Графики работы в 1С:Документооборот: как настроить

Графики работы в 1С:Документооборот определяют, как система считает сроки исполнения задач, документов и проектов. Если график не настроен или заполнен неправильно, то сроки будут рассчитываться по календарным дням без учёта выходных и праздников, а это приводит к ложным просрочкам и некорректной дисциплине контроля.

Механизм графиков используется в нескольких подсистемах сразу: при расчёте сроков исполнения документов по регламенту, в бизнес-процессах, в проектах, при подсчёте трудозатрат и в отчётах по исполнительской дисциплине. Поэтому настройку стоит выполнить один раз и корректно, до того как пользователи начнут массово работать с задачами.

Ниже разобраны практические шаги: где находятся графики, как создать общий календарь организации, как заполнить рабочее время, как назначить график подразделению или сотруднику и как проверить, что сроки считаются правильно.

Где находятся графики работы и какие права нужны

Справочник графиков работы расположен в разделе «Настройка и администрирование» (в некоторых редакциях — «Настройка») в группе, связанной с общими настройками и учётом рабочего времени. Точное название пункта зависит от редакции конфигурации (КОРП, ПРОФ или государственная версия), но искать нужно элемент «Графики работы» или «Графики работы сотрудников».

Для создания и изменения графиков нужны права администратора или роль, включающая настройку нормативно-справочной информации. Обычный пользователь графики видеть не может и не должен — иначе случайная правка календаря изменит расчёт сроков по всей базе.

Шаг 1. Создание графика работы

Откройте список графиков и создайте новый элемент. Дайте ему понятное название, например «Основной график — пятидневка 8:00–17:00». Название важно, потому что в организации со временем может появиться несколько графиков: для офиса, для сменного персонала, для филиалов в других часовых поясах.

В карточке графика укажите базовые параметры: тип рабочей недели (обычно пятидневка с выходными в субботу и воскресенье) и дату начала действия. Если в вашей редакции есть поле часового пояса — заполните его, это критично для распределённых команд.

1. 1
   Откройте «Настройка и администрирование» → «Графики работы»
2. 2
   Создайте новый график и укажите понятное наименование
3. 3
   Задайте шаблон рабочей недели (например, 5/2)
4. 4
   Заполните расписание рабочего времени по дням
5. 5
   Заполните календарь на текущий и следующий год
6. 6
   Назначьте график организации, подразделениям или сотрудникам
7. 7
   Проверьте расчёт срока на тестовой задаче

Шаг 2. Заполнение расписания рабочего времени

Расписание определяет, сколько рабочих часов в дне и в какие интервалы сотрудник считается работающим. Стандартный вариант — с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед, который либо вычитается из продолжительности дня, либо задаётся как отдельный интервал, в зависимости от редакции.

Заполняйте расписание по реальному режиму работы организации. Если в пятницу день сокращённый — отразите это отдельной строкой для пятницы, иначе расчёт сроков в часах будет завышен. Для сменных графиков создайте отдельные элементы справочника под каждый режим.

Шаг 3. Заполнение календаря на год

Календарь — ключевая часть графика: в нём отмечаются рабочие дни, выходные, праздники и переносы. В типовой поставке часто доступно автоматическое заполнение по шаблону пятидневки с последующей ручной корректировкой под производственный календарь вашей страны.

После автозаполнения обязательно пройдите по календарю и вручную отметьте праздничные дни и официальные переносы выходных — автоматика их не знает. Проверьте декабрь и январь особенно тщательно: именно там больше всего переносов, и ошибка в них исказит сроки документов на начало года.

Заполняйте календарь минимум на год вперёд. Если календарь закончится, задачи со сроками за пределами заполненного периода могут рассчитываться некорректно или с предупреждениями — зависит от редакции.

Шаг 4. Назначение графика пользователям и подразделениям

Созданный график нужно связать с теми, кто по нему работает. В зависимости от редакции график указывается в карточке организации, подразделения или отдельного пользователя (сотрудника). Логика наследования обычно такая: если у пользователя график не задан, берётся график подразделения, если и там пусто — график организации или график по умолчанию.

Практичная схема: назначьте основной график на уровне организации, а индивидуальные — только тем, кто реально работает по другому режиму (сменщики, вахтовики, сотрудники филиалов). Так вы минимизируете количество ручных назначений и упростите поддержку.

Если сотрудников много

При большом штате не назначайте графики вручную по одному — используйте групповое изменение реквизитов (обработка доступна администратору) или назначение на уровне подразделений. Это снижает риск того, что у части сотрудников график окажется пустым.

Перед внедрением выгрузите список пользователей и проверьте, у кого не заполнен график ни на одном уровне. Именно у таких сотрудников чаще всего возникают жалобы на «странные» сроки задач — система считает по графику по умолчанию, который может не совпадать с их реальным режимом.

