Администрирование · 10 мин
1С:Фреш: сколько баз можно создать и как ими управлять
Сколько информационных баз можно создать в 1С:Фреш, чем отличаются тарифы, как добавить новую базу, ограничения и типичные ошибки при работе с несколькими базами.
Вопрос о количестве баз в облачном сервисе 1С:Фреш возникает у бухгалтеров и администраторов в двух ситуациях: когда нужно вести учёт по нескольким организациям и когда хочется отделить, например, торговлю от зарплаты. Короткий ответ: сервис не ограничивает число информационных баз жёстким лимитом — ограничения задаются тарифным планом, количеством оплаченных пользователей и здравым смыслом производительности.
Каждая база в 1С:Фреш — это отдельное приложение (область данных) со своими справочниками, документами и настройками. Организации внутри одной базы могут быть несколькими, поэтому часто вместо создания новой базы правильнее просто добавить ещё одно юрлицо в существующую. Понимание этой разницы экономит деньги и упрощает обмен данными.
Ниже разберём, как устроены базы в сервисе, сколько их реально можно завести, когда нужна отдельная база, а когда достаточно второй организации, и как не ошибиться при расширении.
Как устроены базы в 1С:Фреш
В 1С:Фреш каждая информационная база — это отдельная область данных в облаке. Она создаётся из типовой конфигурации (например, «Бухгалтерия предприятия», «Управление нашей фирмой», «Зарплата и управление персоналом») и живёт изолированно: свои пользователи, свои документы, свои отчёты. Обмен между базами не происходит автоматически — его нужно настраивать отдельно через синхронизацию.
Важно понимать различие между «базой» и «организацией в базе». Одна база «1С:Бухгалтерии» спокойно ведёт учёт по нескольким юрлицам и ИП: для каждого заводится своя карточка организации, настраиваются учётные политики, а отчётность сдаётся раздельно. Отдельная база требуется реже, чем кажется.
Сколько баз можно создать: реальные ограничения
Формального ограничения «не более N баз» в сервисе нет. Практические рамки задают три фактора: тарифный план (в некоторых тарифах есть особенности по составу приложений), количество оплаченных пользователей и целесообразность. Каждая новая база потребует настройки, загрузки данных и обслуживания — даже если плата за неё как за таковую не взимается отдельно.
Оплата в 1С:Фреш в основном привязана к пользователям и приложениям, а не к числу баз. Это значит, что создание второй базы той же конфигурации само по себе не удваивает счёт, но каждому пользователю, которому нужен доступ к обеим, потребуются соответствующие права. Точные условия стоит уточнять в актуальном описании тарифов, так как они периодически меняются.
Когда достаточно одной базы с несколькими организациями
Если у вас несколько юрлиц или ИП одного профиля деятельности, почти всегда правильнее вести их в одной базе. Это даёт общие справочники контрагентов и номенклатуры, консолидированные отчёты, единые настройки и проще администрирование. Добавление организации занимает минуты: справочник «Организации» → «Создать» → заполнить реквизиты и учётную политику.
Признак того, что одна база справляется: организации работают с пересекающимися контрагентами, сотрудники оформлены в одном из юрлиц, а аналитику по всем компаниям хочется видеть в одном месте. Раздельный учёт при этом обеспечивается отбором по организации в отчётах и документах.
Когда нужна отдельная база
Отдельная база оправдана в нескольких сценариях. Первый — разные конфигурации: бухгалтерский учёт ведётся в «1С:Бухгалтерии», а оперативный учёт продаж — в «Управлении нашей фирмой». Второй — требование изоляции: например, франчайзи или обособленная структура не должны видеть данные друг друга. Третий — эксперименты: тестовая база для проверки настроек, обменов и новых механизмов без риска для рабочих данных.
Ещё один случай — разные владельцы данных. Если базой пользуется внешняя бухгалтерская компания для разных клиентов, данные каждого клиента должны быть строго изолированы, и тогда отдельные области данных — обязательное требование, а не удобство.
Одна база или несколько
Как создать дополнительную базу в 1С:Фреш
Создание новой базы выполняется через личный кабинет абонента сервиса, а не изнутри самой программы. Понадобятся права администратора абонемента. Порядок действий типовой, но интерфейс кабинета может незначительно меняться.
