Как добавить пользователя в базу 1С:Фреш

Добавление пользователя в 1С:Фреш отличается от локальной версии 1С: предприятия: учётные записи создаются в двух связанных местах — в менеджере сервиса (личном кабинете абонента) и внутри самой информационной базы. Если выполнить только один шаг, сотрудник либо не сможет войти в приложение, либо войдёт без нужных прав. Поэтому процедуру стоит проходить целиком, от приглашения до проверки доступа.

Ниже разобраны оба способа: добавление пользователя через интерфейс сервиса fresh.1c.ru (раздел «Мои приложения» → «Пользователи») и через стандартный механизм «Администрирование → Пользователи и права» внутри конфигурации. Также рассмотрены назначение ролей, сброс пароля, ограничения тарифов и типичные ошибки, из-за которых новый сотрудник не может войти в базу.

Где именно создаётся пользователь в 1С:Фреш

В облачном сервисе действует двухуровневая модель доступа. Первый уровень — учётная запись сервиса: логин (обычно email) и пароль, по которым человек входит на сайт 1С:Фреш и видит список доступных ему приложений. Второй уровень — пользователь информационной базы: именно ему назначаются роли, права на документы, справочники и отчёты внутри конкретной конфигурации (Бухгалтерия, Управление нашей фирмой, Зарплата и управление персоналом и другие).

Права на управление пользователями есть не у всех. Добавлять сотрудников в сервис может владелец абонента или администратор абонента. Внутри базы назначать роли может пользователь с правами администратора приложения — например, главный бухгалтер, которому при создании базы выдали полные права. Если вы зашли под обычной учётной записью и не видите нужных разделов, значит, у вашей роли нет административных прав.

Добавление пользователя через менеджер сервиса

Это основной и рекомендуемый способ. Откройте сайт сервиса, войдите под учётной записью владельца или администратора абонента и перейдите в личный кабинет. В разделе управления приложениями найдите вкладку или пункт «Пользователи» — там отображается список всех учётных записей, имеющих доступ к вашим базам.

Нажмите «Добавить пользователя» (в некоторых версиях интерфейса — «Пригласить пользователя»), укажите имя и адрес электронной почты сотрудника. На этот адрес сервис отправит приглашение со ссылкой: по ней человек задаст пароль и активирует учётную запись. Пока приглашение не принято, пользователь числится в статусе ожидания и войти в приложение не сможет.

1. 1
   Войдите в личный кабинет абонента на сайте 1С:Фреш под учётной записью владельца или администратора
2. 2
   Откройте раздел «Пользователи» и нажмите «Добавить пользователя»
3. 3
   Укажите имя и email сотрудника, при необходимости сразу отметьте приложения, к которым он получит доступ
4. 4
   Отправьте приглашение — сотрудник получит письмо со ссылкой для установки пароля
5. 5
   Проверьте, что после принятия приглашения пользователь появился в списке со статусом активности

Обратите внимание: письмо с приглашением иногда попадает в папку «Спам» или фильтруется корпоративной почтой. Если сотрудник не получил письмо в течение нескольких минут, проверьте правильность адреса и повторите отправку приглашения из списка пользователей.

Настройка пользователя внутри информационной базы

После того как учётная запись создана в сервисе, её нужно связать с пользователем информационной базы и выдать права. Войдите в приложение (например, 1С:Бухгалтерию) под администратором и откройте раздел «Администрирование» → «Пользователи и права» → «Пользователи». Во многих конфигурациях при первом входе нового сотрудника запись создаётся автоматически, но роли по умолчанию минимальны или отсутствуют.

Откройте карточку пользователя и назначьте ему роли или профили групп доступа. В типовых конфигурациях удобнее использовать готовые профили: «Бухгалтер», «Кадровик», «Менеджер по продажам», «Только просмотр» и подобные. Точный состав профилей зависит от конфигурации и её версии. Не выдавайте профиль «Администратор» рядовым сотрудникам — он открывает доступ к настройкам, обмену данными и удалению информации.

