Администрирование · 11 мин
Как добавить пользователя в 1С:Бухгалтерию
Пошаговая инструкция: как добавить пользователя в 1С:Бухгалтерию 8.3, назначить права и роли, настроить доступ к базе. Частые ошибки и ответы на вопросы.
Добавление пользователя в 1С:Бухгалтерию — одна из базовых задач администрирования, которая возникает при приёме нового сотрудника, подключении бухгалтера на аутсорсинге или выдаче доступа руководителю для просмотра отчётов. Процедура занимает несколько минут, но требует понимания двух уровней: пользователь должен существовать и в списке пользователей информационной базы, и в справочнике «Пользователи» внутри самой конфигурации.
В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 доступ настраивается через роли и профили групп доступа. Если просто создать учётную запись без прав, пользователь войдёт в базу, но не увидит ни одного документа. И наоборот, избыточные права — это риск случайного изменения или удаления данных. Поэтому важно не только добавить пользователя, но и корректно ограничить его полномочия.
Ниже разобраны оба способа создания пользователя — через режим «Предприятие» и через конфигуратор, а также назначение прав, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых новый сотрудник не может войти в базу или не видит нужные разделы.
Какие права нужны для добавления пользователя
Создавать и редактировать пользователей может не каждый сотрудник. Необходимы административные права: либо полные права в информационной базе, либо роль «Администратор системы» / «Добавление и изменение пользователей» в зависимости от настроек конфигурации. Обычный бухгалтер с типовым профилем не увидит раздел управления пользователями.
Если база файловая и вы единственный сотрудник, скорее всего, у вашей учётной записи уже есть полные права. В клиент-серверном варианте или при работе через сервер 1С права могут быть разграничены на уровне кластера — тогда потребуется участие системного администратора.
Проверить свои права просто: откройте раздел «Администрирование». Если там видны пункты «Настройки пользователей и прав» и «Пользователи», доступ к управлению учётными записями у вас есть. Если раздел пуст или пункты отсутствуют — обратитесь к тому, кто администрирует базу.
Способ 1: добавление пользователя в режиме «Предприятие»
Это основной и рекомендуемый способ для типовой 1С:Бухгалтерии. Он автоматически создаёт и учётную запись для входа, и элемент справочника «Пользователи», связывая их между собой. Ручной синхронизации, как в старых версиях, не требуется.
Откройте раздел «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Пользователи». Нажмите кнопку «Новый» (или «Создать»). Откроется форма нового пользователя, где нужно заполнить основные поля.
- 1Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи
- 2Нажмите «Новый» и укажите полное имя (ФИО) и имя для входа (логин без пробелов)
- 3Установите пароль и при необходимости отметьте «Пользователю запрещено изменять пароль»
- 4Убедитесь, что установлен флажок «Вход в программу разрешён» и выбрана аутентификация 1С:Предприятия
- 5На вкладке прав или через «Группы доступа» назначьте профиль, например «Бухгалтер» или «Только просмотр»
- 6Запишите пользователя и проверьте вход под новой учётной записью
В поле «Полное имя» укажите ФИО сотрудника — оно будет отображаться в документах, журналах и отчётах как ответственный. «Имя (для входа)» — это логин: короткое имя без пробелов, например «Ivanova» или «ivanov.ai». Пароль задайте временный и сообщите сотруднику лично, а не в открытом канале связи.
Обратите внимание на флажок «Вход в программу разрешён» (в некоторых релизах — «Аутентификация 1С:Предприятия»). Без него пользователь будет существовать в справочнике, но войти в базу не сможет. Это удобно для временной блокировки доступа без удаления учётной записи.
Способ 2: добавление пользователя через конфигуратор
Конфигуратор используют, когда нужно создать пользователя до первого запуска базы, восстановить доступ при утере паролей всех администраторов или выполнить массовые операции. Этот способ требует монопольного доступа к базе и большей осторожности.
Откройте конфигуратор, войдите в базу под учётной записью администратора. Перейдите в меню «Администрирование» → «Пользователи». Нажмите «Добавить» (значок с плюсом или Insert). На вкладке «Основные» укажите имя, полное имя, пароль и подтверждение пароля. Отметьте «Аутентификация 1С:Предприятия».
На вкладке «Прочие» назначаются роли. В типовой Бухгалтерии для полноценной работы обычно требуется набор ролей, и проще отметить «Полные права» для администратора либо затем назначить профиль уже в режиме «Предприятие» — именно там работают профили групп доступа, которые управляют правами на уровне прикладных объектов.
Сравнение вариантов
Подходит для повседневной работы: автоматически создаётся элемент справочника, удобно назначать профили доступа. Ограничение — нужен работающий вход администратора в базу.
Подходит для восстановления доступа, первоначальной настройки и массовых операций. Ограничение — требуется монопольный доступ, профили групп доступа здесь не настраиваются.
В режиме «Предприятие» можно скопировать настройки коллеги с аналогичной должностью — быстрее, но есть риск перенести лишние права.