- 1Войдите в личный кабинет абонента 1С:Фреш под учётной записью администратора
- 2Откройте раздел управления приложениями (информационными базами) и выберите создание нового приложения
- 3Укажите конфигурацию, например «1С:Бухгалтерия предприятия», и режим — рабочая или демонстрационная база
- 4Дождитесь завершения развёртывания области данных — обычно это занимает несколько минут
- 5Назначьте пользователей новой базе и выдайте им права
- 6Выполните начальную настройку: организации, учётная политика, банковские счета, нумерация
После создания проверьте, что база открывается, пользователи видят её в своём списке приложений, а начальная страница не содержит ошибок. Если база создавалась для переноса данных из локальной версии, подготовьте выгрузку заранее — загрузка выполняется штатными средствами сервиса.
Управление пользователями при нескольких базах
Доступ к каждой области данных выдаётся отдельно. Один и тот же сотрудник может иметь доступ к нескольким базам, но его нужно добавить в каждую из них и назначить роли. Это удобно для разграничения: бухгалтер видит бухгалтерию, менеджер по продажам — только торговое приложение.
Обратите внимание: добавление пользователя в дополнительные базы может влиять на стоимость абонемента, если тариф считает пользователей по каждому приложению. Перед массовым подключением сотрудников сверьтесь с условиями тарифа, чтобы не получить неожиданный счёт.
Синхронизация и обмен между базами
Если вы всё же завели несколько баз, почти наверняка потребуется обмен: перенос документов из торговли в бухгалтерию, выгрузка зарплатных данных, общие справочники. В 1С:Фреш это решается штатной синхронизацией данных между приложениями сервиса — она настраивается через помощник в разделе администрирования.
Настройте расписание синхронизации и правила соответствия объектов (как сопоставляются контрагенты и номенклатура). После первого обмена обязательно проверьте результат: откройте отчёт о сопоставлении, убедитесь, что нет незаполненных соответствий и дублей. Периодически контролируйте журнал обмена — ошибки синхронизации, оставленные без внимания, приводят к расхождению данных.
Как проверить результат после настройки
Пользователь видит только нужные ему базы и входит в них без ошибок
Лишние базы в списке или ошибка доступа при входе
Обмен завершается без ошибок, документы появляются в базе-приёмнике
Предупреждения о несопоставленных объектах, дубли контрагентов
Отчёты формируются раздельно по каждой организации внутри базы
Данные организаций смешиваются или отбор не работает
Ограничения и риски при работе с несколькими базами
Главный риск — разрастание структуры без необходимости. Каждая лишняя база — это отдельные настройки, отдельные обновления данных, отдельный контур доступа. Через полгода такой «зоопарк» сложно поддерживать, а консолидация данных обратно в одну базу — трудоёмкая операция.
Второй риск — перенос данных между базами вручную через Excel или повторный ввод. Это почти гарантированно приводит к ошибкам. Если информация нужна в двух местах, используйте только штатную синхронизацию или выгрузку/загрузку через встроенные механизмы.
Что важно запомнить
Жёсткого лимита на число баз в 1С:Фреш нет — рамки задают тариф и пользователи. Несколько организаций одного профиля ведите в одной базе, отдельные базы создавайте для разных конфигураций, изоляции данных и тестирования. Между базами настраивайте штатную синхронизацию и регулярно проверяйте её результат.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вести два ИП в одной базе 1С:Фреш?
Да. В справочнике «Организации» заводится столько карточек, сколько нужно, для каждой настраивается своя учётная политика и система налогообложения. Отчётность формируется и сдаётся раздельно по каждому ИП.
Увеличится ли стоимость подписки при создании второй базы?
Не обязательно: оплата обычно привязана к пользователям и приложениям, а не к числу баз. Но если для новой базы потребуются дополнительные пользователи или другое приложение, стоимость вырастет. Проверьте условия своего тарифа в личном кабинете.
Как перенести данные из локальной 1С в базу 1С:Фреш?
Используйте штатный механизм перехода: в локальной программе формируется файл выгрузки, который затем загружается в созданную область данных сервиса. Перед переносом обновите локальную конфигурацию до актуального релиза — это снижает риск ошибок загрузки.
Можно ли объединить две базы 1С:Фреш в одну?
Автоматической кнопки «объединить» нет. Практический путь — выбрать основную базу и перенести в неё данные второй через синхронизацию или выгрузку/загрузку, с последующей сверкой остатков. Операцию лучше планировать на начало отчётного периода.
Нужна ли отдельная тестовая база и как её получить?
Для проверки настроек, обменов и новых сценариев тестовая база очень желательна. Её можно создать как отдельное приложение в личном кабинете и заполнить копией или демонстрационными данными, не затрагивая рабочий контур.
Видят ли пользователи одной базы данные другой?
Нет. Области данных изолированы: пользователь видит только те базы, к которым ему явно выдан доступ, и только те данные, которые разрешены его ролями внутри конкретной базы.