Администрирование · 10 мин
Как создать пользователя в 1С:Бухгалтерии
Как создать пользователя в 1С:Бухгалтерии 8.3: добавление через интерфейс, назначение прав и ролей, пароль, проверка входа и типичные ошибки.
Новый сотрудник не сможет работать в 1С:Бухгалтерии, пока администратор не заведёт для него учётную запись и не назначит права. Процедура занимает несколько минут, но ошибки на этом этапе приводят к типичным проблемам: пользователь не видит нужные документы, не может провести операцию или, наоборот, получает доступ к данным, которые видеть не должен.
Порядок действий зависит от того, где развёрнута программа: в файловом варианте на локальном компьютере, в клиент-серверном режиме или в облачном сервисе 1С:Фреш. Ниже разобраны все три сценария, а также настройка прав, проверка результата и способы исправить типичные ошибки.
Перед началом убедитесь, что у вас есть права администратора в информационной базе. Обычный пользователь без полных прав не сможет создать других пользователей — соответствующий раздел просто не отобразится в меню.
Что подготовить перед созданием пользователя
Прежде чем открывать справочник пользователей, определите три вещи: под каким именем человек будет входить, какой пароль ему задать и какие права он должен получить. Это избавит от переделок в дальнейшем.
Имя пользователя обычно формируют по шаблону «Фамилия И.О.» или «ФамилияИО» — так проще искать человека в списках и журналах регистрации. Пароль должен соответствовать политике безопасности организации: в типовой конфигурации можно включить проверку сложности паролей в настройках входа.
Заранее решите, какой профиль доступа нужен сотруднику. В 1С:Бухгалтерии права назначаются не по одному объекту, а через профили групп доступа — готовые наборы ролей: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Менеджер по продажам», «Только просмотр» и другие. Если сотруднику нужен нестандартный набор прав, профиль придётся скопировать и доработать.
Создание пользователя через интерфейс программы
Основной способ — стандартный механизм «Пользователи и права» в режиме 1С:Предприятие. Он подходит и для файловой, и для клиент-серверной базы.
Откройте раздел «Администрирование» в левой панели, затем перейдите по ссылке «Пользователи и права» и выберите «Пользователи». Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового пользователя, где нужно заполнить основные поля.
- 1Откройте «Администрирование» → «Пользователи и права» → «Пользователи»
- 2Нажмите «Создать» и укажите имя (полное наименование) пользователя
- 3На вкладке «Основные» задайте имя для входа и пароль, при необходимости подтвердите пароль
- 4Перейдите на закладку «Права доступа» и включите пользователя в нужную группу доступа или назначьте профиль
- 5Запишите форму кнопкой «Записать и закрыть»
- 6Выйдите из программы и войдите под новой учётной записью для проверки
В поле «Имя» вводится значение для входа в программу — именно его пользователь набирает при запуске. «Полное имя» отображается в документах и отчётах как ответственный. Эти поля могут совпадать, но удобнее, когда полное имя читается как «Иванова Мария Петровна», а имя входа короткое — «ИвановаМП».
Пароль задаётся дважды для защиты от опечатки. Если оставить пароль пустым, вход будет выполняться без него — это допустимо только в тестовых базах и недопустимо в рабочей базе с реальными финансовыми данными.
Аутентификация операционной системы
В форме пользователя есть флажок «Аутентификация операционной системы» и поле выбора пользователя Windows. Если его включить, сотрудник войдёт в 1С без ввода пароля — программа определит его по учётной записи Windows. Это удобно в доменной сети, но требует, чтобы каждый работал под своей учётной записью Windows, а не под общей.
Назначение прав и профилей доступа
Созданный пользователь без прав увидит пустой интерфейс или сообщение о нарушении прав доступа. Поэтому следующий шаг — включить его в группу доступа.
В разделе «Администрирование» → «Пользователи и права» → «Группы доступа» находятся предопределённые профили. Откройте нужный профиль, например «Бухгалтер», и на закладке «Пользователи» добавьте новую учётную запись. Альтернативный путь — прямо из карточки пользователя перейти по ссылке «Права доступа» и отметить галочками подходящие профили.
Сравнение вариантов
Полный доступ к учёту, закрытию месяца, регламентированной отчётности. Подходит руководителю учётной службы; избыточен для рядового оператора.
Ввод и проведение документов, работа со справочниками. Стандартный выбор для операциониста; не включает административные функции.
Чтение данных без права изменения. Подходит аудитору или руководителю, которому нужны только отчёты.
Когда типовой набор не подходит: копируете профиль и снимаете/добавляете отдельные роли. Требует понимания ролевой модели.
Не назначайте всем сотрудникам профиль «Администратор» «на всякий случай». Полные права позволяют удалять данные, менять настройки учёта и выгружать базу. Принцип минимально необходимых прав — базовое требование безопасности учётных данных.
