данные другой?

По умолчанию пользователь с полными правами видит все организации в базе. Чтобы ограничить доступ, настройте права на уровне записей или вынесите фирмы в разные базы.

Как сдать отчётность по каждой организации отдельно?

Регламентированные отчёты формируются в разрезе организаций: при создании отчёта выбирается конкретная фирма. Для отправки в контролирующие органы у каждой организации должны быть свои настройки обмена и сертификат подписи.

Что делать, если одна из фирм закрылась?

Данные ликвидированной организации можно оставить в базе для архива — они не мешают работе. Альтернатива — выгрузить данные с помощью типовой обработки переноса и хранить их отдельно, а в рабочей базе пометить организацию как неиспользуемую.

Есть ли лимит на объём данных в облаке?

Жёсткого лимита на число организаций нет, но тарифы могут включать ограничения на дисковое пространство и число пользователей. Уточняйте текущие условия в описании вашего тарифа в личном кабинете абонента.