1С:Фреш — сколько баз можно использовать

1С:Фреш — облачный сервис от фирмы «1С», в котором программы 1С (Бухгалтерия, Управление нашей фирмой, Зарплата и управление персоналом и другие) работают через интернет без установки на компьютер. Один из первых вопросов при выборе сервиса — сколько информационных баз можно завести и не придётся ли платить за каждую отдельно.

Коротко: жёсткого единого лимита на количество баз в 1С:Фреш нет — ограничения задаются выбранным тарифом и числом оплаченных пользователей. На большинстве тарифов можно создавать несколько информационных баз в рамках одного абонента, а стоимость привязана прежде всего к приложениям и пользователям, а не к количеству баз как таковых.

Однако между «одной базой на всех» и «отдельной базой на каждую организацию» есть существенная разница в удобстве учёта, обмене данными и отчётности. Ниже разберём, как устроены ограничения, когда нужна отдельная база и как не переплатить.

Что считается базой в 1С:Фреш и что такое абонент

Абонент — это ваша учётная запись в сервисе, к которой привязаны оплаченные приложения (например, 1С:Бухгалтерия) и пользователи. Информационная база — отдельная «копия» программы со своими данными: справочниками, документами, отчётами. В рамках одного абонента может существовать несколько баз одного и того же приложения.

Например, у абонента с оплаченной 1С:Бухгалтерией можно завести две базы: одну для ООО «Ромашка», вторую — для ИП Иванова. Обе будут доступны из одного личного кабинета, но данные между ними автоматически не смешиваются.

От чего зависит количество доступных баз

Ключевые факторы — тарифный план и состав приложений. В линейке 1С:Фреш есть тарифы с разным набором программ и разным числом включённых пользователей. В пределах оплаченного приложения создание дополнительных баз, как правило, не тарифицируется отдельно, но каждый пользователь, которому нужен доступ, должен быть учтён в подписке.

Второй фактор — права доступа. Пользователь, добавленный в абонент, получает доступ к тем базам, которые ему открыл администратор. Один и тот же сотрудник может работать в нескольких базах без дополнительной оплаты за «вторую базу» — платится его доступ к приложению.

Третий фактор — технические ограничения конкретного приложения. Некоторые прикладные решения в сервисе предполагают ведение нескольких организаций в одной базе, и тогда отдельные базы вообще не нужны. Это часто более удобный и дешёвый путь.

Одна база с несколькими организациями или несколько баз

Многие конфигурации 1С поддерживают ведение учёта нескольких юридических лиц и ИП в одной информационной базе. В 1С:Бухгалтерии, например, можно добавить несколько организаций и формировать отчётность по каждой отдельно, при этом справочники (контрагенты, номенклатура) будут общими.

Отдельная база оправдана, когда нужна полная изоляция данных: разные владельцы бизнеса, разные учётные политики, разграничение доступа бухгалтеров, обособленные обмены с банками и ЭДО. Также отдельная база удобна для тестирования — например, чтобы проверить обновление или новую настройку, не рискуя рабочими данными.

Сравнение вариантов

Несколько организаций в одной базе

Подходит, когда учёт ведёт одна команда, контрагенты общие, отчётность сдаётся по каждой организации отдельно. Дешевле и проще в администрировании.

Отдельная база на каждую организацию

Подходит при разных владельцах, разграничении доступа, разных системах налогообложения и учётных политиках. Требует отдельных настроек обменов и интеграций.

Отдельная тестовая база

Для проверки обновлений, настроек и обучения сотрудников без риска для рабочих данных.

Как создать дополнительную базу в 1С:Фреш

Создание базы выполняет администратор абонента через личный кабинет сервиса. Процедура занимает несколько минут, база разворачивается из шаблона приложения автоматически.

1. 1
   Войдите в личный кабинет абонента 1С:Фреш под учётной записью администратора
2. 2
   Откройте раздел управления приложениями или информационными базами
3. 3
   Выберите оплаченное приложение и команду создания новой базы
4. 4
   Укажите название базы, чтобы отличать её от рабочей (например, «ООО Вега» или «Тестовая»)
5. 5
   Дождитесь завершения развёртывания и проверьте вход в новую базу
6. 6
   Назначьте доступ пользователям, которые должны в ней работать

После создания проверьте, что база открывается, в ней доступны нужные разделы, а пользователи видят её в своём списке приложений. Если база не появилась у сотрудника — чаще всего не назначены права доступа.