Шаг 5. Проверка расчёта сроков

После настройки проверьте результат на контрольном примере. Создайте тестовую задачу или документ со сроком исполнения в несколько рабочих дней, пересекающих выходные, и сравните рассчитанную дату с ожидаемой по производственному календарю.

Дополнительно проверьте сроки, заданные в часах, если вы ими пользуетесь: убедитесь, что расчёт не выходит за границы рабочего дня и учитывает обеденный перерыв, если он исключён из рабочего времени.

Контрольные точки

Как проверить результат

Срок задачи через 3 рабочих дня, назначенной в пятницу

Норма

Дата исполнения — среда следующей недели (выходные пропущены)

Тревожный признак

Дата исполнения — понедельник (выходные посчитаны как рабочие)

Срок, попадающий на праздничный день

Норма

Срок переносится на следующий рабочий день

Тревожный признак

Срок остаётся на праздник

Календарь графика на следующий год

Норма

Все месяцы заполнены, праздники отмечены

Тревожный признак

Пустые месяцы или праздники помечены рабочими

Особые сценарии и ограничения

Несколько часовых поясов

Если филиалы работают в разных часовых поясах, создайте отдельные графики с учётом смещения и назначьте их соответствующим подразделениям. Единый график на всю организацию в этом случае даст сдвиг сроков у удалённых сотрудников.

Сменные и вахтовые режимы

Для сменных режимов создавайте отдельные графики под каждый шаблон сменности. Учтите, что сложные скользящие графики (например, «два через два») могут потребовать ручного заполнения календаря на весь цикл — автозаполнение по шаблону пятидневки здесь не поможет.

Перенос сроков в бизнес-процессах

В бизнес-процессах сроки могут рассчитываться от момента старта процесса, от даты документа или от завершения предыдущей точки маршрута. Во всех случаях расчёт опирается на график исполнителя, поэтому корректность графиков влияет и на эскалацию, и на отчёты по просроченным задачам.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сроки задач попадают на выходные и праздникиПроверьте заполнение календаря графика и отметку праздничных дней

У части сотрудников сроки считаются иначе, чем у остальныхПроверьте, какой график назначен этим сотрудникам и их подразделениям

Сроки в часах выходят за пределы рабочего дняПроверьте расписание рабочего времени и учёт обеденного перерыва

После правки графика изменились сроки старых задачОцените масштаб пересчёта; при необходимости верните прежний календарь из резервной копии

Частые ошибки и как их избежать

Главная ошибка — считать, что график настраивается один раз навсегда. Календарь нужно продлевать ежегодно, а при изменении режима работы организации — обновлять расписание. Включите это в регламент администрирования системы с ответственным лицом.

Вторая ошибка — правка графика «на живую» в рабочее время без уведомления пользователей. Пересчёт сроков может вызвать волну ложных просрочек и вопросов от руководителей. Выполняйте такие изменения в нерабочее время и после резервного копирования.

Частые вопросы

Обязательно ли заполнять графики работы, если все работают по стандартной пятидневке?

Да. Без заполненного графика система не сможет корректно учитывать выходные и праздники при расчёте сроков, и контроль исполнительской дисциплины будет искажён. Достаточно одного общего графика, назначенного на всю организацию.

Что будет, если календарь графика закончился, а новый год не заполнен?

Поведение зависит от редакции: сроки за пределами заполненного периода могут рассчитываться по календарным дням без учёта выходных либо сопровождаться предупреждениями. В любом случае расчёт будет недостоверным, поэтому продлевайте календарь заранее, в конце года.

Можно ли назначить разные графики сотрудникам одного подразделения?

Да, график, указанный в карточке конкретного сотрудника или пользователя, обычно имеет приоритет над графиком подразделения. Это удобно для сотрудников на сокращённом дне или в другом часовом поясе.

Пересчитаются ли сроки уже выданных задач после изменения графика?

В ряде случаев — да: система может пересчитать сроки по новому календарю. Поэтому правки действующего графика выполняйте после резервного копирования и оценивайте последствия на тестовой базе, особенно если изменения касаются прошедших дат.

Как настроить график для смены «сутки через трое»?

Создайте отдельный график и заполните его календарь вручную на весь цикл сменности, отмечая рабочие дни по фактическому расписанию. Автозаполнение по шаблону пятидневки для такого режима не подходит. Расписание рабочего времени задайте в соответствии с продолжительностью смены.

Влияют ли графики работы на отчёты по исполнительской дисциплине?

Да, напрямую: просрочка определяется сравнением фактической даты исполнения с рассчитанным по графику сроком. Некорректный график приведёт к ложным просрочкам или, наоборот, скроет реальные нарушения сроков.