Особенности для облачной версии 1С:Фреш
Если бухгалтерия работает в сервисе 1С:Фреш (1cfresh.com), создание пользователя выполняется иначе: сначала человек регистрируется в самом сервисе (или администратор абонента создаёт ему учётную запись через личный кабинет менеджера сервиса), а затем его добавляют в конкретное приложение.
Внутри приложения 1С:Бухгалтерии в облаке механизм прав тот же: раздел «Администрирование» → «Настройка прав и пользователей» → «Пользователи». Но список пользователей там формируется автоматически из учётных записей сервиса, которым выдан доступ к приложению. Вручную «создать» пользователя с нуля внутри приложения нельзя — только привязать существующую учётную запись сервиса и назначить права.
Проверка результата
После создания учётной записи обязательно проверьте вход. Завершите сеанс администратора, запустите программу и войдите под новым именем и паролем. Убедитесь, что открывается нужный интерфейс и доступны те разделы, которые должен видеть сотрудник.
Как проверить результат
Пользователь входит по логину и паролю, открывается начальная страница
Сообщение «Имя пользователя или пароль не верны» — проверьте раскладку клавиатуры и регистр пароля
Нужные журналы документов открываются, кнопка «Создать» активна
Пустой интерфейс или «Нарушение прав доступа» — профиль не назначен или не подходит
Раздел «Администрирование» скрыт у обычного пользователя
Пользователь видит настройки прав и может менять пользователей — снимите лишние профили
Дополнительно полезно создать тестовый документ под новой учётной записью и провести его. Так вы убедитесь, что права работают не только на чтение, но и на запись, и что в документах корректно подставляется ответственный.
Типичные ошибки и как их исправить
Отдельная ситуация — дубли пользователей, когда один и тот же человек заведён дважды (например, после переустановки программы). Это приводит к путанице в документах. Лишнюю запись пометьте на удаление, предварительно убедившись, что документы привязаны к правильной учётной записи.
Ограничения и когда нужен специалист
Самостоятельное создание пользователя безопасно, если вы работаете по типовому сценарию: новая учётная запись, стандартный профиль, проверка входа. Риск минимален — в худшем случае пользователь просто не войдёт, и настройку можно переделать.
Помощь специалиста по 1С понадобится, если нужно: настроить разграничение прав по организациям в многофирменной базе, создать собственный профиль с нестандартным набором ролей, восстановить доступ при утере пароля единственного администратора или разобраться с правами в клиент-серверной базе под управлением СУБД.
Что важно запомнить
Пользователь создаётся в разделе «Администрирование» → «Пользователи и права» → «Пользователи». Без назначенного профиля группы доступа вход возможен, но работа — нет. Каждому сотруднику — отдельная учётная запись с минимально необходимыми правами, а результат всегда проверяется тестовым входом.
Частые вопросы
Сколько пользователей можно создать в 1С:Бухгалтерии?
Технически количество учётных записей не ограничено, но одновременная работа ограничена лицензиями: для файловой базы — числом приобретённых клиентских лицензий, для серверной — лицензиями на сервер и рабочие места. Если лицензий не хватает, лишний пользователь получит сообщение об отсутствии свободной лицензии при входе.
Как сбросить пароль пользователя, если он его забыл?
Администратор открывает карточку пользователя, нажимает ссылку смены пароля и задаёт новый. Старый пароль узнать нельзя — он хранится в зашифрованном виде, возможна только замена. Новый пароль передайте сотруднику лично, а не в открытом письме или мессенджере общего доступа.
Можно ли скопировать пользователя со всеми правами?
Да. В списке пользователей выделите нужную запись и используйте копирование (F9 или кнопка «Скопировать»), затем измените имя и пароль. Права доступа при копировании сохраняются, что удобно при приёме сотрудника на аналогичную должность.
Почему новый пользователь не видит нужную организацию в базе?
В базе с несколькими организациями может быть включено разграничение доступа на уровне записей. Проверьте настройки групп доступа: в профиле пользователя должны быть указаны разрешённые организации. Также убедитесь, что в настройках пользователя выбрана основная организация, если она используется для подстановки по умолчанию.
Что делать, если уволился единственный администратор базы?
Это сложная ситуация: без учётной записи с полными правами управлять пользователями нельзя. В файловой базе доступ иногда восстанавливают специалисты с помощью штатных средств платформы или переносом данных в новую базу. Чтобы не попасть в такую ситуацию, держите минимум двух пользователей с полными правами и храните резервные доступы у руководства.
Нужно ли создавать пользователя в конфигураторе?
В типовой 1С:Бухгалтерии — нет. Пользователи заводятся в режиме предприятия, а механизм подсистемы управления доступом сам синхронизирует их со списком пользователей информационной базы. Ручное создание в конфигураторе приведёт к рассинхронизации: такая запись не будет связана с элементом справочника пользователей, и права ей назначить не получится.