Контрольные точки

Как проверить результат

База видна в списке приложений пользователя

Норма

Пользователь входит и видит пустую базу со стандартными разделами

Тревожный признак

Базы нет в списке — не назначены права или не завершилось создание

Изоляция данных

Норма

Документы, введённые в новой базе, не отображаются в рабочей

Тревожный признак

Данные пересекаются — значит, работа идёт в одной базе, а не в двух

Доступность функций

Норма

Все разделы приложения доступны согласно тарифу

Тревожный признак

Часть функций заблокирована — проверьте состав тарифа и роли пользователя

Ограничения и подводные камни

Главное ограничение — пользователи. Даже если баз можно создать несколько, каждый работающий человек должен быть учтён в подписке. Попытка «посадить» двух сотрудников под одной учётной записью нарушает условия использования и мешает разграничению ответственности в учёте.

Второй момент — обмены и интеграции. Подключение банков, ЭДО, онлайн-касс, синхронизация с сайтом настраиваются отдельно для каждой базы. При переносе организации в новую базу все интеграции придётся настроить заново.

Третий момент — перенос данных. Объединить две базы в одну штатными средствами сервиса сложно: обычно требуется выгрузка и загрузка через типовые механизмы обмена или помощь специалиста. Поэтому архитектуру «одна база или несколько» лучше продумать до начала работы.

Типичные ошибки при работе с несколькими базами

Отдельная частая ситуация — путаница между базами при сдаче отчётности. Перед отправкой декларации всегда проверяйте, какая организация указана в шапке отчёта и из какой базы он формируется.

Как выбрать оптимальную схему

Маршрут решения

Как выбрать действие

Одна команда ведёт учёт нескольких организаций с общими контрагентамиИспользуйте одну базу с несколькими организациями — это проще и дешевле

У организаций разные владельцы или нужно строго разграничить доступ бухгалтеровСоздайте отдельную базу на каждую организацию и настройте права по базам

Нужно проверить обновление или новую настройкуСоздайте отдельную тестовую базу и работайте в ней до подтверждения результата

Планируется рост числа пользователейСначала уточните условия тарифа по пользователям — это главный фактор стоимости, а не количество баз

Практическое правило: начинайте с минимальной схемы (одна база, несколько организаций) и переходите к отдельным базам только при появлении реальной потребности в изоляции. Обратный путь — объединение баз — заметно сложнее.

Перед созданием второй базы проверьте, поддерживает ли ваше приложение многофирменный учёт. В большинстве типовых конфигураций 1С:Фреш вторая организация добавляется в существующую базу за пару минут, и отдельная база оказывается не нужна.

FAQ

Можно ли в 1С:Фреш вести две организации бесплатно в одной базе?

Если приложение поддерживает учёт нескольких организаций, добавление второй организации в базу обычно не требует отдельной оплаты — оплачиваются приложение и пользователи. Уточните возможность многофирменного учёта в описании вашей конфигурации и тарифа.

Нужно ли платить за каждую дополнительную базу?

Как правило, нет: в рамках оплаченного приложения можно создавать несколько баз. Основная стоимость формируется из тарифа, набора приложений и количества пользователей. Точные условия смотрите в описании своего тарифного плана.

Может ли один пользователь работать в нескольких базах?

Да. Администратор назначает пользователю доступ к нужным базам абонента, и сотрудник переключается между ними из единого списка приложений. Отдельная оплата за доступ ко второй базе не требуется.

Как перенести данные из одной базы 1С:Фреш в другую?

Используйте типовые механизмы выгрузки и загрузки данных (например, обмен через универсальный формат EnterpriseData или обработку переноса). Перед переносом сделайте резервную копию и сначала отработайте процедуру на тестовой базе, чтобы избежать дублей и потери данных.

Что будет с базами, если не продлить подписку?

Доступ к базам блокируется, но данные в течение определённого периода сохраняются — обычно сервис даёт возможность выгрузить данные локально. Не доводите до блокировки: заранее выгрузите базы или продлите подписку, чтобы не потерять доступ к учёту.

Можно ли создать тестовую базу для обучения сотрудников?

Да, это распространённая практика. Создайте отдельную базу с понятным названием (например, «Учебная»), заполните её демонстрационными данными и дайте доступ стажёрам. Рабочие данные при этом останутся нетронутыми.