Группы доступа и ограничение по организациям

Если в базе ведётся учёт по нескольким организациям, дополнительно настройте группы доступа: так менеджер одной фирмы не увидит документы другой. Это делается в том же разделе «Пользователи и права» через настройку групп доступа и разрешённых значений (организаций, складов, подразделений). Проверьте результат, войдя под новым пользователем и открыв журнал документов.

Как проверить, что доступ работает

Надёжный способ проверки — войти под учётной записью нового сотрудника. Попросите его открыть ссылку на приложение из личного кабинета сервиса, ввести логин и пароль и убедиться, что база открывается и в ней видны нужные разделы меню. Если интерфейс пустой или не хватает пунктов меню — проблема в ролях внутри базы; если приложение вообще не отображается в списке — проблема на уровне сервиса.

Контрольные точки

Как проверить результат

Приложение в личном кабинете сотрудника

Норма

База видна в списке «Мои приложения» и открывается по клику

Тревожный признак

Приложения нет в списке — доступ в сервисе не выдан или приглашение не принято

Меню и разделы внутри базы

Норма

Видны нужные журналы, справочники и отчёты согласно роли

Тревожный признак

Пустой интерфейс или ошибки «Нарушение прав доступа» — не назначены роли

Действия с документами

Норма

Пользователь может создавать и проводить документы в рамках своей роли

Тревожный признак

Документы открываются только на просмотр — выдан профиль без прав изменения

Ограничения тарифа и число пользователей

В 1С:Фреш стоимость подписки зависит от количества пользователей: тарифы обычно включают определённое число одновременно работающих сотрудников, а дополнительные лицензии оплачиваются отдельно. Перед добавлением человека проверьте в личном кабинете текущий тариф и лимит пользователей — иначе после превышения лимита часть сотрудников не сможет войти в базу.

Учтите также, что в сервисе действуют ограничения на одновременные сеансы: если один и тот же логин используют несколько человек, это нарушает условия лицензирования и приводит к принудительному завершению сеансов. Каждому сотруднику нужна отдельная учётная запись — это ещё и требование безопасности: по журналу регистрации действия каждого пользователя отслеживаются персонально.

Типичные ошибки при добавлении пользователя

Большинство проблем возникает из-за того, что выполнен только один из двух этапов. Ниже — ситуации, которые встречаются чаще всего.

Частые вопросы

Можно ли добавить пользователя без email?

Нет, в 1С:Фреш учётная запись привязана к адресу электронной почты: на него отправляется приглашение и через него восстанавливается пароль. Если у сотрудника нет рабочей почты, используйте его личный email или создайте корпоративный ящик.

Пользователь принял приглашение, но базы в списке нет. Что делать?

Проверьте в менеджере сервиса, что пользователю явно предоставлен доступ к нужному приложению. В некоторых интерфейсах доступ к приложениям назначается отдельным флажком после создания учётной записи. После включения доступа сотруднику нужно обновить страницу личного кабинета.

Как сменить пароль пользователю, если он его забыл?

Администратор не обязан задавать пароль вручную: сотрудник может восстановить его самостоятельно через форму «Забыли пароль?» на странице входа в сервис — ссылка для сброса придёт на его email. Если почта недоступна, администратор абонента меняет email в карточке пользователя, после чего выполняется сброс на новый адрес.

Как отключить доступ уволенному сотруднику?

В менеджере сервиса удалите пользователя из списка или отзовите его доступ к приложениям — вход в базу будет закрыт сразу. Внутри базы откройте карточку этого пользователя и установите признак «Недействителен». Физически удалять запись не рекомендуется, чтобы сохранить историю созданных им документов.

Сколько ролей можно назначить одному пользователю?

Количество ролей и профилей не ограничено: права суммируются. Например, сотруднику можно выдать одновременно профили «Кассир» и «Менеджер по продажам». Следите только за тем, чтобы в набор случайно не попал административный профиль.

Отличается ли процедура для разных конфигураций 1С:Фреш?

Этап в менеджере сервиса одинаков для всех приложений. Внутри баз различается только расположение раздела: в большинстве типовых конфигураций это «Администрирование → Пользователи и права», но названия профилей и набор ролей зависят от конкретного решения и его версии.