Назначение прав и профилей доступа
Просто созданный пользователь без назначенных групп доступа после входа увидит пустой интерфейс без документов и отчётов. Права в типовой конфигурации выдаются через профили групп доступа: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Только просмотр», «Администратор» и другие — состав зависит от релиза конфигурации.
Чтобы назначить профиль, откройте карточку пользователя и перейдите по ссылке «Права доступа» или в раздел «Группы доступа». Добавьте пользователя в нужную группу. Один пользователь может входить в несколько групп — тогда его права суммируются.
Для сотрудника, которому нужен только контроль без права изменений (руководитель, аудитор), выбирайте профиль с просмотром. Это защитит базу от случайных правок: пользователь физически не сможет провести или удалить документ. Не выдавайте полные права «на всякий случай» — это самая частая причина повреждения данных и нарушения последовательности проведения документов.
Проверка результата
После создания пользователя обязательно проверьте вход под его учётной записью. Выйдите из программы (или запустите второй сеанс) и войдите с новым логином и паролем. Убедитесь, что база открывается, нужные разделы видны, а лишние — скрыты.
Как проверить результат
Пользователь вводит логин и пароль, сеанс запускается без ошибок
Ошибка «Идентификация пользователя не выполнена» — неверный пароль или не включена аутентификация
Отображаются нужные журналы, документы и отчёты согласно профилю
Пустой рабочий стол или отсутствуют разделы — профиль доступа не назначен
Пользователь может создавать и проводить документы в рамках своей роли
Кнопки записи недоступны у того, кто должен работать, либо доступны у того, кому нужен только просмотр
Дополнительно проверьте журнал регистрации («Администрирование» → «Обслуживание» → «Журнал регистрации»): там фиксируются успешные и неуспешные входы. Это помогает отличить ошибку пароля от проблем с правами.
Частые ошибки и как их избежать
Отдельная ситуация — увольнение сотрудника. Учётную запись не удаляют, если на неё ссылаются документы: в карточке пользователя снимают флажок разрешения входа или очищают аутентификацию. Так сохраняется история, кто создавал и изменял документы, а доступ закрывается.
Особенности для файловых и серверных баз
В файловой базе список пользователей хранится внутри файла базы, и управление полностью выполняется описанными способами. В клиент-серверном варианте дополнительно может использоваться аутентификация операционной системы (доменная): тогда вход выполняется под Windows-учётной записью без отдельного пароля 1С — её указывают в карточке пользователя в формате «\\Домен\Пользователь».
Если база размещена в облачном сервисе (например, в арендованном хостинге 1С), добавление пользователей часто выполняется через личный кабинет сервиса, а не только внутри программы. Уточните порядок в инструкции вашего провайдера — права внутри конфигурации при этом настраиваются стандартно.
Удобно вести простой учёт выданных доступов: кто, когда и с каким профилем добавлен. При росте штата это избавляет от ситуации, когда неизвестно, зачем в базе десяток учётных записей и кому из них реально нужен доступ.
Частые вопросы
Пользователь создан, но при входе пишет «Идентификация пользователя не выполнена». Что делать?
Проверьте три вещи: правильность логина и пароля с учётом регистра, установлен ли в карточке пользователя флажок «Аутентификация 1С:Предприятия», не снято ли разрешение на вход. Если пароль утерян, администратор может задать новый в карточке пользователя.
Новый пользователь вошёл, но не видит ни одного документа. В чём причина?
Ему не назначена группа доступа. Откройте карточку пользователя, перейдите к правам доступа и добавьте подходящий профиль — например, «Бухгалтер». После записи попросите пользователя перезайти в программу.
Можно ли создать пользователя без пароля?
Технически поле пароля можно оставить пустым, и вход будет выполняться без пароля. Это допустимо только в изолированной локальной базе с одним оператором. Для любой совместной работы пароль обязателен — иначе любой сможет войти под чужим именем.
Как дать доступ только для просмотра отчётов?
Назначьте профиль с правами только на чтение (в типовой поставке есть профиль вида «Только просмотр»). Пользователь сможет открывать документы и формировать отчёты, но не сможет создавать, изменять или удалять данные.
Что делать, если уволился сотрудник — удалять его учётную запись?
Удалять не рекомендуется, если в базе есть документы, где он указан автором или ответственным. Вместо этого снимите флажок разрешения входа или отключите аутентификацию в его карточке — доступ закроется, а история действий сохранится.
Можно ли скопировать права с существующего сотрудника?
Да. Проще всего добавить нового пользователя в те же группы доступа, что и коллега с аналогичными обязанностями. Проверьте после этого, что у нового пользователя нет доступа к разделам, которые коллеге были нужны по специфике его роли, а новичку — нет.
Что важно запомнить
Добавляйте пользователей через Администрирование → Пользователи в режиме «Предприятие», обязательно назначайте профиль группы доступа и проверяйте вход под новой учётной записью. Полные права — только администраторам, уволенных не удаляйте, а блокируйте.